Kapasitas Kelembagaan dan Manajemen dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Kapasitas Kelembagaan dan Kapasitas manajemen merupakan sesuatu yang diperlukan untuk memastikan pengadaan barang/jasa pemerintah dapat berfungsi sebagai bagian dari proses pengadaan barang/jasa pemerintah, termasuk di dalamnya adalah bagian dari penganggaran.

Penganggaran (budgetting) adalah bagian yang perlu mengintegrasikan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, selain itu juga proses pengadaan publik juga perlu terintegrasi dalam proses pelaksanaan anggaran dan pelaporan anggaran. Tidaklah tepat dan kurang berwawasan apabila Keuangan dan Perencanaan Pembangunan masih memandang proses Pengadaan sebagai sebuah hal yang terpisah, terlebih lagi bila memperhatikan pusat keunggulan pengadaan masih dipandang sebagai “tukang lelang” semata, sehingga pembiayaan dan personil dalam Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ) masih dipandang sebelah mata.

Keberhasilan dari proses pembangunan oleh pemerintah bergantung pada kapasitas kelembagaan dan kapasitas manajemen Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah dimana UKPBJ hadir sebagai bagian dari sistem pendukung, sehingga dalam kaitannya pada belanja pemerintah baik yang bersumber dari APBN/APBD dan ruang lingkup Perpres Pengadaan tidak dapat dipandang seolah-olah hanya tanggung-jawab UKPBJ semata, karena anggaran untuk pelaksanaan kegiatan yang menghasilkan barang/jasa itu berada pada anggaran organisasi PA/KPA masing-masing.

Dengan demikian tidaklah cukup bagi pimpinan K/L/Pemda hanya menganggap proses pengadaan publik itu 100% tanggung-jawab UKPBJ, perlu kolaborasi bersama yang merupakan hubungan timbal balik antara Satker/Perangkat Daerah dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa yang merupakan sarana untuk melakukan pengeluaran APBN/APBD.

Sebagai contoh :

• bila terjadi bottleneck dalam penyerapan anggaran / serapan anggaran yang terlambat, tidak lantas bisa dinyatakan kesalahan UKPBJ (yang masih sering kali keliru diucapkan U El Pe) semata. Kenapa? Proses Perencanaan Pengadaan maupun Persiapan Pengadaan memerlukan keberadaan anggaran, kalau proses penganggaran masih dikelola secara ceroboh karena kapasitas kelembagaan dan kapasitas manajemen K/L/Pemda secara keseluruhan, jadinya lucu bila menyalahkan “U El Pe”.
• bila terjadi proses tender/seleksi yang baru dimulai di bulan Maret-April, bagaimana mungkin “U El Pe” yang disalahkan? Karena proses pemilihan penyedia memerlukan dokumen persiapan pengadaan yang menjadi tanggung-jawab masing-masing PA/KPA beserta jajaran dibawahnya.
• Bila terjadi kesalahan dan kelalaian berkontrak yang merupakan ranah dari PPK, kok ya “U El Pe” yang disalahkan karena menghasilkan penyedia “buruk”, padahal proses pemilihan penyedia itu hanya berbicara dokumen yang timbul sebagai proses dengan hubungan sebab-akibat dari para pelaku usaha yang merespon dokumen yang disusun oleh PPK sebagai bagian dari jajaran PA/KPA.

Pada prinsipnya garbage in garbage out, bila kualitas kelembagaan dan kualitas manajemen lembaga secara utuh dapat dinilai tidak baik dan/atau kurang responsif, mengapa kok yang menjadi “pesakitan” dan seolah disalahkan secara mutlak adalah UKPBJ?

Apakah para pihak lain sudah pernah mengevaluasi :

• penganggaran apakah benar sudah memperhatikan kebutuhan?
• penganggaran apakah sudah memperhitungkan kemampuan?
• pelaksanaan kontrak apakah sudah dikendalikan?
• penilaian kemampuan dalam pelaksanaan kontrak apakah sudah optimal diawasi oleh pihak terkait?
• Kalau ribut menyalahkan proses pengadaan yang menghasilkan penyedia dengan harga termurah, apakah sudah pernah di evaluasi kualitas perencanaan yang bukan dilakukan UKPBJ? Apakah tiap Satker/Perangkat Daerah pernah mengevaluasi kualitas perencanaannya? Ketika mendapatkan penyedia termurah kok pada ribut sih menuduh penyedia terpilih tidak akan bisa kerja, yakin???? Apa sudah pernah dilakukan pengendalian kontrak dan monitoring evaluasi untuk membuktikan bahwa memang benar penyedia tersebut tidak bisa kerja? Jangan-jangan karena sibuk menyalahkan UKPBJ, malah sebenarnya lupa bahwa fungsi monev tidak dilakukan yang lagi-lagi merupakan indikasi lemahnya kapabilitas dan kapasitas dalam kelembagaan dan melakukan manajemen?
• dan lain-lain.

Dapat ditarik benang merah bahwa Pengadaan merupakan rangkaian dari seluruh aktifitas manajemen secara keseluruhan, dan berkaitan dengan manajemen maka hal ini bergantung pada peningkatan kinerja. Bagaimana kinerja kita?

Sudah pernah ada yang meneliti dari buku yang pernah saya baca sebagaimana kutipan dari buku tersebut yang saya tampilkan dalam gambar diatas, “Belum Maksimalnya Kinerja” merupakan indikator utama belum kuatnya Organisasi Pemerintah yang dalam gambar diatas diwakili oleh Pemerintah Daerah, hal ini menunjukkan adanya kelemahan dan belum maksimalnya Kapasitas Kelembagaan, termasuk indikator belum baiknya Manajemen dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagai satu organisasi.

Dengan demikian, yang perlu menjadi perhatian bersama sebenarnya bukan “ini salahnya U El Pe”, melainkan dilakukan penguatan kelembagaan dan peningkatan kapasitas dan kapabilitas manajemen, lakukan secara rutin prosedur untuk mengumpulkan dan memonitor informasi dari proses pengadaan yang terjadi di tiap-tiap K/L/Pemda.

Bila tidak dilakukan dan masih cuma menyalahkan UKPBJ serta menganggap UKPBJ hanya sebatas “tukang lelang” semata, maka sebenarnya yang bermasalah tidak sepenuhnya UKPBJ. Perlu perubahan radikal disini, dengan rasionalitas dan keseimbangan yang terukur, spesifik, realistis, dapat dicapai, dan jelas waktunya DALAM SATU KESATUAN PROSES YANG TIDAK TERPISAH.

Jadi dalam proses yang tidak terpisah satu sama lain ini, sebenarnya menjadi sangat lucu kalau ketika ada masalah di Pengadaan masih menyalahkan “U El Pe”, saya bukan menyebutkan lucu karena sebatas salah istilah antara ULP yang saat ini sudah 3 tahun bernama UKPBJ, tapi saya menyebutkan lucu apabila dalam sebuah proses yang satu kesatuan saling terkait ini masih menyalahkan pihak-pihak lain seolah yang menyalahkan tersebut seakan-akan tidak ada andil dalam proses tersebut.

Artikel ini bukan menyatakan UKPBJ adalah pihak yang tidak pernah salah. Artikel ini lebih berupaya mengedepankan bahwa setiap unsur fungsi dalam K/L/Pemda itu satu kesatuan, tidak bisa menyalahkan satu unit kecil atas sebuah kesalahan bersama yang terjadi.

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah perlu memperhatikan penguatan kelembagaan dan penguatan manajemen di tiap perangkat daerah, jangan hanya UKPBJ saja yang menjadi satu-satunya pilar untuk menopang seluruh proses pengadaan dalam K/L/Pemda dan jangan sampai hanya UKPBJ sendirian yang berupaya meningkatkan kapabilitas kelembagaan dan kapabilitas manajemen, perlu kita ingat sedikit bahwa UKPBJ hanya menguatkan diri dibidang fungsi pengadaan barang/jasa pemerintah saja, sisanya bagaimana?

Satker/Perangkat Daerah yang membidangi konstruksi harus paham dan kuat kapasitas kelembagaan dan kapasitas manajemennya.

Satker/Perangkat Daerah yang membidangi pelayanan umum harus paham dan kuat kapasitas kelembagaan dan kapasitas manajemennya.

Satker/Perangkat Daerah yang membidangi pendidikan harus paham dan kuat kapasitas kelembagaan dan kapasitas manajemennya.

Satker/Perangkat Daerah yang membidangi kesehatan harus paham dan kuat kapasitas kelembagaan dan kapasitas manajemennya.

Dan seterusnya………..

Pada dasarnya masing-masing Satker/Perangkat Daerah yang membidangi urusan pemerintahan sesuai sektoral/kewajiban pemerintah atau pilihan harus paham dan kuat kapasitas kelembagaan dan kapasitas manajemennya.

UKPBJ hanya pusat keunggulan pengadaan, unggul untuk memberikan solusi memperoleh barang/jasa, tapi menguraikan kebutuhan tersebut untuk dapat dihasilkan dalam proses pengadaan itu sendiri masih menjadi tanggung jawab dari masing-masing Satker/Perangkat Daerah, jadi tidak bisa saling menyalahkan ketika terjadi dinamika bahwa sepenuhnya salah UKPBJ.

Semoga artikel ini berguna dan memupuk kesadaran bahwa proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah merupakan urusan dan tanggung-jawab kita bersama, dengan adanya upaya perbaikan berkelanjutan, harapannya tidak dilakukan hanya oleh UKPBJ sendiri semata, tapi juga dilakukan bersama-sama oleh PA/KPA selaku pimpinan Satker/Perangkat Daerah. Jangan sampai gajah di seberang lautan tampak, tapi kutu di dalam kelopak mata ngga terasa dan ngga terlihat.

Tetap Semangat, tetap berintegritas, dan tetap sehat! Salam Pengadaan!