Artikel Sebelumnya :
Terkait dengan tender cepat, silahkan baca terlebih dahulu artikel terkait sebagai berikut :
Apa yang perlu dipertimbangkan tender cepat?
Pasal 38 ayat (6) Perpres 16/2018 menjelaskan bahwa Tender Cepat dilaksanakan dalam hal:
a. spesifikasi dan volume pekerjaannya sudah dapat ditentukan secara rinci; dan
b. Pelaku Usaha telah terkualifikasi dalam Sistem Informasi Kinerja Penyedia.
Bila memperhatikan Pelaku Usaha saat ini sudah mulai banyak yang terkualifikasi dan dalam hal sudah terverifikasi atau belum dapat tetap terundang dalam sebuah paket, maka yang perlu diperhatikan hanyalah “spesifikasi dan volume pekerjaannya sudah dapat ditentukan secara rinci”.
Perhatikan bahwa dalam hal sudah terverifikasi atau belum dapat tetap terundang dalam sebuah paket, yang perlu dilakukan oleh Pokmil pada saat proses pemilihan penyedia, adalah :
- memverifikasi kebenaran apa yang tercantum di SiKAP;
- bila sudah terverifikasi, maka tidak perlu di verifikasi lagi.
Dengan demikian, karena “spesifikasi dan volume pekerjaannya sudah dapat ditentukan secara rinci”, maka Harga Terendah idealnya wajib menang, namun bila tidak dapat dilakukan verifikasi atas syarat terkait yang dibutuhkan, maka diundang, bila tidak responsif, penyedia yang tidak responsif seperti ini oleh Pokmil agar di dokumentasikan dengan baik, buatlah sebuah berita acara bahwa undangan verifikasi sudah dikirim, baik via SPSE dan email, screenshot dari telepon juga bila perlu dicantumkan. Kalau sudah melakukan hal diatas, berarti penyedia tersebut adalah penyedia yang asal nawar tidak pakai mikir dan memutuskan untuk mundur. Penyedia yang tidak bisa dihubungi seperti ini mungkin memang sengaja tidak mengupdate informasinya dengan nomor dan kontrak telepon yang valid, atau dengan kata lain penyedia yang bisa jadi memang akunnya khusus untuk “pinjam bendera”, sayangnya dari sisi aturan tidak ada aturan yang dapat tegas untuk menindaki hal ini, karena alasan Pasal 78 ayat (1) huruf c yang bunyinya sebagian “mengundurkan diri dengan alasan yang tidak dapat diterima oleh Pejabat Pengadaan/Pokja Pemilihan/Agen Pengadaan.” ini tidak terpenuhi.
Mengapa tidak terpenuhi? penyedia tersebut mengundurkan diri tidak dilakukan, dihubungi gak bisa, statusnya tidak jelas. Dengan demikian mungkin perlu dibuat semacam fitur flagging bagi penyedia seperti ini, mau diberikan sanksi pun sulit, karena tidak pernah ada pernyataan mengundurkan diri, statusnya ngambang gak jelas, seperti kala dirimu dicuekin sama si dia (hehehe).
Akan lebih baik dalam SiKAP bila ada sebuah fitur untuk menandai bahwa penyedia tidak responsif dalam proses tender cepat ini, bila sudah di flagging oleh banyak Pokmil, maka akunnya akan suspend dan tidak terundang hingga bersedia di klarifikasi atau mengupdate kontak nya. Karena sejatinya pasti ada orang yang dibalik akun tersebut, hanya saja ketika selesai menawar “tanpa mikir” mendadak memutuskan untuk menghilangkan sementara hubungan dengan dunia luar supaya sengaja tidak dapat dihubungi.
Kenapa saya bilang sengaja? karena sudah pasti menang, diam saja, dihubungi tidak bisa, Pelaku Pengadaan di sisi Pemerintah tidak dapat menunggu terus menerus, sehingga mau tidak mau beralih ke Penyedia berikutnya (SIKAP = Sistem Informasi Kinerja Penyedia, bukan Sistem Informasi Kinerja Pelaku Usaha), dalam hal ini Penyedia yang tidak responsif ini memang sengaja tidak mau ditetapkan sebagai pemenang, karena ketika penyedia berikutnya yang ditetapkan sebagai pemenang, biasanya tidak ada pengaduan sama sekali.
Lain cerita bila Penyedia tersebut terverifikasi dan bisa dihubungi, langsung tetapkan pemenang! Pengalaman saya ketika hal ini terjadi dan penyedianya mendadak minta mundur menjelang tanda tangan kontrak, saya katakan :
- Pokmil sudah menetapkan anda sebagai pemenang!
- Pak, kami tidak diundang verifikasi! saya jawab, gak perlu di verifikasi, pengalaman anda yang sudah sesuai sudah di verifikasi Pokmil K/L/Pemda X, jadi gak perlu di verifikasi.
- Pak kami mau mundur! saya jawab, silahkan, tapi saya tetapkan dalam daftar hitam.
Verifikasi Masih Diperlukan Untuk Pengalaman yang berkaitan dengan syarat Pekerjaan
Bila Penyedia yang terundang dan menawar terendah untuk Pengadaan Komputer terundang, mereka memiliki pengalaman, namun pengalaman belum tercentang Hijau, maka pengalaman tersebut belum terverifikasi, walau harga terendah, kalau “centang hijau” nya belum ada, maka perlu diverifikasi, kalau dipaksakan tetap menang maka melanggar ketentuan “Pelaku Usaha telah terkualifikasi dalam Sistem Informasi Kinerja Penyedia” karena kualifikasi pengalamannya belum terkualifikasi dengan baik, baru di self declare dan belum ada Pelaku Pengadaan yang memverifikasi, jadi proses verifikasi memang mau gak mau perlu dibuat.
Aplikasi itu kan ada input baru bisa ada output, kalau belum ada yang verifikasi kualifikasi pengalaman, maka prosedur ini standar dan perlu dilakukan, bukan mengada-ada, lain cerita bila sudah muncul centang hijau seperti gambar berikut namun masih pakai acara di verifikasi, ini yang namanya baru mengada-ada :
Teknisnya kalau pengalaman yang dipersyaratkan sudah terverifikasi oleh Pokmil/Pelaku Pengadaan dari K/L/Pemda lain, ya langsung tetapkan pemenang, nah ini kalau kondisinya pekerjaan pengadaan barang yang dibutuhkan belum terverifikasi seperti ini, dan hanya pekerjaan konstruksi yang gak nyambung saja yang terverifikasi, Pokmil gak mungkin menetapkan jadi pemenang untuk kasus seperti gambar di bawah ini :
Kemudian pihak yang memeriksa bertanya, kok bisa sih Penyedia seperti ini terundang oleh Sistem? perhatikan deh gambar dibawah ini, jenisnya di input pengadaan barang, tapi…… judul pekerjaannya pekerjaan konstruksi :
Saya tidak tahu pembangunan turab itu di input sebagai “Pengadaan Barang” adalah kesengajaan atau salah input, tapi hal seperti ini ada! dan ingat pengalaman penyedia itu diinput self declare oleh Penyedia, walaupun mungkin nge-link dengan paket dari SPSE K/L/Pemda lain (yang saya tahu tidak nge-link, karena pengalaman dari Paket Swasta pun dapat diinput secara self declare oleh penyedia), potensi bahwa salah penetapan jenis barang/jasa dari SPSE ini juga memungkinkan kualifikasi tidak sesuai menghasilkan terundangnya penyedia dengan paket yang kualifikasi pengalamannya gak sesuai.
Harga terendah bukan menjadi aspek utama, ingat lagi konsep Value For Money yang disebutkan dalam Pasal 4 huruf a bahwa “menghasilkan barang/jasa yang tepat dari setiap uang yang dibelanjakan, diukur dari aspek kualitas, jumlah, waktu, biaya, lokasi, dan Penyedia;”
Kalau yang menawar harga terendah, namun kualifikasi nya keliru, maka tidak tepat bila diukur dari aspek Penyedia bukan?
Makanya menurut saya fitur flagging untuk menandai Penyedia yang keliru input seperti ini menjadi urgensi di SIKAP, bukan hanya soal pencatatan kenapa tidak dapat diverifikasi, tapi memberikan flagging untuk seluruh atribut yang dimiliki Penyedia dalam SiKAP atas informasi yang di Self Declare tersebut. Maka terdapat Check and balance yang jelas, terdokumentasi, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Pembahasan
Saran saya kepada para pelaku usaha yang menjadi Penyedia dalam menyikapi Tender Cepat :
- Jangan hanya sekedar menawar, hubungi dulu supplier/pemasok dan pastikan ketersediaan stok;
- Perhitungkan target keuntungan anda dengan 2 tingkat, harga tertoleransi dan harga selera, jadi menawarlah dengan range tersebut, kalau sudah di bawah harga tertoleransi, jangan dipaksakan turun lagi.
- Ketika anda sudah mendaftar dan menawar, anda harus konsisten, jangan mengundurkan diri secara tidak bertanggung-jawab.
- Dalam pelaksanaan kontrak tolong lah bertanggung-jawab.
Karena tidak ada flagging dalam SIKAP, Penyedia saat ini masih bebas liar dengan seenaknya, semoga kedepan ada fitur ini sehingga Penyedia bisa berhati-hati atas reputasinya. Best Practices di PPMSE/PPSE seperti itu, komentar pelanggan/pengguna jasa yang buruk dan reputasi membuat para merchant sangat berhati-hati dalam proses bisnisnya secara elektronik, harapan kita yang disoroti dalam ekosistim pengadaan ini bukan hanya Pelaku Pengadaan dari sisi Pemerintah saja, tapi juga Pelaku Usaha dan Penyedia.
Karena saat ini fitur ini tidak tersedia, maka dokumentasikan Penyedia non-responsif ketika akan diverifikasi oleh Pokmil ini dengan baik, situasi bahwa penyedia yang “mendadak hilang” ini juga perlu diantisipasi, kemudian PPK dengan menggunakan fitur Pencarian Penyedia melalui SIKAP dapat menggunakan fitur ini untuk memastikan dan memverifikasi lagi bahwa Penawar terendah memang tidak dapat di verifikasi dengan kronologis yang lengkap. Berikut ini adalah contoh format dokumen tersebut :
Jadi ada upaya terarah dan koordinatif dalam mengendalikan risiko, baik dari sisi Pokmil dan PPK, dalam dokumen diatas saya melakukan tugas saya untuk menunjukkan bahwa, posisi saat hal tersebut terjadi sudah diupayakan upaya bagi “manusia biasa” untuk menghubungi, mencari, mengklarifikasi, tapi Pelaku Pengadaan dicuekin seperti seorang Jomblo yang dicuekin si dia…… tanpa kejelasan (hiks). Dokumen-dokumen seperti ini tidak tertulis dalam ATURAN, tapi perlu dibuat agar Pelaku pengadaan tidak melulu salah. Dan dalam dokumen tersebut dibuat terdokumentasi jelas mengapa si Penawar terendah ini tidak jadi Pemenang.
Dokumen seperti ini penting, karena saat di audit di masa mendatang, bisa jadi Penyedia “koplak” ini sudah update data, ketika di audit dengan kondisi masa mendatang dan secara retroaktif Pelaku Pengadaan disalahkan, sebenarnya kan hal ini menjadi retroaktif dan melanggar HAM (Hak Asasi Manusia), cuma ya kita Pelaku Pengadaan tidak bisa membela diri karena ketiadaan dokumen ini.
Fitur Flagging untuk menandai penyedia secara historik di sistim pada SIKAP ini sebenarnya menjadi urgensi, Pelaku Pengadaan posisinya kadang terjepit, Penyedia seperti ini eksis dan memang nyatanya ada, hanya saja karena ketiadaan data maka Pelaku Pengadaan bisa langsung di-indikasikan keliru karena tidak punya data. Jadi……. memang bener membuat dokumen seperti ini repot….. tapi lebih baik repot sekarang, daripada repot di masa mendatang.
Penutup
Perlu perbaikan berkelanjutan dan peningkatan fokus pada bagaimana merespon dan mendokumentasikan situasi yang tidak tercover oleh sistem seperti ini, berpikir selalu waspada dan bertindak sangat cautious dengan cenderung parno seperti ini perlu dilakukan. Terkadang bukan selalu bahwa proses pemilihan Tender Cepat itu harga terendah tidak menang karena disengaja, tapi karena ekosistim kita masih terbiasa “menghukum” Pelaku Pengadaan dari sisi Pemerintah sedangkan Pelaku Usaha nya melenggang dengan santuy maka upaya tambahan seperti ini bisa dilaksanakan untuk menjadi risk treatment sebagai dokumentasi selama fitur flagging di SIKAP belum ada. Semoga artikel ini bermanfaat.
Tetap semangat, tetap sehat, dan salam pengadaan!