Studi Kasus : Pengadaan Mebeler Standar

Kasus :

Pada sebuah satker Kementerian terdapat 23 eselon 2 (KPA) yang memiliki pengadaan mebeler Bagaimana strategi konsolidasi pengadaannya, baik di tingkat PA, KPA, PPK ataupun Pokja Pemilihan ? Uraikan secara singkat dan padat !

Jawab :

Ada beberapa skenario yang akan saya berikan untuk berbagai kondisi, skenario tersebut silahkan digunakan dan disesuaikan mana yang paling optimal berkaitan dengan kualitas, jumlah, waktu, biaya, lokasi, dan penyedia.

Pelaksanaan Konsolidasi PBJP berdasarkan Pasal 21 ayat (2) Perpres 16/2018 dilaksanakan oleh PA/KPA/PPK dan/atau UKPBJ. PA/KPA dapat melakukan konsolidasi dengan mengkonsolidasi antar KPA dan/atau antar PPK dengan cara mengkonsolidasi dalam penyatuan anggaran dari beberapa paket sejak anggaran disusun, dapat dilakukan dengan menggabungkan paket yang anggarannya terpisah dengan penyatuan paket dari Rencana Umum Pengadaan, penyatuan paket dengan merubah pola belanja menggunakan pemilihan penyedia melalui tender dengan jenis kontrak berupa kontrak payung, dan/atau melakukan konsolidasi pada proses pemilihan penyedia dari beberapa paket.

Kuasa Pengguna Anggaran dapat melakukan konsolidasi paket antar PPK, dengan cara penyatuan dari anggaran beberapa PPK pada masa penganggaran, penyatuan paket dari anggaran beberapa PPK pada masa pemaketan RUP yang menghasilkan kontrak dengan beberapa penyedia untuk satu paket sebagai keluaran dari tender itemized, kontrak yang berakibat perubahan pola belanja dalam hal ini penyedia yang melaksanakan kontrak payung, atau pada saat proses pemilihan penyedia.

PPK dapat melakukan konsolidasi paket di area kerjanya masing-masing, contoh menggabungkan konsolidasi beberapa paket tender untuk dilakukan tender itemized sehingga satu paket pekerjaan memiliki lebih dari satu kontrak, atau melakukan tender beberapa paket secara terkonsolidasi sehingga dilakukan satu kali tender untuk mendapatkan satu penyedia yang dapat mengerjakan beberapa paket secara serentak yang semakin efisien karena meningkatkan daya tawar dari volume nilai paket.

UKPBJ dapat melakukan konsolidasi paket yang menjadi tugasnya dengan menggabungkan beberapa paket tender yang diusulkan melalui SPSE oleh PPK agar proses tender dapat dilaksanakan sekali untuk beberapa paket.

Dengan demikian maka terdapat beberapa pilihan skenario sebagai berikut :

dalam hal ini maka PA dapat mengkonsolidasi paket pengadaan mebeler standar dari 23 eselon 2 (KPA) dengan mengkonsolidasi paket-paket tersebut sejak dengan menggabungkannya sejak RUP untuk dijadikan satu paket dengan nilai dan volume yang lebih besar kemudian menugaskan KPA dan PPK masing-masing menyusun dokumen persiapan pemilihan masing-masing dan pada proses pemilihan penyedia nya menunjuk 1 (satu) orang dari 23 (dua puluh tiga) KPA untuk menjadi lead KPA agar proses pemilihan penyedia nya dapat dijadikan satu paket pada proses pemilihan penyedia melalui Pokmil/Pejabat Pengadaan, begitu proses pemilihan penyedia selesai maka kontrak dapat ditandatangani dengan beberapa cara yang telah dirancang pada saat proses persiapan, yaitu :

1. pertama satu kontrak untuk beberapa KPA dimana kontrak mencantumkan ketiga bagian pekerjaan di lokasi masing-masing KPA dengan pengendalian kontrak dilakukan di masing-masing satker oleh para KPA bersama PPK.
2. bila pemilihan penyedia nya dilakukan secara itemized pada masing-masing satker sehingga satu kali proses pemilihan penyedia untuk beberapa kontrak di masing-masing Satker dimana lead KPA hanya bertugas sebagai perwakilan akun untuk proses pemilihan penyedia dan masing-masing dokumen persiapan per paket sudah independen masing-masing satker, sehingga saat berkontrak dari satu proses pemilihan penyedia dapat dikerjakan oleh masing-masing penyedia yang menawar pada bagian pekerjaan di itemized.
3. Melakukan konsolidasi sejak RUP (banyak ke satu/RUP dengan lebih dari satu sumber dana), dalam hal barang mebeler standar tersedia dalam Katalog Nasional dan antar 23 KPA disepakati menggunakan e-Purchasing, maka metode pemilihan penyedia dilakukan secara e-Purchasing, transaksi dilakukan oleh satu Lead KPA/PPK yang ditunjuk untuk menjadi Pejabat Penandatanganan Kontrak, pemilihan penyedia dari e-Purchasing dalam aplikasi dapat dilakukan Lead PPK untuk nilai diatas 200 juta rupiah, bila konsolidasi dibawah 200 juta Rupiah maka paket tersebut dilakukan oleh Pejabat Pengadaan di Satker Lead KPA yang disepakati.
4. Melakukan konsolidasi sejak RUP (banyak ke satu/RUP dengan lebih dari satu sumber dana), dalam hal barang mebeler standar tidak tersedia dalam Katalog Nasional dan antar 23 KPA disepakati mengkonsolidasi sejak RUP, maka metode pemilihan penyedia dilakukan secara pengadaan langsung/tender cepat/tender, metode pemilihan penyedia dilakukan oleh satu Lead KPA/PPK yang ditunjuk untuk menjadi Pejabat Penandatanganan Kontrak, pemilihan penyedia yang dapat dipilih oleh Lead PPK yang disepakati bersama KPA lainnya untuk nilai diatas 200 juta rupiah dapat dilakukan tender/tender cepat pada UKPBJ, bila konsolidasi dibawah 200 juta Rupiah maka paket tersebut dilakukan oleh Pejabat Pengadaan di Satker Lead KPA yang disepakati.
5. Masing-masing KPA menugaskan masing-masing PPK untuk meyusun dokumen persiapan masing-masing, kemudian menyepakati metode pemilihan penyedia yang sama untuk tiap paket yaitu dengan pilihan tender cepat/tender, kemudian secara bersamaan mengusulkan usulan tender cepat/tender dengan RUP masing-masing terpisah (tidak terkonsolidasi secara RUP namun pelaksanaan pemilihan yang dikonsolidasi).
6. Peran PPK masing-masing satker adalah menyusun dokumen persiapan nya masing-masing dan mengikuti skenario konsolidasi yang dipilih dari butir a hingga e diatas.
7. Peran UKPBJ adalah melakukan tender untuk konsolidasi dengan skenario a,b, dan d.
8. Peran UKPBJ adalah melakukan konsolidasi paket usulan PPK masing-masing satker sebagaimana skenario e, konsolidasi paket hanya menggabungkan beberapa tender cepat/tender untuk ditayangkan sebagai satu paket dengan menu Konsolidasi Paket pada SPSE, kemudian hasil tender akan dilaksanakan masing-masing KPA/PPK satker.