Reverse Auction dan Strategi Pengadaan

Pendahuluan

Pemasukan Penawaran Berulang (reverse auction) berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (Perpres 16/2018), sebagaimana disebutkan di Pasal 1 angka 42 yang berbunyi “E-reverse Auction adalah metode penawaran harga secara berulang.” Merupakan sebuah pilihan dalam proses pemilihan penyedia.

Mengapa saya sebutkan sebagai sebuah pilihan? Disebutkan dalam Pasal 50 ayat (11) bahwa “Penawaran harga dapat dilakukan dengan metode penawaran harga secara berulang (E-reverse Auction).”

Dengan demikian karena dibunyikan “dapat dilakukan”, maka dapat dipahami bahwa Reverse Auction menjadi sebuah pilihan, boleh dilakukan, boleh juga tidak dilakukan.

Situasi seperti apa yang menjadikan reverse auction dari sisi manajemen pengadaan barang/jasa pemerintah (PBJP)?

Aspek Regulasi

Ketentuan tentang Reverse Auction disebutkan dalam Perpres 16/2018 pada pasal-pasal sebagai berikut :

• Pasal 1 angka 42 Perpres 16/2018;
• Pasal 50 ayat (11) Perpres 16/2018;

Dalam Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 9 tahun 2018 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan melalui Penyedia (PerLKPP 9/2018), kembali keberadaan E-Reverse Auction disebutkan di :

• Halaman 27 Lampiran PerLKPP, berbunyi “Metode penyampaian penawaran dalam Tender Cepat menggunakan penyampaian penawaran harga berulang (E-reverse Auction).”
• Halaman 41 Lampiran PerLKPP bagian 3.8
• Halaman 76 Lampiran PerLKPP bagian 4.2.8
• Halaman 90 Lampiran PerLKPP bagian 5.1.2
• Halaman 95 hingga 96 Lampiran PerLKPP bagian 5.5

Apakah yang dimaksud dengan pemasukan penawaran berulang atau dikenal dengan reverse auction yang dilakukan secara elektronik pada Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) ini?

e-Reverse Auction atau Pemasukan penawaran berulang secara elektronik dijelaskan dalam PerLKPP 9/2018 merupakan metode penyampaian penawaran secara berulang yang dapat dilaksanakan dengan :

1. Sebagai tindak lanjut tender yang hanya terdapat 2 (dua) penawaran yang lulus evaluasi teknis untuk berkompetisi kembali dengan cara menyampaikan penawaran harga lebih dari 1 (satu) kali dan bersifat lebih rendah dari penawaran sebelumnya.
2. Sebagai metode penyampaian penawaran harga berulang dalam Tender Cepat yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan.

e-Reverse Auction dapat digunakan antara lain :

1. Barang/Jasa rutin, volume besar, dan resikonya rendah;
2. Barang/Jasa yang memiliki spesifikasi sederhana dan tidak ada perbedaan spesifikasi antar Pelaku Usaha;
3. Tidak ada tambahan layanan atau pekerjaan lain yang spesifik, misalnya tidak ada penambahan pekerjaan instalasi; dan/atau
4. Pada pasar persaingan kompetitif dengan jumlah sekurangkurangnya 2 (dua) peserta yang mampu dan bersedia berpartisipasi pada E-reverse Auction;

Contoh produk/komoditas yang bisa diadakan melalui E-reverse Auction:

1. bahan bangunan seperti baja, besi, beton, pipa tembaga;
2. peralatan teknologi informasi standar seperti komputer desktop, perangkat lunak standar, modem, toner catridge;
3. alat tulis kantor;
4. bahan kimia dan beberapa produk farmasi umum; atau
5. pakaian dan seragam dengan ukuran, warna, dan volume yang standar

Dalam e-Reverse Auction :

• Selama dalam proses E-reverse Auction, identitas penawar dirahasiakan.
• Peserta yang mengikuti E-reverse Auction adalah peserta yang memenuhi persyaratan teknis dan tidak dapat mengubah substansi penawaran teknis yang telah disampaikan/dievaluasi.
• Aplikasi menampilkan informasi urutan posisi penawaran (positional bidding).
• Jangka waktu pelaksanaan E-reverse Auction ditentukan berdasarkan kompleksitas pekerjaan dan/atau persaingan pasar.

Dalam proses e-Purchasing ketika terdapat dua atau lebih penyedia yang dapat menyediakan barang/jasa, untuk mendapatkan penawaran terbaik dapat dilakukan e-Reverse Auction yang Tata cara dan panduan pengguna (user guide) aplikasi E-reverse Auction dalam E-purchasing ditetapkan oleh Deputi Bidang Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi LKPP.

Dalam proses tender/seleksi jasa konsultansi perorangan, e-reverse auction dilakukan dengan ketentuan :

• Dalam hal terdapat 2 (dua) penawaran yang lulus administrasi teknis, Peserta dapat diberikan kesempatan untuk berkompetisi kembali dengan cara menyampaikan penawaran harga lebih dari 1 (satu) kali dan bersifat lebih rendah dari penawaran sebelumnya.
• Pokja Pemilihan mengundang Peserta melakukan E-reverse Auction dengan mencantumkan jadwal pelaksanaan.
• Peserta menyampaikan penawaran berulang dalam kurun waktu yang telah ditetapkan.
• Peserta menyampaikan penawaran harga melalui fitur penyampaian penawaran pada aplikasi SPSE atau sistem pengaman dokumen berdasarkan alokasi waktu (batch) atau secara real time sebagaimana yang ditetapkan dalam dokumen.
• Setelah masa penyampaian penawaran berakhir maka sistem akan menginformasikan peringkat dapat berdasarkan Urutan Posisi Penawaran (positional bidding) secara real time sebagaimana yang ditetapkan dalam dokumen.

Aspek Strategi Pengadaan Publik

Dalam Pengadaan Barang/Jasa Publik atau Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah selain aspek adanya regulasi yang membatasi sehingga tidak dapat sebebas Pengadaan barang/Jasa Privat/Swasta, namun pada proses manajemen nya selama tidak diatur dalam Peraturan Perundang-Undangan dapat menggunakan kajian dari teori-teori atau konsep yang berlaku secara umum.

Salah satu konsep dalam Pengadaan barang/jasa yang berlaku secara umum adalah pada Supply Positioning Model yang dikembangkan Peter Kraljic, yaitu mengkategorikan Pengadaan barang/jasa berdasarkan nilai pembelian dan besar kecilnya risiko, dimana tujuan kategori ini untuk membuat skala prioritas penggunaan sumber daya dan waktu serta membantu pengembangan strategi pasokan barang/jasa.

Kembali ke E-Reverse Auction, dalam buku excellence in Public Sector Procurement yang ditulis oleh Stuart Emmett dan Paul Wright disebutkan bahwa “best value” akan lebih sulit diperoleh dengan reverse auction, dengan demikian penggunaan metode pengadaan yang lebih “tradisional” lah yang lebih tepat.

Maka tidaklah mengherankan ketika dalam Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat lebih tepatnya pada Pasal 91 Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 14 tahun 2020 tentang Standar dan Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi melalui Penyedia  (PermenPUPR 14/2020) menyebutkan bahwa “Metode penyampaian penawaran harga secara berulang pada Tender (e-reverse auction) tidak diberlakukan untuk Jasa Konsultansi Konstruksi dan Pekerjaan Konstruksi.”, dihilangkannya Reverse Auction ini lebih karena “best value” pada pekerjaan jasa konstruksi tidak dapat dicapai dengan menggunakan reverse auction.

Kembali kepada apa yang dituliskan oleh Stuart Emmet dan Paul Wright, bahwa penekanan reverse auction adalah pada spesifikasi yang jelas dan sederhana yang cenderung karakteristiknya berfokus pada keputusan dapat diperoleh nya harga terendah, dengan demikian menurut Stuart Emmet dan Paul Wright yang lebih tepat menggunakan metode Reverse Auction  dicontohkan adalah pada barang/jasa yang berada dalam kuadran leverage atau routine dari matriks Kraljic.

Setiap organisasi memerlukan rancangan strategi dari pengadaan barang/jasa nya sendiri-sendiri, strategi ini bisa dibentuk di tiap tingkatan baik tingkat nasional, daerah provinsi, maupun daerah Kabupaten/Kota, pembatasan dari tidak dilakukannya penggunaan Reverse Auction oleh Lex Specialis PermenPUPR 14/2020 boleh lah kita anggap pekerjaan konstruksi tidak berada dalam kuadran routine maupun leverage dengan demikian pekerjaan konstruksi termasuk dalam bottleneck atau critical.

Bagaimana dengan Pekerjaan selain jasa konstruksi? Apakah lantas termasuk dalam kuadran routine maupun leverage sehingga semuanya bisa menggunakan e-Reverse Auction? Jawabannya kembali pada kalimat pembuka paragraf sebelumnya, yaitu “setiap organisasi memerlkan rancangan strategi dari pengadaan barang/jasa nya sendiri-sendiri”, yang dilakukan oleh Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat adalah sesuai dengan kewenangannya yang juga diamanatkan pada Pasal 86 ayat (1) Perpres 16/2018.

Kraljic Matriks oleh Peter Kraljic telah beberapa kali disebutkan diatas, apa sih Kraljic Matrix ini? Secara simpel digambarkan sebagai berikut :

Sumber : Buku Informasi Jenis Kompetensi Melakukan Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Level 3, LKPP.

 

Strategi Pengadaan dan Jenis Komoditas Barang/Jasa

Kembali ke buku Stuart Emmet dan Paul Wright, maka karakteristik tiap kuadran dari matriks Peter Kraljic diatas adalah sebagai berikut :

1. Bottle Neck
   • Keberadaan penyedia : Lebih sedikit dan memerlukan spesialisasi, cenderung monopolistik, oligopoli;
   • Kekuatan tawar : Berada pada Pemasok;
   • Alternatif : dapat dikatakan tidak ada substitusi atau kalaupun ada hanya sedikit;
   • Biaya untuk mencari pengganti : Akan menjadi semakin tinggi bila memutuskan tidak menggunakan penyedia yang tersedia di pasar;
   • Hubungan dengan penyedia : Sebaiknya menggunakan persetujuan pasokan jangka panjang;
   • Kebutuhan : Membutuhkan keamanan dan kepastian dari pemasok atas ketersediaan barang/jasa dan diperlukan untuk menemukan alternatif sumber;
   • Petugas Pelaku Pengadaan : Pembeli tingkat tinggi dengan pengetahuan pasar dan memiliki rencana kontingensi;
   • Metode Pencarian Penyedia : Tender Terbatas atau Negosiasi dengan satu sumber;
   • Tingkat Pelayanan : Respon Cepat, barang/jasa bersifat kritis;;
2. Critical Items
   • Keberadaan penyedia : Pemasok sedikit hingga jumlahnya terbatas;
   • Kekuatan tawar : Saling membutuhkan / saling ketergantungan antara pengguna dan pemasok;
   • Alternatif : dalam interval tidak ada alternatif hingga sedikit;
   • Biaya untuk mencari pengganti : menengah hingga berbiaya tinggi;
   • Hubungan dengan penyedia : Kemitraan jangka panjang dan kolaborasi dengan pemasok yang dapat dipercaya dan dapat diandalkan;
   • Kebutuhan : Membutuhkan keamanan dan kepastian dari ketersediaan pasokan barang/jasa;
   • Petugas Pelaku Pengadaan : Pembeli tingkat tinggi, yang senantiasa melakukan implementasi dan pemantauan;
   • Metode Pencarian Penyedia : Tender/Pemilihan penyedia berbasis kompetitif;
   • Tingkat Pelayanan : Dimungkinkan melakukan Kontrak Payung, siap panggil dengan manajemen inventaris oleh vendor, barang/jasa bersifat kritis;
3. Routine Items
   • Keberadaan penyedia : Penyedianya ada banyak;
   • Kekuatan tawar : Independen, pemasok dan pembeli tidak terikat karena kebutuhan;
   • Alternatif : ada banyak alternatif atas barang/jasa;
   • Biaya untuk mencari pengganti : berbiaya rendah;
   • Hubungan dengan penyedia : Kemitraan jangka pendek;
   • Kebutuhan : Tersedia banyak pilihan sehingga perlu disederhanakan variasi pilihan produk / proses pemilihannya atau proses pasokan perlu disederhanakan;
   • Petugas Pelaku Pengadaan : Pembeli tingkat menengah;
   • Metode Pencarian Penyedia : Tender/Pemilihan penyedia berbasis kompetitif, atau jalur pencarian penyedia yang lebih rendah;
   • Tingkat Pelayanan : dapat memilih langsung, dapat menggunakan kontrak persetujuan, dapat melakukan spot buying, dapat juga membeli secara daring;
4. Leverage Items
   • Keberadaan penyedia : Penyedianya ada sangat banyak;
   • Kekuatan tawar : ada pada pembeli;
   • Alternatif : ada banyak alternatif atas barang/jasa;
   • Biaya untuk mencari pengganti : berbiaya menengah hingga berbiaya rendah;
   • Hubungan dengan penyedia : Kemitraan jangka pendek, bila pembelian jangka panjang maka dapat dikonsentrasikan untuk meningkatkan kekuatan pembelian;
   • Kebutuhan : Yang diperlukan adalah pemasok dengan biaya terendah;
   • Petugas Pelaku Pengadaan : Pembeli tingkat menengah;
   • Metode Pencarian Penyedia : Tender/Pemilihan penyedia berbasis kompetitif dan terbuka, atau jalur pencarian penyedia yang lebih rendah, reverse auction;
   • Tingkat Pelayanan : dapat memilih langsung, dapat menggunakan kontrak persetujuan, dapat melakukan spot buying, dapat juga membeli secara daring, bukti pembelian standar;

Berdasarkan penjelasan yang dikutip dari buku Stuart Emmet dan Paul Wright reverse auction lebih tepat dilakukan pada barang yang bersifat leverage. Idealnya untuk mempermudah kapan dilakukan reverse auction atau tidak, selain memperhatikan Peraturan Perundangan yang lebih tinggi, hendaknya memang Menteri/Pimpinan Lembaga/Kepala Daerah dapat menindaklanjuti Perpres 16/2018 sebagaimana Pasal 86 Perpres 16/2018 dengan Peraturan masing-masing.

Pengaturan berupa pedoman untuk menentukan kapan Reverse Auction diperlukan berdasarkan karakteristik komoditas yang berlaku disesuaikan dengan strategi dan kebijakan keberhasilan Menteri/Lembaga/Daerah dalam cakupan internal, namun ketika berbicara hal ini maka kita berbicara jangka menengah hingga panjang, bagaimana identitfikasi saat ini? Selain dari apa yang sudah ditetapkan tidak diperkenankan e-Reverse Auction seperti Pekerjaan Jasa Konstruksi, maka boleh merujuk pada Perpres 16/2018 dan PerLKPP 9/2018 tentunya dengan optimasi berdasarkan kebutuhan dan karakteristik komoditas berdasarkan jenis Kraljic Matrix.

Pada prinsipnya tidak seluruh komoditas memerlukan reverse auction, selama memang tidak diatur wajib menggunakan reverse auction atau ketika reverse auction tidak menjadi tahapan yang telah wajib dilalui maka prinsipnya reverse auction menjadi sebuah pilihan, sebagaimana disebutkan dalam Pasal 50 ayat (11) Perpres 16/2018, dengan demikian Perpres 16/2018 ini benar-benar fleksibel dan lentur ketika tidak berbicara ketentuan yang wajib diikuti, namun tetap memperhatikan aspek pengadaan publik dengan mengatur kewajiban yang mutlak harus dipenuhi jika memang diatur.

Kesimpulan

1. E-Reverse Auction bersifat pilihan dan sudah ditetapkan dalam dokumen pemilihan akan diberlakukan atau tidak berdasarkan pertimbangan yang dapat dipertanggung-jawabkan, dan tentunya berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, contoh bila ada Peraturan khusus (lex specialis) yang menyatakan tidak dapat digunakan reverse auction pada jenis pengadaan tertentu, maka dalam pelaksanaannya tidak boleh menggunakan reverse auction;
2. Ketika tidak terdapat pengaturan khusus, maka acuannya adalah Perpres 16/2018, apabila disebutkan dalam Perpres 16/2018 dapat menggunakan, maka dapat dipahami boleh digunakan boleh tidak digunakan sesuai dengan pertimbangan teknis manajemen pengadaan dan strategi pengadaan yang digunakan;
3. Ketika disebutkan menggunakan tahapan e-reverse auction (tanpa kata “dapat”) dan e-reverse auction merupakan tahapan yang digunakan dalam proses pemilihan penyedia sebagai tahapannya maka e-reverse auction tetap dijalankan sesuai pedoman tersebut;
4. Ketika E-Reverse Auction ditetapkan diberlakukan dalam Dokumen Pemilihan namun pada pelaksanaannya tidak dilakukan, maka terjadi kekeliruan administrasi;
5. Ketika E-Reverse Auction ditetapkan tidak diberlakukan dalam Dokumen Pemilihan namun pada pelaksanaannya dilakukan, maka terjadi kekeliruan administrasi;
6. Fleksibilitas terhadap yang tidak diatur memungkinkan dilakukan optimasi untuk memanfaatkan Reverse Auction secara tepat berdasarkan kesesuaian pekerjaan pengadaan barang/jasa nya.
7. Lakukan analisa berdasarkan Kraljic Matrix, termasuk kategori apa pengadaan anda? Bila memang cocok dikenakan Reverse Auction maka tuliskan dan komunikasikan pada Kelompok Kerja Pemilihan, tentunya melakukan penulisan ini narasinya harus didukung fakta, data, dan analisa yang memadai.

Berdasarkan paparan yang dituliskan, maka tidaklah berlebihan bila kita mengapresiasi para penyusun Perpres 16/2018 yang memang telah memikirkan kesesuaian dan kelaziman dunia pengadaan barang/jasa pemerintah sehingga tidaklah berlebihan bila disebutkan bahwa Perpres 16/2018 merupakan Peraturan Pengadaan Publik di Republik Indonesia yang disusun berdasarkan best practices.

Demikian yang dapat saya sampaikan, tetap semangat, tetap sehat, dan salam pengadaan!