Tantangan dalam proses Konsolidasi Pengadaan

Pengalaman saya yang bikin rumit proses Konsolidasi itu bukan di proses pengadaannya, tapi di proses keuangannya, bagaimana tidak….. tiap anggaran Satker Perangkat Daerah memiliki mekanisme penganggaran yang bervariasi untuk sebuah kebutuhan yang sama, jadinya ketika kita mau menyeragamkan sebuah spesifikasi teknis, maka ada yang dana nya cukup dan ada yang tidak.

Demikian juga dengan skema pembuatan bentuk kontraknya, karena variasi nilai kebutuhan tiap Satker berbeda-beda, maka dapat saja terjadi penganggaran yang berbeda-beda nilainya dan dalam proses pembayarannya perlu beberapa kontrak.

Tapi tetap saja yang namanya konsolidasi itu memang lebih efisien, karena itu saya masih suka sekali melakukan “eksperimen” dari proses konsolidasi.

Proses konsolidasi yang pernah saya terlibat di dalamnya mulai dari :

1. konsolidasi beberapa paket pengadaan langsung sehingga paket tersebut di tender
2. konsolidasi beberapa paket tender sehingga paket tersebut di tender cepat
3. konsolidasi beberapa paket tender cepat sehingga paket tersebut di tender cepat
4. konsolidasi beberapa paket tender kemudian dilakukan tender cepat dengan jenis kontrak payung yang berlaku untuk 2 tahun sehingga memangkas proses pemilihan penyedia

yang terbaru yang saya lakukan adalah :

konsolidasi beberapa paket e-purchasing sehingga paket tersebut di e-purchasingkan melalui katalog elektronik, agar makin joss maka paket tersebut di mini-kompetisikan.

Beberapa catatan penting yang perlu diperhatikan ketika kita melakukan konsolidasi dengan katalog elektronik dengan strategi mini kompetisi adalah :

• buatlah sebuah surat edaran dari pimpinan tinggi bahwa akan dilaksanakan proses konsolidasi dengan pemesanan bersama menggunakan katalog elektronik untuk memperbesar volume nilai pengadaan
• terlebih dahulu batasi jenis komoditas yang akan diadakan terbatas pada komoditas tertentu
• pastikan komoditas tertentu tersebut telah tersedia etalasenya, akan lebih baik bila etalase yang tersedia adalah etalase katalog nasional
• sediakan waktu untuk penjelasan secara daring bagi perangkat daerah/satuan kerja untuk menarik minat mereka mengikuti upaya konsolidasi ini
• lakukan clustering proses pemesanan berdasarkan komoditas yang ada dan buatlah spesifikasi teknisnya, spesifikasi teknis dibuat berdasarkan satuan kerja / unit kerja yang memiliki anggaran untuk disatukan dalam satu paket
• kemudian lakukan pembuatan paket mini kompetisi berdasarkan “spesifikasi” hal ini untuk memastikan produk yang dibutuhkan memang dapat memenuhi spesifikasi tersebut
• umumkan kompetisi
• tunggulah pelaku usaha katalog menawar
• ketika pelaku usaha katalog selesai menawar dan mini kompetisi selesai, maka sesuaikan surat pesanan dan buat draftingnya sesuai dengan tiap-tiap perangkat daerah
• lakukan pengendalian kontrak bersama pada PPK Perangkat Daerah/Satker
• lakukan serah terima
• lakukan penilaian kinerja
• bayar

Demikian yang bisa saya bagikan, untuk beberapa contoh dokumen dapat dilihat di website resmi UKPBJ tempat saya bertugas :

• Pelaksanaan Kegiatan Clearing House Konsolidasi Komoditas Mesin Komputasi Dan Bagian Serta Perlengkapannya Secara E-Purchasing Dengan Katalog Elektronik Mini Kompetisi Bagi Seluruh Perangkat Daerah Kab. Kutai Barat Pada Apbd Perubahan 2023 – (kutaibaratkab.go.id)
• Undangan Penjelasan Kegiatan Clearing House Konsolidasi Komoditas Mesin Komputasi Dan Bagian Serta Perlengkapannya Secara E-Purchasing Dengan Katalog Elektronik Mini Kompetisi Bagi Seluruh Perangkat Daerah Kab. Kutai Barat Pada APBD Perubahan 2023 – (kutaibaratkab.go.id)
• PENGUMUMAN PELAKSANAAN MINI KOMPETISI HASIL KONSOLIDASI SELURUH PERANGKAT DAERAH APBD 2023 – (kutaibaratkab.go.id)

Pengalaman saya selama ini dalam melakukan konsolidasi, umumnya harganya menjadi lebih kompetitif……

Minusnya memang ada di keribetan dalam mengharmonisasi para pengguna, karena proses konsolidasi sebagai strategi pengadaan memang memerlukan komitmen banyak pihak dan perlu mengatur beberapa pihak tersebut agar dapat melakukan penyeragaman kebutuhan, hal ini menjadi rumit bila kebutuhan yang sama tersebut namun ada subyektifitas pengguna barang terhadap spesifikasi yang tersedia di pasaran.

Tapi tetap saja, yang namanya konsolidasi memang memberikan efisiensi dari sisi harga walau usaha untuk melakukan konsolidasi tersebut relatif cukup besar bergantung dengan situasi di lingkungan kerja kita.

Demikian