Cara melakukan konsolidasi Pemilihan Penyedia dari 2 Paket Pengadaan (atau lebih)

Konsolidasi dari sisi pemilihan penyedia tidak harus dilakukan sejak pada saat anggaran disusun (tatanan pada PA/KPA), bisa jadi terdapat konsolidasi yang dilakukan berdasarkan program dan kegiatan yang berbeda sehingga dokumen anggarannya terpisah, namun tetap bisa dilakukan pengurangan beban kerja proses pemilihan pada Kelompok kerja Pemilihan.

Jadi jangan dipandang selalu Konsolidasi Pengadaan adalah tahapan menggabungkan anggaran dalam satu DPA berdasarkan usulan PPK kepada PA/KPA (walaupun hal ini lebih baik dilakukan sejak awal).

Konsolidasi pada tahapan Pemilihan Penyedia dapat dilakukan oleh Pejabat Pembuat Komitmen dengan cara yang relatif mudah, yang penting pekerjaannya sejenis.

Misal terdapat 2 DPA sebagai berikut :

DPA A –> Paket Pekerjaan A

DPA B –> Paket Pekerjaan B

Masing-masing Paket Pekerjaan A dan Paket Pekerjaan B telah diumumkan dengan RUP sebagai berikut :

Paket Pekerjaan A –> RUP A

Paket Pekerjaan B –> RUP B

Pastikan bahwa kedua pekerjaan tersebut diatas adalah Pekerjaan dengan Jenis Pengadaan yang sama, misal sama-sama Jasa Lainnya. Tentunya jelas metode pemilihannya adalah tender/seleksi karena di awal artikel saya menyebutkan pelaku pengadaan yang melakukan pemilihan adalah Pokmil.

Dokumen Persiapan Pengadaan dibuat masing-masing bernomor, contoh :

Paket A –> HPS 01, Spesifikasi 02, dan Rancangan Kontrak 03

Paket B –> HPS 04, Spesifikasi 05, dan Rancangan Kontrak 06

Konsolidasi HPS diberi nomor 07, berisikan seluruh isi dari HPS 01 dan HPS 04

Diusulkan ke UKPBJ dengan membuat RUP berdasarkan RUP Paket A dan RUP Paket B

Jadi bentuk paket di SPSE pakai dua kode RUP A dan RUP B, gabungkan jadi satu paket (bisa, saya sudah coba November hingga Desember 2019 lalu, tengah tahun ini juga ada paket gabungkan 5 kode RUP masuk UKPBJ <– Yang ini bukan saya PPK nya, tapi tendernya sudah selesai)

HPS rincian nya berdasarkan Konsolidasi HPS dengan dokumen Nomor 07 , dokumen ini berisi rincian HPS dari HPS-HPS paket yang dikonsolidasikan, rincian HPS diinput sebagai berikut (misal dari Dokumen HPS01 dan HPS04) :

Sub-HPS 01 yang pertama, Kuantitas sesuai HPS 01, komponen harga sesuai HPS 01, Keterangan diisi Berdasarkan dokumen HPS01

Sub-HPS 01 yang kedua, Kuantitas sesuai HPS 01, komponen harga sesuai HPS 01, Keterangan diisi Berdasarkan dokumen HPS01

Sub-HPS 02 yang pertama, Kuantitas sesuai HPS 01, komponen harga sesuai HPS 01, Keterangan diisi Berdasarkan dokumen HPS04

Sub-HPS 02 yang kedua, Kuantitas sesuai HPS 01, komponen harga sesuai HPS 01, Keterangan diisi Berdasarkan dokumen HPS04

Selesai Tender, dapat Penyedia, tanda tangan kontrak masing-masing sesuai Rancangan Kontrak 03 dan Rancangan Kontrak 06.

Pemberian Nomor dokumen untuk mempermudah rujukan dokumen selama proses pemilihan penyedia, terutama bila proses tender ini terdiri lebih dari 2 paket.

Dengan demikian PPK menjadi cukup sekali proses tender untuk banyak kontrak, kelompok kerja Pemilihan juga beban kerja nya berkurang, win-win solution kalau menggunakan istilahnya Stephen R. Covey dalam bukunya (7 Habit).

Hal ini merupakan salah satu bentuk optimasi, mengoptimalkan proses pemilihan penyedia yang seharusnya dilakukan 2 kali (atau lebih) menjadi hanya 1 kali, kalau sudah teridentifikasi paket bisa ditenderkan sekaligus dan kerjaannya rutin dapat dilakukan dengan mengkonsolidasi dari penganggaran dan/atau menggunakan skema kontrak payung, yang penting tercapai optimasi.

PPK bisa merampingkan beban pekerjaannya dengan optimasi, supaya tidak sibuk proses pengadaan, salah satunya dengan menggunakan Konsolidasi pada tingkatan sebagaimana contoh, dengan demikian jangan diasumsikan PPK hanya mengkonsolidasikan Paket hanya dari sisi penganggaran semata.

Pada prinsipnya Pokmil juga dapat menggabungkan paket yang sama dalam satu tender yang sama, dulu waktu saya masih Pokja secara teoritis hal ini bisa dilakukan tinggal siapa yang menginisiasi terlebih dahulu, karena saya PPK dan pernah melakukan konsolidasi melalui pintu masuk proses pemilihannya, maka saya tuliskan dari sisi PPK, namun proses ini dapat dilakukan baik oleh PPK maupun Pokmil.

Tetap Semangat, tetap Sehat, dan Salam Pengadaan!