Garis besar/tahapan dalam perencanaan Pengadaan Barang/Jasa pemerintah dan hubungan antar tahapan tersebut

Perencanaan PBJP terdiri atas tahapan-tahapan yang saling berhubungan sebagaimana diatur dalam Pasal 18 ayat (1) Peraturan Presiden tentang Pengadaan Barang dan Jasa dan PerLKPP Nomor 7 tahun 2018 pada Pasal 3, pada bagian ini hubungan antar tiap-tiap tahapan dan apa yang dilaksanakan dalam masing-masing tahapan dapat diuraikan secara berurutan dengan sekaligus menjelaskan hubungannya sebagai berikut :

• Penyusunan perencanaan pengadaan : Dalam hal ini para pihak yang terlibat adalah PA/KPA dan PPK, dimana PA atau KPA sesuai dengan delegasi tugas dan kewenangan yang diterima dari PA, dalam hal ini PA memiliki tugas dan kewenangan dalam menetapkan Perencanaan Pengadaan sebagaimana disebutkan dalam Pasal 5 ayat (1). PPK memiliki tugas menusun Perencanaan Pengadaan sesuai kebutuhan Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah masing-masing untuk tahun anggaran berikutnya sebelum berakhirnya tahun anggaran berjalan, PPK dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dapat dibantu oleh Pengelola Pengadaan Barang/Jasa, dalam hal ini penyusunan perencanaan pengadaan dilakukan oleh pihak-pihak yang terlibat sesuai dengan tugas dan kewenangannya masing-masing dan titik memulainya dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku. Berdasarkan ketentuan pasal 4 dan pasal 5 diketahui siapa saja pihak-pihak yang terlibat dan titik waktu memulai dan perencanaan tersebut dilakukan untuk tahun anggaran berikutnya pada saat sebelum tahun anggaran berakhir. Dengan demikian hubungan antara ruang lingkup perencanaan PBJ pada Penyusunan Perencanaan Pengadaan (Pasal 3 angka 1) dengan identifikasi kebutuhan (Pasal 3 angka 2) adalah pada siapa pelaku dan kapan titik memulainya perencanaan pengadaan dengan tahap selanjutnya, hubungan antara lingkup penyusunan perencanaan pengadaan dengan identifikasi kebutuhan adalah  identifikasi kebutuhan merupakan tahap awal dari penyusunan perencanaan pengadaan. Titik memulai ini diatur pada Pasal 6, dimana untuk Perencanaan Pengadaan bersumber dari APBN dilakukan bersamaan dengan proses penyusunan RKA-KL setelah penetapan Pagu Indikatif, kemudian untuk Perencanaan Pengadaan yang dananya bersumber dari APBD dilakukan bersamaan dengan proses penyusunan RKA-Perangkat Daerah setelah nota kesepakatan kebijakan umum APBD serta Prioritas dan Plafon Anggaran Sementara.

• Identifikasi Kebutuhan : Pada lingkup sebelumnya sudah dapat diketahui pelaku dan kapan dilakukannya proses perencanaan pengadaan sebagai hubungan antara perencanaan pengadaan itu sendiri dan tahapan identifikasi kebutuhan, merujuk pada Pasal 7 dalam tahapan ini dilakukan penyelarasan dengan prinsip efisien dan efektif dalam PBJ, aspek pengadaan berkelanjutan, penilaian prioritas kebutuhan, barang/jasa pada katalog elektronik, konsolidasi PBJ, dan/atau barang/jasa yang telah tersedia/dimiliki/dikuasai dengan menggunakan data base Barang Milik Negara/Daerah dan/atau riwayat rencana kebutuhan barang.jasa masing-masing. Penyelarasan ini meliputi penyelarasan identifikasi kebutuhan dalam hal menunjang tugas dan fungsi organisasi, identifikasi dilakukan pada kebutuhan pekerjaan barang, identifikasi kebutuhan pekerjaan konstruksi, identifikasi kebutuhan jasa konsultansi, dan identifikasi kebutuhan jasa lainnya, dan identifikasi kebutuhan pekerjaan terintegrasi, hasil dari identifikasi ini selanjutnya dilakukan dengan tahapan selanjutnya yang diatur dalam Bab V tentang Penetapan Barang/Jasa, dalam hal ini pada pasal 14 ayat (1) berbunyi Identifikasi kebutuhan barang/jasa dituangkan ke dalam dokumen penetapan barang/jasa.

• Penetapan Barang/Jasa : Pada tahapan sebelumnya dilakukan identifikasi kebutuhan sehingga perlu dituangkan kedalam dokumen penetapan barang/jasa yang dilakukan dengan mengacu pada Klasifikasi Baku Komoditas Indonesia atas jenis pengadaan barang/jasa, yaitu berupa pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, jasa konsultansi, dan/atau jasa lainnya. Selanjutnya setelah mengetahui penetapan barang/jasa yang akan dilaksanakan dalam perencanaan pengadaan maka dilakukan penetapan cara pelaksanaan mengacu pada Pasal 16.

• Cara Melaksanakan PBJ : Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, cara pelaksanaan dapat dilakukan dengan swakelola dan/atau penyedia sebagaimana merujuk pada Pasal 16, kriteria untuk memilih cara pelaksanaan adalah Swakelola merujuk pada pasal 17 ayat (1), apabila kriteria tersebut tidak sesuai maka dapat dipilih cara pelaksanaan melalui Penyedia.
• Menyusun Jadwal PBJ : Sebagaimana disebutkan dalam Pasal 16 maka proses penyusunan jadwal mengacu pada cara melaksanakan PBJ, apabila cara pelaksanaan PBJ ditetapkan dengan penyedia maka PPK dapat menyusun jadwal pengadaan barang/jasa sebagaimana ketentuan pasal 26, jadwal pengadaan barang/jasa yang ditetapkan pada perencanaan pengadaan terdiri atas 2 (dua) hal yaitu rencana jadwal persiapan pengadaan, dan rencana jadwal pelaksanaan pengadaan untuk pengadaan yang sebagaimana diatur dalam Pasal 26 ayat (1), selanjutnya rencana jadwal persiapan itu tadi kembali merujuk pada masing-masing cara melaksanakan PBJ. Rencana jadwal persiapan pengadaan barang/jasa melalui penyedia sebagaimana diatur dalam Pasal 26 ayat (3) yang terdiri atas  jadwal persiapan PBJ yang dilakukan oleh PPK, dan Jadwal persiapan pemilihan yang dilakukan oleh Pokja Pemilihan Sedangkan untuk pengadaan yang dilakukan dengan rencana cara melaksanakan PBJ secara Swakelola, maka rencana jadwal persiapan pengadaan Swakelola yang meliputi jadwal penetapan sasaran, jadwal penetapan penyelenggara swakelola, jadwal penetapan rencana kegiatan, jadwal penetapan spesifikasi teknis/KAK, jadwal penetapan RA, dan jadwal finalisasi dan penandatanganan kontrak. Selanjutnya pada pasal 26 ayat (5) diatur rencana jadwal pelaksanaan PBJ melalui swakelola bergantung pada jenis tipe swakelola masing-masing. Pada Pasal 26 ayat (6) diatur cakupan dari jadwal pelaksanaan pengadaan meliputi : pelaksnaaan pemilihan penyeida, pelaksanaan kontrak, dan serah terima hasil pekerjaan. Kemudian setelah itu dapat dilakukan proses penyusunan angggaran pengadaan yang diatur dalam Pasal 27 baik untuk PBJ dengan cara swakelola atau penyedia.
• Menyusun Anggaran PBJ : Penyusunan anggaran PBJ selanjutnya dilakukan setelah sebelumnya dilakukan cakupan lingkup tahapan perencanaan PBJP sebelum-sebelumnya yaitu penyusunan rencana pengadaan hingga jadwal pengadaan, pada tahapan ini dilakukan penyusunan anggaran PBJ yang merujuk pada Pasal 27 Perpres 16/2018.

• Mengumumkan RUP : Setelah menyelesaikan keseluruhan tahapan, maka perencanaan pengadaan dituangkan ke dalam RUP oleh PPK sebagaimana disebutkan pada Pasal 28 ayat (1)  dengan ketentuan rincian apa saja informasi yang harus dituangkan sesuai Pasal 28 berkaitan dengan masing-masing cara Pengadaan yang digunakan,yaitu Pasal 28 ayat (2) untuk PBJ yang dilakukan dengan Swakelola, sedangkan untuk pengadaan yang dilakukan dengan Penyedia maka informasi yang dituangkan sesuai Pasal 28 ayat (3). Setelah PPK menuangkan informasi tersebut dalam RUP, maka selanjutnya dilakukan pengumuman melalui SIRUP dengan tata cara yang berlaku sebagaimana diatur dalam Pasal 30.