Pangkalan Data (Database) dari Penyedia/Vendor/Supplier Potensial dapat dikategorikan sebagai 3 kategori, yaitu :
- approved supplier;
- preffered supplier;
- emergency supplier.
Berdasarkan Modul Pelatihan Kompetensi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Level 1 yang diterbitkan LKPP, definisi ketiganya antara lain :
- Approved Supplier : adalah para penyedia yang sudah lulus dan mampu setelah masuk ke daftar penyedia barang/jasa, namun belum mendapatkan pekerjaan sehingga belum terbukti apakah dapat melaksanakan kewajibannya dengan kinerja yang memuaskan.
- Preffered Supplier adlaah para penyedia yang terdaftar dalam daftar penyedia barang/jasa dan telah mendapatkan pekerjaan serta melaksanakan kewajibannya seperti dalam kontrak secara memuaskan.
- Emergency Supplier adalah sebagian dari para penyedia dalam kategori preffered atau juga approved bila tidak ada yang berada dalam preffered yang dipakai sebagai rujukan pertama bila terjadi kondisi darurat (emergency). Jenis penyedia ini sangat diperlukan sebagai bagian dari rencana keberlanjutan bisnis dari organisasi pembeli untuk menghindari kerugian yang lebih besar atau bahkan berhentinya operasi atau kegiatan organisasi. Penyedia dengan kategoriini dipilih berdasarkan hubungan bisnis yang lama dan dapat diandalkan jaminan pasokan dan mempunyai kemampuan menyediakan barang/jasa dengan variasi produk yang lebar.
Tentunya pada Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, pemanfaatan pangkalan data diatas memerlukan kesesuaian dalam menggunakan metode pemilihan penyedia yang diatur dalam Pasal 38ayat (1) dan Pasal 41 ayat (1) Perpres 16/2018 jo. Perpres 12/2021.
Beberapa skenario yang dapat digunakan adalah :
- Prefered supplier, kita bisa melaksanakan hal ini di pengadaan langsung, penunjukan langsung, epurchasing, atau Penunjukan Langsung Jasa Konsultansi dengan pemenuhan kriteria repeat order.
- Data Approved vendor menjadi dasar merancang paket yang memerlukan kompetisi seperti tender / seleksi, dalam hal ini untuk memetakan kesamaan minat dan kemampuan pelaku usaha dalam pengadaan dengan metode pemilihan penyedia yang menggunakan kompetensi.
- Emergency vendor menjadi rujukan utama dalam PBJ penanganan darurat, atau pengadaan yang menggunakan metode penunjukan langsung.
Database / pangkalan data diatas menjadi bentuk dari pengelolaan informasi yang digunakan dalam proses penunjang keputusan.
Demikian yang dapat kami sampaikan, tetap semangat, tetap sehat, dan salam pengadaan.
Christian Gamas
Pengelola Pengadaan Barang/Jasa Ahli Muda Pemerintah Kabupaten Kutai Barat