Salah satu empasia dalam Perpres 16 tahun 2018 adalah Peningkatan kualitas Perencanaan Pengadaan, Kucul (bukan nama sebenarnya) seringkali merasa kesulitan dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah karena Sebagai seseorang Pelaku Pengadaan yang “kebetulan” memiliki sertifikat pengadaan dan sertifikat kompetensi seringkali ditugaskan untuk melaksanakan saat anggaran telah tersedia.
Anggaran muncul, namun Kucul tidak memiliki pengalaman memadai dalam melaksanakan pengadaan tersebut, spesifikasi tidak dia pahami, kemudian teknis berkontrak dan menyusun harga perkiraan sama sekali tidak terbesit dalam benak si Kucul.
Idealnya berdasarkan tahapan dan tertulis dalam Pasal 18 Perpres 16/2018, Perencanaan Pengadaan terdiri dari beberapa tahapan, mulai identifikasi kebutuhan, penetapan barang/jasa, cara pengadaan, jadwal, barulah kemudian anggaran, permasalahan disini si Kucul tidak dilibatkan, bagaimana cara melaksanakannya ini? Tukas si Kucul.
Bila menunggu keadaan ideal maka pengadaan tidak terjadi, namun bila dilaksanakan si Kucul bingung dan pusing, daripada berkutat pada lingkaran tidak berujung, Kucul pergi ke Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ).
Ternyata di UKPBJ Kucul disambut baik, UKPBJ secara regulasi menjadi semacam one stop solution, berperan sebagai pusat keunggulan, namun UKPBJ di Instansi si Kucul ternyata belum memiliki kapabilitas memadai khusus untuk pekerjaan yang akan Kucul laksanakan, makin pusinglah si Kucul.
Kucul kemudian curhat kepada teman nya si Tano, Tano berujar, Kucul…. daripada kamu pusing sendiri, coba deh bersurat kepada LKPP untuk minta bantuan, LKPP itu punya para advisor dan para pendamping Kontrak, para Probity Advisor bisa membantu memastikan seluruh tahapan pengadaan mu tepat sesuai regulasi dengan mengedepankan aspek kejujuran dan kepatuhan pada aturan, sedangkan Pendamping Kontrak dapt memastikan aspek perancangan kontrak, pelaksanaan, hingga mitigasi kontrak yang baik, coba deh hubungi LKPP.
Kemudian Kucul bersurat kepada LKPP dan ditugaskanlah para Probity Advisor dan para Pendamping kontrak dengan skema Cost Sharing, tentunya biaya cost sharing ini berdasarkan usulan Kucul pada pengguna Anggaran yang memang disetujui.
Pengguna Anggaran setuju saja untuk meminta dan menyetujui anggaran untuk pendampingan dari Probity Advisor dan Pendamping Kontrak LKPP, kata PA “saya ini sudah dekat pensiun, saya kepengen pembangunan dengan pengadaan ini sukses dan jauh dari masalah, masyarakat menerima manfaat dan kita semua tetap akuntabel”
Pembangunan pun berjalan, Kucul sebagai PPK didampingi Probity Advisor dan Pendamping Kontrak yang melayani dan membantu sesuai permintaan Kucul yang telah menyampaikan apa saja kendala dan hal teknis yang dia rasakan dan memang dibutuhkan, karena informasi nya lengkap maka LKPP menugaskan personil Probity Advisor dan Pendamping Kontrak dengan kompetensi yang sesuai.
Pengadaan Barang/Jasa selesai, Selama proses Kucul belajar banyak hal dan melaksanakan pengambilan keputusan yang intensif dan komprehensif berdasarkan masukan dan pengetahuan selama pendampingan, ada transfer pengetahuan disini, Kucul pun melaksanakan proses pengadaan barang/jasa selanjutnya tanpa perlu di dampingi lagi, ujar Kucul saya tidak mungkin selamanya di dampingi, saya juga kepengen kompeten dan sudah ada contoh dari para advisor dan pendamping kontrak.
Selain itu UKPBJ nya Kucul ternyata juga dilibatkan bersama para advisor dan pendamping kontrak, UKPBJ instansi Kucul terdongkrak juga kelembagaannya, denger-denger sudah rutin melakukan Clearing House dan aktif sekali menunjang Pengadaan di instansi Kucul.
Lesson Learned dari kejadian ini dengan respon positif Kucul memutuskan proaktif. Senantiasa Kucul mempelajari dan melatih diri untuk menjadi PPK kompeten, perlu waktu, dan perlu komunitas, selain itu ketika ada pengadaan yang diluar kemampuannya Kucul meminta bantuan melalui LKPP untuk di dampingi, lama-lama Kucul menjadi PPK yang mahir, UKPBJ ditempat Kucul pun semakin lama semakin canggih sehingga dapat mendukung Kucul dan PPK lainnya.
Pengadaan Barang/Jasa itu mudah! Ilmu yang digunakan adalah manajemen, menjadi kompeten memang perlu waktu namun Kucul tahu bahwa dia dapat bekerjasama dengan banyak pihak.
Ternyata dengan saling membantu, saling menebar ilmu, saling membangun secara positif, proses Pengadaan Barang/Jasa bisa menjadi baik, mari kita semua berusaha menjadi seperti si Kucul, sebagai orang yang awalnya dibantu namun terus meningkatkan kompetensinya demi membangun bangsa, karena kompetensi nya si Kucul sekarang tidak perlu di dampingi dan beliau dengan aktif menyebarkan pengetahuannya kepada teman pelaku pengadaan yang lain.
Be Smart seperti si Kucul.
Demikian cerita si Kucul, tetap semangat, tetap sehat, dan salam pengadaan!