Pengantar
Salah satu empasis dalam Perpres 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah adalah Penguatan Kelembagaan Pengadaan, penguatan kelembagaan di era ini menjadi identik dengan Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang mengintegrasikan proses Pengadaan yang terdiri dari tahap :
- Perencanaan
- Persiapan
- Pelaksanaan
secara terintegrasi dengan Proses Keuangan, salah satu Kementerian yang telah melaksanakan hal ini adalah secara struktural UKPBJ di Kementerian Keuangan dikenal sebagai Biro Manajemen Barang Milik Negara dan Pengadaan.
Baca Juga
Kelembagaan tidak lepas dari SDM Pengadaan yang pada Perpres 16 tahun 2018 disebut sebagai Pelaku Pengadaan, artikel ini mungkin menarik buat anda :
Biro Manajemen BMN dan Pengadaan Kemenkeu
Terletak di Sekretariat Jenderal Kemenkeu, sebagaimana dapat dilihat di laman http://setjen.kemenkeu.go.id/in/page/Biro-Manajemen-BMN-dan-Pengadaan, Lembaga dalam Kemenkeu ini memiliki fungsi UKPBJ dan Pengelolaan BMN dimana struktur di dalamnya dipimpin oleh Kepala Biro yang membawahi :
- Bagian Perencanaan
- Bagian Pemilihan dan Asistensi Pengadaan
- Bagian Pemindahtanganan dan Penghapusan BMN
- Bagian Dukungan Teknis
- Bagian Pengembangan Strategi dan Kinerja
- Bagian Utilisasi dan Optimalisasi BMN
- Bagian Penatausahaan Barang Milik Negara
- Bagian Otomasi Proses Bisnis dan Manajemen Informasi
- Kelompok Jabatan Fungsional
Bentuk diatas menurut saya sudah ideal, Kelembagaan Pengadaan menurut Bank Dunia telah tercover fungsinya pada Struktur diatas.
Baca Juga
Artikel dalam blog ini yang terkait dengan Kelembagaan Pengadaan : Diagnosa Kematangan Kelembagaan UKPBJ
Kelembagaan Pengadaan Menurut Bank Dunia
Bank Dunia dalam modul 6 pada Program Certificate Program in Public Procurement (CPPP) membagi Pendelegasian Wewenang Unit Kerja Pengadaan pada kantor pusat dengan Unit Lapangan, di tiap pelaksanaan kedua organisasi dengan kewenangan tersebut terbagi dan dilaksanakan berdasarkan Peraturan Perundangan terkait dalam Pembentukan UKPBJ Kementerian Pekerjaan Umum, sehingga terdapat UKPBJ Pusat dan UKPBJ Satker/Wilayah.
Menurut materi dari Modul Bank Dunia, Kelembagaan untuk Pengadaan dalam sebuah organisasi baik Pusat maupun Wilayah terdiri atas hirarki sebagai berikut :
- Head of Field Procurement and Logistics (Kepala Lapangan)
- Vice Head of Field Procurement and Logistic (Wakil Kepala)
- Head of Field Finance and Budgetting (Kepala Bagian Keuangan)
- Head Division of Procurement Field (Kepala Bagian Unit Lapangan)
- Head Division of Public Procurement (Kepala Bagian Pengadaan Publik)
Kepala Lapangan merupakan Kepala Pengadaan pada Pusat
Sedangkan Kepala Bagian Unit Lapangan dan Kepala Bagian Pengadaan Publik terpisah berdasarkan penempatan Pusat/Wilayah.
Baca Juga
Anda mungkin tertarik untuk mempelajari artikel-artikel terkait pelaku pengadaan yang terlibat dalam Kelembagaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah :
-
Mengapa sebagian besar kewenangan PA/KPA didelegasikan kepada PPK?
-
Mengapa Pejabat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa itu penting?
-
Bila ternyata Pagu tersedia tidak mencukupi HPS, apa yang harus dilakukan PPK?
Optimalisasi dalam Kerangka Efisiensi
Tugas di bidang Pengadaan bukanlah pekerjaan mudah karena itu diperlukan karakteristik kolaborasi, kolaborasi ini juga sudah dibenamkan dalam karakteristik UKPBJ untuk pengadaan pemerintah, dengan adanya kolaborasi ini maka lembaga pengadaan harus dapat bersinergi dengan Unit Kerja lainnya dalam hal Bagian, Bidang, Perangkat Daerah Dinas/Badan, dan seterusnya agar bisa berjalan secara optimal.
Fungsi yang dilaksanakan meliputi seluruh proses pengadaan barang/jasa mulai :
- manajemen kontrak
- manajemen vendor
- manajemen pemesanan/purchasing
- manajemen pemilihan penyedia
- dan masih banyak lainnya.
Efisiensi diperoleh dari pelaksanaan tugas secara terstruktur dari kelembagaan tersebut, dengan pelaksanaan tugas secara garis besar sebagai berikut :
- menelaah kembali daftar pembelian
- menjalin kerjasama dengan daftar penyedia potensial
- melakukan pengendalian kualitas dan kontrak
- memantau kondisi pasar
- mengadakan pelatihan pengembangan secara berkala
- melaksanakan manajemen e-Procurement
Tiap-tiap aktifitas diatas akan dibahas lebih lanjut satu persatu dalam artikel ini!
Media yang membahas Pelaku Pengadaan
Kami telah membuat beberapa media/video singkat yang membahas pelaku pengadaan sebagai berikut :
Menelaah daftar Pembelian
Pembelian barang/jasa secara berlebihan akan menjadi beban dan bila ternyata tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi maka hanya akan mempersulit proses pengadaan dan pemanfaatan hasil pengadaan tersebut, dengan demikian fungsi kelembagaan yang ada wajib mengeluarkan dan mengalokasikan biaya operasional untuk menelaah tersebut, tujuan penelaahan ini untuk melakukan dan menguji kepastian pemanfaatan hasil pengadaan agar lebih efisien.
Pelaksana Pelaku pengadaan harus benar-benar menelaah barang/jasa agar dapat diketahui apa yang dibutuhkan Organisasi untuk kemudian dilaksanakan identifikasi kebutuhan dan menelaah pasar.
Menjalin Kerjasama dengan Daftar Penyedia Potensial
Secara gamblang penyedia yang dikelola dalam Daftar Penyedia Potensial adalah Penyedia yang sudah terdaftar dalam Daftar Penyedia Potensial yang terkelola dalam Sistem Manajemen Penyedia atau Vendor Management System, Penyedia merupakan mitra kerja yang akan selalu ada dan berjalan berdampingan dengan Organisasi.
Penyedia pada Pengadaan Publik memang tidak dimungkinkan untuk menjalin kerjasama secara berkepanjangan kecuali dalam hal terdapat rangkaian kegiatan dengan kebutuhan barang/jasa yang memang sifatnya khusus, adapun daftar penyedia potensial ini untuk melisting penyedia yang dapat bekerjasama dan dipilih berdasarkan proses pemilihan penyedia yang dilaksanakan dengan peraturan perundangan yang berlaku.
Daftar Penyedia Potensial ini menyimpan informasi aspek value for money yaitu tepat kualitas, jumlah, waktu, biaya, lokasi, dan kualifikasi penyedia yang sesuai. Keberadaan Daftar Penyedia Potensial yang dikelola rapi ini akan membantu kinerja organisasi.
melakukan pengendalian kualitas dan kontrak
Salah satu langkah untuk meningkatkan efisiensi pengadaan adalah melakukan pengendalian kualitas dan kontrak secara berkala dengan tujuan meminimalisir adanya kemungkinan pengeluaran beban atas pengadaan produk barang/jasa yang kurang sesuai dan membebani kontrak. Jika Pelaksana Pengadaan menemukan adanya kecacatan dan atau ada kekurangan yang perlu dilaksanakan maka di dokumentasikan analisis penyebab nya. Pengendalian Kontrak diperlukan untuk memastikan barang/jasa yang dihasilkan memenuhi kebutuhan dan memenuhi aspek value for money dan memitigasi serangkaian kemungkinan penyimpangan kualitas dan / atau kontrak.
memantau kondisi pasar
memantau kondisi pasar tidak hanya sekedar sebatas harga komoditas barang/jasa namun juga termasuk pada ketersediaan barang/jasa dan ketersediaan pemasok yang tersedia di sekitar organisasi maupun yang jauh dan memberikan informasi sesuai dengan tren perekonomian yang bisa mempengaruhi harga barang. Dalam hal ini pelaksana pengadaan/pelaku pengadaan harus mampu melakukan analisis terhadap tren pasar secara regional dan/atau global yang sedang terjadi dan mendokumentasikan.
Dokumentasi ini penting sebagai bukti validitas dan penunjang keputusan dari manajemen pengadaan yang diambil, jangan sampai tim pengadaan hanya ditinjau berdasarkan harga termurah yang tidak berada pada timeframe tersebut kemudian dipandang tidak memperoleh harga terbaik karena tidak memperhatikan situasi, kelaziman, dan kondisi pasar regional dan/atau global.
mengadakan pelatihan pengembangan secara berkala
Tim Pengadaan yang andal yang dibina dan dikembangkan secara berkala akan memberikan akumulasi pengetahuan yang bertumbuh dan senantiasa membantu organisasi untuk terus berkembang dan menginisiasi serta memelihara perbaikan berkelanjutan.
Untuk menghasilkan sumber daya yang andal di bidang pengadaan dapat diberikan pelatihan yang bersifat soft skill maupun hard skill untuk memotivasi dan melengkapi kompetensi, spesialisasi personil juga perlu diterapkan secara terdiversifikasi agar organisasi pengadaan dapat memberikan hasil kajian yang inklusif, dengan wawasan yang bervariasi namun mendalam maka semakin kecil kesalahan yang dapat terjadi.
melaksanakan manajemen e-Procurement
Semua proses pengadaan yang dilaksanakan dengan e-Procurement dapat berjalan lebih efektif, efisien, hemat, dan cepat secara tersistimatis dan mengurangi kesalahan yang diakibatkan kesalahan administrasi oleh kesalahan personil.
Penutup
Kelembagaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah bukan hanya sekedar dibentuk secara struktural namun bekerja tanpa inovasi dan dibentuk tanpa tata kelola dengan ketidakjelasan apa yang ingin dituju, terdapat beberapa capaian yang dapat mulai dirintis untuk menghasilkan pengadaan yang efektif dan efisien memenuhi aspek value for money.
Demikian yang dapat disampaikan, tetap semangat, tetap sehat, dan salam pengadaan!