Informasi Dasar Identifikasi Kebutuhan

Artikel blog Pengadaan ini akan membahas Pengadaan Barang/Jasa dimulai dari Perencanaan, khususnya pada pasal 18 ayat (1) Perpres 16 tahun 2018  sebagai berikut :

• identifikasi kebutuhan
• penetapan jenis barang/jasa
• penetapan cara pengadaan
• jadwal, dan
• anggaran

untuk memulai identifikasi kebutuhan, data/informasi yang krusial adalah sebagai berikut:

• pola belanja? Apa saja dan berapa banyak yang kita biasa belanjakan, untuk apa? Dan apakah dimungkinkan efisiensi belanja?
• efisiensi belanja diselaraskan dengan tujuan tahun anggaran yang akan disusun tentunya, dengan pertimbangan proyeksi kebutuhan belanja dan siklus hidup pembiayaan.
• siapa saja end user/pembelinya?
• Apa saja proses dan teknologi yang digunakan dan apakah dimungkinkan optimalisasinya?
• Bagaimana pengelolaan kontrak? Bentuk kontrak apa yang biasa digunakan? Bagaimana tata kelola pengendalian kontrak/register kontrak?
• Risiko kontrak?
• Bagaimana mengendalikan kontrak?
• siapa pengguna utama dari barang/jasa?
• siapa yang biasa menjual barang/jasa kepada kita?
• Siapa penjual barang jasa yang paling banyak melayani kita?
• Proporsi belanja kita? 80 persen pada apa? 20 persen pada apa? (Contoh)
• Apakah kita telah mempelajari pola belanja dan skema pembayaran kontrak yang optimal?
• Apa saja kategori belanja barang jasa yang kita gunakan?
• Bagaimana penyebaran dari vendor kita?

selanjutnya Menyimpulkan seluruh data diatas dalam Aspek kualitas, jumlah, waktu, biaya, lokasi, penyedia secara terukur.

Barulah strategi yang telah di formulasi dalam identifikasi kebutuhan diatas dijadikan pondasi untuk berlanjut ke pemaketan, pemaketan meliputi kategori pengadaan, cara, jadwal, dan anggaran.

Menggeser paradigma ini, dari sekedar copy-paste seluruh DPA tahun sebelumnya ke RKA tahun berikutnya menjadi tantangan tersendiri, monotonisme dalam penganggaran menjadikan kegiatan dan pengadaan terkadang tidak sinkron, sehingga capaian dari tujuan organisasi kadang tidak tercapai.

Namun bila “tradisi” copy-paste ini dirubah dengan melakukan identifikasi kebutuhan, maka optimalisasi pengadaan agar hasil pengadaan dapat menunjang kinerja organisasi seharusnya dapat tercapai.

Demikian disampaikan artikel kecil dari blog pengadaan ini.

Tetap semangat, tetap jujur, tetap berintegritas, tetap sehat jiwa dan fisik, serta Salam Pengadaan!