Membuat Program Mutu Bersama Penyedia Untuk Pengendalian Kontrak

Pengendalian Kontrak

Merupakan tugas dari Pejabat Pembuat Komitmen sebagaimana disebutkan dalam Pasal 11 ayat (1) huruf k, mengendalikan kontrak bukan berarti “menggerak-gerakan” dokumen kontrak. Definisi dari Kontrak berdasarkan Pasal 1 angka 44 adalah : Kontrak Pengadaan Barang/Jasa yang selanjutnyadisebut Kontrak adalah perjanjian tertulis antaraPA/KPA/PPK dengan Penyedia Barang/Jasa ataupelaksana Swakelola.

Mengendalikan

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, Mengendalikan bermakna :

• v menguasai kendali: hampir saja ia tidak dapat ~ kudanya
• v memegang pimpinan; memerintah: selama ia ikut ~ pemerintahan, keamanan terjamin
• v ki mengekang; menahan (hawa nafsu, kenaikan harga dan sebagainya): kita harus selalu berusaha ~ hawa nafsu

Mengendalikan dalam bahasa Inggris berpadanan dengan “control”, yang berdasarkan Oxford learner’s dictionaries :

• [uncountable] the power to make decisions about how a country, an area, an organization, etc. is run
• [uncountable] the ability to make somebody/something do what you want
• [uncountable, countable] (often in compounds) the act of limiting or managing something; a method of doing this

controls on something tight controls on government spending

Program Mutu

Kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa merupakan tahapan pelaksanaan, berkaitan dengan tahap pelaksanaan maka :

• Merujuk pada Peraturan LKPP Nomor 9 tahun 2018;
• Pasal 2 ayat (1) berkaitan dengan ruang lingkup PerLKPP 9/2018 pada huruf e berkaitan dengan Pelaksanaan Kontrak;
• Pelaksanaan Kontrak di dalam Lampiran PerLKPP 9/2018 halaman 99 huruf f menyebutkan “Penyusunan Program Mutu”;
• Program Mutu lebih lanjut disebutkan dalam Lampiran PerLKPP 9/2018 halaman 104 bagian 7.6 paling sedikit mencakup :
  • informasi mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan;
  • organisasi kerja Penyedia;
  • jadwal pelaksanaan pekerjaan;
  • prosedur pelaksanaan pekerjaan;
  • prosedur instruksi kerja; dan/atau
  • pelaksana kerja.
• Selain ketentuan “paling sedikit” diatas Program mutu disesuaikan dengan jenis barang/jasa, karakteristikdan kompleksitas pekerjaan.

Manfaat Program Mutu

Dokumen Program Mutu secara formal merupakan dokumen yang bersifat administratif, dalam hal ini keberadaannya dalam kontrak berguna sebagai kelengkapan kontrak, namun secara materil maka Dokumen Program Mutu merupakan dokumen yang digunakan untuk mengendalikan kontrak.

Jadi dalam “Pengendalian Kontrak” bukan dokumen nya digerak-gerakan, melainkan apa yang telah tertuang di dokumen program mutu lah yang perlu dikendalikan, berdasarkan informasi yang termuat dalam Program Mutu yang dibuat oleh penyedia, maka yang dapat dilakukan oleh PPK adalah :

• Berkomunikasi secara jelas dengan Penyedia atas apa yang akan dilaksanakan;
• Mengetahui siapa saja yang bertanggung-jawab dalam organisasi kerja Penyedia;
• Memantau jadwal pelaksanaan pekerjaan penyedia;
• Memastikan prosedur pelaksanaan pekerjaan terlaksana;
• Memastikan instruksi kerja penyedia terlaksana;dan/atau
• Mengetahui Pelaksana kerja.

Kerangka Program Mutu

Program Mutu “mungkin” memang terdengar baru bagi pelaku usaha non-konstruksi, rupanya tidak hanya Pelaku Pengadaan di sisi Pemerintah saja yang belum terbiasa dengan pengendalian kontrak, pada Paket Pekerjaan yang PPK nya saya dampingi, seringkali ketika saya meminta agar PPK menyepakati terlebih dahulu Program Mutu dengan Penyedia, tidak sedikit Penyedia yang mengatakan “Saya biasa berkontrak di Daerah lain, baru Pemerintah Kab. Kutai Barat saja yang meminta Program Mutu”.

Rupanya Pelaku Usaha juga tidak memahami, mungkin serupa dengan Pelaku PBJ pada sisi Pemerintah, Pelaku Usaha juga sibuk pada proses Pemilihan Penyedia semata, dengan demikian untuk memunculkan urgensi terhadap dokumen Rencana Mutu, maka saya mencantumkan keberadaan “Program Mutu” sejak Rancangan Kontrak sebelum proses pemilihan dimulai. Keberandaan Program Mutu dalam bentuk Kerangka Program Mutu inilah yang dicantumkan dalam Rancangan Kontrak.

Keberadaan Program Mutu Pada Rancangan Kontrak

Saya mencantumkan Kerangka/Bentuk Program Mutu sejak rancangan kontrak, sebagai pembuka saya mencantumkan keberadaan Program Mutu pada Rancangan Kontrak di bagian Pasal 2 Ruang Lingkup Pekerjaan dengan menambahkan kalimat sebagai berikut :

Ruang lingkup pekerjaan Pengadaan Barang terdiri atas:

1. Penyusunan Program Mutu
2. Pengadaan …………………………..[nama barang/jasa]…………………..

Selain itu saya juga menjadikan Program Mutu sebagai bagian dari Dokumen Kontrak sebagaimana diatur dibagian paling bawah pada Pasal 4 rancangan kontrak.

Mengapa Penyusunan Program Mutu menjadi bagian dari awal rancangan kontrak, walau Program Mutu disetujui saat Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak, namun bila Penyusunan Program Mutu tidak dicantumkan sebagai bagian dari Lingkup Pekerjaan sejak dari Rancangan Kontrak, maka Pelaku Usaha yang bervariasi ini tidak mengetahui keberadaan kewajiban ini.

Saya tidak akan lantas mengatakan bahwa Penyedia memang hanya “jago” menawar semata, namun eksekusi kontrak nya buruk, terlalu jauh dan akan menjadikan PPK tidak memiliki itikad baik dengan Penyedia saat berkontrak, namun sejatinya PPK adalah bagian dari Administrator dalam Pemerintah, maka sepatutnya PPK memang memiliki kompetensi untuk menterjemahkan aturan dalam rancangan kontrak, sehingga ketika berkontrak maka seluruh advantage dari regulasi sepatutnya sudah tercantum disana untuk tinggal dilaksanakan.

Sempat memang disebutkan bahwa dari beberapa paket yang saya dampingi langsung PPK nya terdapat keluhan bahwa “Program Mutu” ini memang menjadi asing bagi Penyedia, saya pribadi pun mengalami hal ini dalam tugas saya sebagai PPK, tahun 2019 lalu sebagai PPK saya tidak hanya sekedar mencantumkan “Penyusunan Program Mutu” dalam Ruang Lingkup Pengadaan, namun juga menyediakan kerangka yang digunakan untuk direspon Pelaku Usaha saat ditetapkan sebagai Pemenang.

Kerangka Bentuk Program Mutu

Dengan dicantumkan-nya kerangka sejak proses pemilihan, maka Pelaku Usaha sudah mengetahui apa yang diinginkan PPK selaku Pengguna Jasa pada Pengadaan Barang/Jasa Lainnya/Jasa Konsultansi. Yang Pernah saya lakukan adalah Pengadaan Bus, dengan demikian kerangka / bentuk Dokumen Program Mutu sebagaimana saya lampirkan dalam bentuk word diujung artikel ini telah diketahui sejak awal pada proses pemilihan, bukan baru diketahui sejak akan berkontrak, tujuannya agar Pelaku Usaha sudah dapat berpikir terlebih dahulu nanti saat berkontrak akan melakukan hal apa.

Memang pengalaman saya, terdapat “missing link” mengingat tebal nya dokumen Pemilihan ini, maka seharusnya Kelompok Kerja Pemilihan juga “menceritakan” keberadaan dokumen kerangka/bentuk program mutu saat tahap Pemberian Penjelasan, walaupun sudah disampaikan dan saat Pembuktian Kualifikasi diingatkan, terkadang Penyedia juga “tergagap” dalam hal ini, disinilah peran rapat-rapat dan komunikasi yang baik dan efektif dalam Pengendalian Kontrak berperan.

Setelah Program Mutu jadi, ditandatangani bersama dan menjadi bagian dari kontrak, maka komunikasi dalam pengendalian kontrak tentunya akan merujuk pada Program Mutu guna Pengendalian Kontrak.

Format Bentuk Program Mutu yang saya sampaikan ini merupakan bentuk untuk Pengadaan Kendaraan, tentunya akan berbeda untuk komoditas Barang/Jasa yang berbeda, format ini tentunya dapat dimodif sesuai kebutuhan PPK dan disampaikan dalam dokumen pemilihan, dan sifatnya tidak menggugurkan! para pelaku usaha, karena akan dibahas di saat pelaksanaan.

Download Contoh : CONTOH BENTUK PROGRAM MUTU PENYEDIA YANG TAYANG SAAT PROSES PEMILIHAN PENYEDIA

Finalisasi Program Mutu

Dalam Dokumen Kerangka/Bentuk Program Mutu saya mencantumkan catatan :

format tidak mengikat dan dapat dipenuhi dengan dokumen lain yang memiliki cakupan informasi / muatan informasi serupa.

Artinya Pelaku Usaha yang menjadi Penyedia saat berkontrak memiliki bentuk Program mutu yang lebih canggih maka berdasarkan kesepakatan saat pembahasan Program Mutu saya tidak akan memaksakan Program mutu sesuai format yang dilampirkan sebagai Dokumen Pemilihan.

Setelah dokumen Program Mutu disepakati, maka dilakukan Finalisasi Program Mutu, ditandatangani kedua belah pihak dan menjadi bagian dari Dokumen Kontrak.