Berikut ini adalah ringkasan kapan ketika dan bagaimana spesifikasi disusun berdasarkan kondisi yang berkesesuaian :
- Spesifikasi berdasarkan fungsi/Performa
- ketika pemasok/pelaku usaha memiliki keahlian melebihi dari pembeli;
- ketika teknologi berubah secara cepat dalam industri tersebut;
- ketika inovasi menjadi kebutuhan dan berharga.
- Spesifikasi berdasarkan Komposisi
- terdapat kebutuhan akan keamanan dan pertimbangan berkaitan dengan lingkungan hidup yang dipandang penting;
- untuk produk yang merupakan bahan mentah, komoditas dan produk terkait makanan;
- ketika performa dan/atau tingkat layanan sangat bergantung pada komposisi bahan dari barang/jasa tersebut.
- Spesifikasi berdasarkan merek
- Ketika kualitas dari merek terkenal dipandang lebih penting dari biaya/harga;
- ketika terdapat sebuah merek yang terdiferensiasi dan memiliki ciri sendiri yang tidak dimiliki kompetitornya dan berpengaruh pada kebutuhan;
- untuk barang/jasa yang umum digunakan.
- Spesifikasi berdasarkan Pasokan / kelaziman Industri
- Untuk barang yang sifat pembeliannyanya memfasilitasi pembelian dari pemasok tertentu;
- Untuk barang yang sifatnya sederhana.
- Spesifikasi berdasarkan Sampel
- Ketika menunjukkan contoh barang dapat menjelaskan apa yang diperlukan dipandang lebih mudah ketimbang mendeskripsikan secara tertulis dalam spesifikasi teknis/KAK;
- Dalam Penilaiannya akan sulit untuk menilai kualitas barang/jasa tersebut sebelum dilakukan proses pembelian.
- Spesifikasi berdasarkan teknis
- ketika para pemasok belum memiliki penguasaan terhadap keahlian desain yang diperlukan;
- ketika pembeli telah melakukan persiapan untuk menerima bahwa terdapat risiko bahwa desain / rancangan yang ada akan tidak sesuai dan berpengaruh pada performa yang diperlukan pada barang/jasa akhir;
- ketika terdapat antar-muka yang rumit untuk menginterkoneksi peralatan yang ada dan telah tersedia;
- ketika organisasi menginginkan untuk menjaga keahlian desain secara mandiri dan dilakukan sendiri.