Pemberian Penjelasan dalam proses pemilihan pengadaan barang/jasa pemerintah, tahapan formalitas sekedarnya atau tahapan strategis untuk keberhasilan proses pengadaan?

Pemberian penjelasan merupakan salah satu tahapan yang terdapat pada proses tahapan pemilihan dan umum dijumpai pada tender/seleksi pengadaan barang/jasa pemerintah, dengan mengetikan kata kunci “pemberian penjelasan” pada Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa nomor 9 tahun 2018 kita akan menemukan kata kunci tersebut tersebar sebanyak 54 titik pada dokumen tersebut, dalam Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah itu sendiri Pemberian Penjelasan disebutkan sebagai salah satu bagian dari pelaksanaan pemilihan melalui tender/seleksi, tepatnya pada pasal 50 ayat (1) huruf d,  namun apa sih Pemberian Penjelasan yang sering disebut juga dengan aanwijzing itu?

Merujuk pada https://en.wiktionary.org/wiki/aanwijzing aanjwijzing berasal dari bahasa Belanda, bermakna petunjuk, kisi-kisi, atau indikasi, lebih lanjut lagi dari wiktionary tersebut dalam konteks pemerintahan “process tender which specifications are provided after procurement offer.” atau proses dalam tender dimana  setelah penawaran pengadaan diberikan.

Dalam halaman 56 lampiran PerLKPP 9/2019 huruf c Pemberian Penjelasan kualifikasi dilakukan melalui fasilitas yang disediakan dalam aplikasi SPSE, dalam konteks ini pemberian penjelasan juga mencakup tidak hanya teknis dari pengadaan barang/jasa yang akan menjadi output dari pekerjaan saja, melainkan hal terkait dalam kualifikasi pelaku usaha juga. Lebih lanjut lagi dari PerLKPP 9/2019 halaman 62 hingga 63 bagian 4.2.4 disebutkan sebagai berikut :

Pokja Pemilihan melaksanakan pemberian penjelasan pemilihan Penyedia melalui aplikasi SPSE sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Pemberian penjelasan merupakan media/forum tanya jawab antara Peserta Tender/Seleksi dengan Pokja Pemilihan mengenai ruang lingkup paket pengadaan serta syarat dan ketentuan yang tercantum dalam Dokumen Pemilihan.

Tujuan pemberian penjelasan adalah untuk memperjelas ruang lingkup paket pengadaan serta syarat dan ketentuan yang tercantum dalam Dokumen Pemilihan, sehingga terdapat kesamaan pemahaman antara Pokja Pemilihan dan Peserta, sekaligus untuk mendapatkan masukan kemungkinan adanya koreksi atas Dokumen Pemilihan. Lama waktu/durasi pemberian penjelasan disesuaikan dengan kompleksitas pekerjaan. Pokja Pemilihan menjawab setiap pertanyaan yang masuk.

Pada saat berlangsungnya pemberian penjelasan, Pokja Pemilihan dapat menambah waktu pemberian penjelasan sesuai dengan kebutuhan. Pokja Pemilihan segera menjawab setiap pertanyaan yang diajukan oleh Peserta sampai dengan batas akhir pemberian penjelasan.

Namun demikian, Pokja Pemilihan masih dapat menjawab seluruh pertanyaan setelah waktu pemberian penjelasan telah berakhir. Kumpulan tanya jawab dan keterangan lain pada saat pemberian penjelasan merupakan Berita Acara Pemberian Penjelasan (BAPP). Jika dibutuhkan peninjauan lapangan, Pokja Pemilihan dapat melakukan peninjauan lapangan bersama-sama dengan Peserta dan dilanjutkan dengan pemberian penjelasan di lapangan. Berita Acara Pemberian Penjelasan (BAPP) Lapangan menjadi bagian dari Berita Acara Pemberian Penjelasan (BAPP).

Biaya yang timbul atas peninjauan lapangan dibebankan pada masing-masing pihak.  Dalam hal hasil pemberian penjelasan dan/atau pertanyaan tertulis yang disampaikan oleh Peserta mengakibatkan perubahan Dokumen Pemilihan, maka perubahan tersebut harus dituangkan dalam Adendum Dokumen Pemilihan. Dalam hal perubahan Dokumen Pemilihan terkait Spesifikasi Teknis/KAK, HPS atau Rancangan Kontrak maka perubahan tersebut harus disetujui oleh PPK.

Apabila perubahan tidak dituangkan dalam Adendum Dokumen Pemilihan atau tidak disetujui oleh PPK, maka perubahan tersebut dianggap tidak ada dan ketentuan yang berlaku adalah Dokumen Pemilihan awal. Adendum Dokumen Pemilihan dapat dilakukan secara berulang dengan menyampaikan Adendum Dokumen Pemilihan melalui aplikasi SPSE paling kurang 3 (tiga) hari kerja sebelum batas akhir penyampaian dokumen penawaran. Apabila Adendum Dokumen Pemilihan mengakibatkan kebutuhan penambahan waktu penyiapan kembali Dokumen Pemilihan, maka Pokja Pemilihan memperpanjang batas akhir penyampaian penawaran.

Dalam tahap proses pemilihan penyedia, akan selalu di dahului proses persiapan yang didalamnya terdapat peran dari UKPBJ dalam mereviu dokumen persiapan pengadaan dari Pejabat Pembuat Komitmen,  namun bukan berarti seluruh dokumen tersebut saat di finalisasi menjadi Dokumen Pemilihan oleh Pokmil UKPBJ dan telah tayang dalam tender/seleksi dapat diterima dengan makna dan maksud tujuan yang sama dari pelaku usaha yang mendaftar saat paket tersebut di tender/seleksi.

Sebagaimana disebutkan dalam PerLKPP 9/2018 tujuan Pemberian Penjelasan adalah untuk memperjelas ruang lingkup paket pengadaan serta syarat dan ketentuan yang tercantum dalam dokumen pemilihan sehingga terdapat kesamaan pemahaman antara Pokja Pemilihan dan Peserta, sekaligus untuk mendapatkan masukan kemungkinan adanya koreksi atas Dokumen Pemilihan.

Dalam hal adanya “Pemberian Penjelasan” ini yang tujuannya  “terdapat kesamaan pemahaman antara Pokja Pemilihan dan Peserta” ini terseirat bahwa pemahaman Pokmil sudah harus settle terlebih dahulu pada tahap reviu antara Pokmil dengan PPK dalam tahap persiapan pemilihan penyedia, Pokmil diharapkan dapat menyelami pikiran dan maksud dari PPK atas pekerjaan yang akan dilaksanakan ini, sehingga tidak bisa sekedar PPK menyerahkan dokumen kemudian Pokmil langsung segera tender/seleksi sekonyong-konyong langsung tayang, apabila hal ini dilakukan maka akan terjadi proses “Pemberian Penjelasan” yang reaktif dan menurunkan kepercayaan dari Pelaku Usaha apabila Pokmil terlihat dan tersirat kagok/tidak siap dalam memberikan penjelasan kepada pelaku usaha dalam proses tersebut.

Berdasarkan kompetensi, Pemberian Penjelasan ini sendiri merupakan salah satu butir Unit Kompetensi dalam Standar Kompetensi Kerja Nasional (SKKNI) Tahun 2016 yang ditetapkan dalam Keputusan Menteri Tenaga Kerja Nomor 70 tahun 2016 dengan kode unit M.749020.013.02, bila berbicara dalam “kompetensi” maka diharapkan Pokmil/personil nya telah memiliki pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yang diperlukan dalam melakukan sebuah butir kompetensi tersebut.

Apa saja sih menjadi kriteria unjuk kerja yang diharapkan tampak sehingga seseorang dapat dikatakan kompeten dalam memberikan penjelasan?

1. Pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja dalam mengundang penyedia barang/jasa

• Dalam tahapan ini personil yang memberikan penjelasan telah memiliki pengetahuan terhadap barang/jasa, identifikasi dilakukan secara tepat dengan mencermati dokumen persiapan pengadaan meliputis Spesifikasi Teknis/KAK, HPS, Rancangan Kontrak, dan lain-lain, sehingga filosofi mengapa sebuah dokumen pemilihan terbentuk hingga menjadi alasan rasional, logis, dan masuk akal terhadap keluaran proses pengadaan;
• Pelaku usaha yang diundang pun, terlepas dari sistem pengadaan secara elektronik sebagai wadah e-Marketplace nasional diharapkan telah teridentifikasi, artinya dokumen pemilihan dirancang sedemikian rupa sehingga pelaku usaha yang dituju dapat memahami dengan baik dokumen pemilihan tersebut, oleh karena itu dalam persiapan dokumen pengadaan, PPK maupun Pokmil telah memiliki kesepemahaman akan kondisi pasar, khususnya terkait ketersediaan pelaku usaha / penyedia barang/jasa, untuk melakukan ini maka ketersediaan barang/jasa perlu diidentifikasi secara cermat dengan keberadaan pelaku usaha, konkritnya keberadaan barang/jasa tersebut disesuaikan dengan norma dan ketersediaan yang berlaku dipasaran, kalau hal ini tidak dilakukan maka akan timbul pertanyaan bahwa paket pekerjaan ini telah di setting untuk pihak tertentu
• Pelaksanaan proses pemberian penjelasan wajib mengikuti aturan nasional, dilakukan melalui SPSE, dalam hal pemberian penjelasan melalui SPSE usahakan waktu yang diberikan memadai, kemudian lakukan pemberian penjelasan se-informatif mungkin, hal ini dapat di inisiasi dengan menjelaskan hal esensi (tanpa ditanya) kepada pelaku usaha terkait paket yang akan dilaksanakan, Pokmil hendaknya proaktif dalam hal ini sehingga tindakan reaktif seperti mengumpulkan pertanyaan baru kemudian dijawab setelah waktu pemberian penjelasan habis hendaknya tidak lagi dilakukan

2. Pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja dalam memberikan penjelasan kepada pelaku usaha

• Menyambung butir 1 diatas, Pokmil hendaknya proaktif, sehingga materi atau bahan yang dibutuhkan untuk disampaikan dalam proses pengadaan barang/jasa hendaknya merujuk dengan dokumen pemilihan pengadaan barang/jasa secara spesifik, secara spesifik disini adalah pada sub-bagian dari dokumen pemilihan secara rinci, berikan penjelasan terhadap materi yang perlu dipertegas misalkan anda mempersyaratkan adanya pelatihan personil dalam proses pengadaan jasa lainnya dalam halaman tertentu pada dokumen spesifikasi teknis, maka sebutkan nama dokumen yaitu dokumen spesifikasi teknis, sebutkan halamannya, sebutkan nama pelatihannya, dan jabarkan lagi maksud dari persyaratan tersebut, dalam hal ini penjabaran tersebut akan menjadi relevan bagi si pembaca apabila memang ada “benang merah” antara Paket Pekerjaan dengan dokumen spesifikasi teknis.
• Rancang instrumen pemberian penjelasan dalam format yang sesuai dengan wadah yang digunakan, yang wajib dilakukan adalah pemberian penjelasan melalui SPSE, maka rancanglah narasi tekstual instrumen pemberian penjelasan dalam kerangka yang memadai, minimal ada pembuka dilanjutkan konten/materi isi lalu penutup, instrumen ini akan memberikan penjelasan yang dapat meminimalisir pertanyaan-pertanyaan dari penyedia yang memiliki tendensi bahwa Pokmil akan berperilaku diskriminatif/tidak adil karena Pokmil telah terlebih dahulu proaktif dalam proses pemberian penjelasan, gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar dan sopan sehingga proses pemberian penjelasan telah dimulai dengan bahasa yang baik, secara natural apabila Pokmil melakukan hal ini terlebih dahulu maka akan menjadi pre-emptive strike bagi para pelaku usaha untuk merespon bukan dengan bahasa “warung kaki lima”, dengan melakukan hal ini terlebih dahulu Pokmil telah mensetting lingkungan dari Pemberian Penjelasan menjadi lebih formal, sopan, dan beretika.
• Lakukan penjelasan dokumen pengadaan barang/jasa secara rinci dan sistimatis, walaupun sekarang dilakukan dengan online, apabila diperlukan maka berikan penjelasan yang baik, tidak masalah bahwa proses pemberian penjelasan itu terlihat panjang dan berlembar-lembar selama informasi nya dapat tersampaikan dengan baik, bila melakukan dengan ringkas dan singkat pun yang penting sistimatis dan rincian nya memenuhi kaidah substansi hal yang kurang jelas, dengan demikian segala sesuatu akan menjadi jelas dan padat sejak awal, bila dikaitkan lagi dengan pasar tahapan pemberian penjelasan merupakan sarana untuk meyakinkan lebih lanjut pada para pelaku usaha, maka pelaku usaha yang mampu dapat semakin yakin dalam proses menawar,  dengan demikian paket yang diberikan penjelasan ini akan menjadi semakin menarik sehingga proses pemilihan penyedia dapat menghasilkan penyedia yang tepat.
• Setelah memberikan pemberian penjelasan pembuka (pre-emptive) bukan tidak mungkin akan timbul pertanyaan dari pelaku usaha, pertanyaan-pertanyaan dari pelaku usaha yang dalam tahapan ini merupakan calon penyedia hendaknya ditanggapi secara jelas dan lengkap sesuai dengan dokumen pemilihan pengadaan barang/jasa atau ketentuan normatif yang digunakan, baik peraturan perundang-undangan, maupun dokumen normatif terkait pasar pengadaan barang/jasa yang akan diadakan.

3. Pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerjadalam merumuskanberita acara penjelasan dokumen pemilihan pengadaan barang/jasa

• Apabila terdapat hal yang menjadi masukan korektif dalam pemberian penjelasan, maka kesepakatan-kesepakatan tersebut dirumuskan dalam berita acara penjelasan yang layak.
• Dalam hal masukan korektif tersebut ternyata merubah ketentuan yang telah diatur sebelumnya dalam dokumen pemilihan dikarenakan terdapat hal yang sebelumnya memang belum diketahui oleh pengelola pengadaan barang/jasa pemerintah, maka ditindaklanjuti dengan adendum atau amandemen perubahan dokumen pemilihan, bila terdapat perubahan spesifikasi, segera hubungi PPK untuk menetapkan ulang, bila terdapat kekeliruan rancangan kontrak maka tetapkan ulang lagi dilakukan oleh yang berwenang dalam PPK, dokumen-dokumen ini menjadi lampiran dari Berita Acara Pemberian Penjelasan, dan kemudian Berita Acara Pemberian Penjelasan menjadi dasar dari adendum/amandemen dokumen pemilihan.
• Kembali membahas dokumen-dokumen, adendum maupun amandemen dokumen pemilihan tersebut disampaikan kepada pelaku usaha secara lengkap sesuai dengan ketentuan pada SPSE.
• Dokumentasikan seluruh dokumen pada tahapan pemberian penjelasan secara lengkap.

Dengan melakukan tahapan diatas, hendaknya dapat disadari bahwa proses Pemberian Penjelasan bukanlah sekedar formalitas sebagai tahapan yang dipersyaratkan oleh regulasi, proses pemberian penjelasan merupakan proses esensial yang sama pentingnya dengan proses reviu rencana pelaksanaan pengadaan maupun proses evaluasi pemilihan penyedia, apabila proses pemberian penjelasan dilaksanakan secara komprehensif, kompeten, dan dilandasi dengan proses yang benar yang telah dilakukan sebelumnya, maka proses pemilihan penyedia akan menjadi salah satu tahap krusial untuk menunjang keberhasilan pengadaan dan merupakan bagian dalam mitigasi risiko pengadaan barang/jasa.

Dengan demikian kembali pada makna pemberian penjelasan / aanwijzing sebagaimana disebutkan dalam Wiktionary diatas, bahwa Pemberian Penjelasan adalah “proses dalam tender (atau seleksi) dimana spesifikasi disediakan setelah penawaran pengadaan diberikan.”, dalam hal ini spesifikasi disediakan setelah penawaran pengadaan diberikan dimaksudkan merujuk pada Dokumen Pemilihan, Dokumen Pemilihan “dibagikan” melalui SPSE pada pelaku usaha sebagai penawaran pekerjaan, setelah itu hal yang spesifik terkait penawaran pekerjaan pengadaan barang/jasa tersebut dijelaskan kepada para pelaku usaha sebagai spesifikasi yang disediakan bagi pelaku usaha.

Dengan demikian pemberian penjelasan termasuk dalam tahapan penawaran (Offering) pada pemilihan penyedia sebelum selanjutnya terjadi kesepakatan (acceptance), dalam hal ini Pemberian Penjelasan dimungkinkan terjadi Counter Offer/Balasan Penawaran apabila memang terdapat hal yang kurang jelas bagi pihak yang diundang untuk menawar/pihak yang datang untuk menawar dalam sebuah tender/seleksi.

Apabila PPK dan Pokmil telah merancang proses pengadaan dengan cermat dan seksama, maka Counter Offer dari para pelaku usaha dapat ditolak, contoh dalam sebuah pemberian penjelasan Pelaku Usaha meminta menghilangkan komponen dari bagian pekerjaan pengadaan barang yang krusial, tentu saja hal ini boleh ditolak karena akan berpengaruh pada output pekerjaan yang dibutuhkan dan bahkan dalam perhitungan HPS yang mengikuti Spesifikasi yang telah disusun oleh PPK bahkan sebenarnya telah memperhitungkan komponen tersebut, dengan demikian counter offer tersebut dapat ditolak, karena alasan logis dan rasional atas pemahaman filosofi mengapa dokumen persiapan pengadaan mempersyaratkan hal tersebut.

Adapun Counter Offer lain yang boleh diterima dalam Pemberian Penjelasan adalah hal yang sekiranya baru diketahui saat offering ternyata salah ketik karena tidak sengaja, contoh Pekerjaan Pembuatan Software yang mempersyaratkan Pelaku Usaha memiliki tenaga ahli yang berpengalaman minimal 1 (satu) tahun dalam melakukan coding pembuatan Software, dalam dokumen Kerangka Acuan Kerja nya tidak sengaja tertulis “Berpengalaman minimal 1 (satu) tahun dalam melakukan coding pembuatan Softdrink” karena tidak relevan maka dapat diperbaiki.

Counter Offering lainnya bisa jadi yang tidak mungkin dapat dilakukan pelaku usaha, misal jasa Jasa Menjahit Pakaian Seragam Dinas Harian, dalam Spesifikasi Teknis disebutkan memiliki Tenaga Terampil dengan spesifikasi S3 Doktoral Busana (misal), sesuatu yang tidak dimiliki secara umum oleh pasar pelaku usaha, dan ternyata pendayagunaan personil tersebut hanya untuk menjahit sehingga tidak relevan, dalam kondisi seperti ini persyaratan tersebut malah sejak awal sudah harus dihilangkan oleh Pokmil saat kaji ulang persiapan proses pemilihan penyedia bersama PPK (sebelum tayang).

Alhasil Counter Offering pada proses pengadaan barang / jasa pada tahap Pemberian Penjelasan ternyata sama penting dan esensial untuk menunjang keberhasilan dalam proses pengadaan barang/jasa Pemerintah, counter offering yang penting tidak sekedar pada tahapan proses penawaran penyedia dalam menawar teknis, harga, dan kualifikasi, sehingga persepsi bahwa proses “Pemberian Penjelasan” hanya sekedar formalitas dan bukan sebuah langkah strategis dalam menunjang keberhasilan pengadaan barang/jasa pemerintah hendaknya harus dibangkitkan.

Pemberian penjelasan adalah tahapan untuk memperjelas hal yang kurang jelas, dan dapat disimpulkan bila dilakukan dengan baik dan dipersiapkan dengan matang maka pemberian penjelasan bukan lagi menjadi ajang untuk menawar dan memaksakan downgrade spesifikasi pekerjaan yang merupakan wewenang PPK
Apalagi kalau PPK paket sudah mempertimbangkan keberadaan pelaku usaha, telah mengukur kebutuhannya, dan memang mempersyaratkan penyedia yang kompeten. Pemberian Penjelasan merupakan ajang untuk menunjukkan bahwa proses pengadaan telah dilakukan dengan baik, maka dari itu dalam proses persiapan PPK dan Pokmil telah settle terlebih dahulu akan ketentuan yang harus diatur untuk membuka seluas-luasnya persaingan usaha yang sehat dan menghindari  melakukan pengaturan-pengaturan yang berdampak pada persyaratan tambahan / korektif.

Salam Pengadaan
Sendawar, 7 Maret 2020 pukul 14:28