Key Performance Indikator Penyedia Barang/Jasa Pemerintah

Key Performance Indikator

pada manajemen merupakan alat ukur untuk menggambarkan efektifitas suatu organisasi dalam mencapai tujuannya, organisasi mengukur kesuksesan pencapaian target berdasarkan :

• indikator non-keuangan;
• pengukuran yang umum digunakan;
• indikator yang ingin diketahui oleh manajemen;
• indikator dari individu kunci;
• tanggung-jawab individu dalam tim;
• signifikansi kinerja; dan/atau
• pengaruh positif.

Pengukuran KPI dilakukan secara berkala dalam periode harian, mungguan, dan bulanan untuk digunakan oleh manajemen sehingga dalam monitoring nya apabila terdapat penyimpangan maka dapat dilakukan pengambilan suatu keputusan dan memanggil pihak yang bertanggung-jawab tersebut.

KPI Dalam PBJP

Salah satu tugas dan fungsi dari Pejabat Pembuat Komitmen berdasarkan Perpres 16/2018 Pasal 11 ayat (1) huruf 0 adalah menilai kinerja penyedia, apa yang dinilai tentu saja KPI Penyedia berdasarkan performa pelaksanaan pengadaan, menurut Iveta (2012) Key Performance Indicator (KPI) adalah ukuran yang bersifat kuantitatif dan bertahap bagi perusahaan serta memiliki berbagai perspektif dan berbasiskan data konkret, dan menjadi titik awal penentuan tujuan dan penyusunan strategi organisasi.

Tujuan sebuah Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta strategi untuk memperolehnya merupakan derivasi dari strategi organisasi dan tujuannya, dengan demikian KPI yang dirancang spesifik untuk sebuah Paket Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah merupakan cara untuk mengukur kinerja penyedia yang dapat digunakan oleh PPK.

KPI dan implementasinya pada PBJP

Sebagaimana telah dituliskan diatas, performa kinerja penyedia harus dimonitor sebagai upaya untuk menstimulasi hasil yang baik. Sebuah hubungan kontraktual dalam Pengadaan barang/jasa hanya dapat sukses ketika kedua belah pihak berkomitmen untuk melakukan perbaikan berkelanjutan.

KPI dapat digunakan untuk memastikan kendali pada seluruh aktifitas pengadaan dan mencermati keberadaan deviasi dari standar yang telah diharapkan.

Realisasi KPI yang digunakan dalam pengukuran akan bergantung pada barang/jasa yang tengah dilaksanakan pengadaannya dan dapat dipantau secara berkelanjutan untuk memastikan minat dari pelaku usaha untuk melaksanakan kontrak dan sekaligus untuk membangun data yang dapat digunakan sebagai referensi.

Menyusun KPI pada Pengadaan Barang/Jasa

Secara umum, KPI mencakup dari 5 (lima) hal yang telah tertuang dalam tujuan Pengadaan sebagaimana ditulis dalam Pasal 4 huruf a Perpres 16/2018 yaitu menghasilkan barang/jasa yang tepat dari setiap uang yang dibelanjakan diukur dari aspek :

• kualitas
• jumlah
• waktu
• biaya
• lokasi, dan
• Penyedia;

Tentunya aspek diatas akan berkaitan dengan barang/jasa yang tengah dibeli dan dibutuhkan dan juga berpengaruh pada hubungan dengan penyedia, beberapa faktor yang dapat diperhatikan sebagai unsur penilaian untuk mengukur kinerja penyedia adalah sebagai berikut :

• kualitas
  • Potensi Pengerjaan Ulang (re-work)
  • Kemungkinan penolakan barang/jasa karena tidak sesuai Spesifikasi/KAK
  • Garansi dan/atau Jaminan;
  • Prosedur;
  • Penanganan Komplain;
  • Pengendalian.
• jumlah
  • Penerimaan barang secara sepenuhnya atau sebagian sesuai pesanan;
  • Kuantitas untuk mencari potongan harga;
  • Tingkat minimum pesanan.
• waktu
  • jumlah waktu yang dibutuhkan dari saat pelanggan melakukan pemesanan sampai produk keluar untuk pengiriman (lead time);
  • Respon;
  • Waktu Pemasangan.
• biaya
  • Barang habis pakai yang digunakan (consumable);
  • Peralatan;
  • Biaya Lembur;
  • Biaya pengerjaan ulang;
  • Material;
  • Tenaga Kerja;
  • Downtime;
  • Kealfaan.
• lokasi
  • Akurasi pengiriman ke lokasi;
  • Ketersediaan informasi pelacakan, terutama pada titik-titik transit.
• Penyedia;
  • Tingkat layanan;
  • Tingkat keahlian;
  • Waktu yang diperlukan untuk merespon.

Faktor-faktor tersebut diatas digunakan sebagai kriteria sasaran yang diperhitungkan, namun dalam pengukuran obyektif diatas, dapat diberikan juga penilaian secara subjektif berdasarkan persepsi pembeli yang telah dituangkan dalam kontrak, sebagai contoh komitmen, standar perilaku, dan standar bersikap, sebagai contoh yang pernah saya tuangkan dalam berkontrak jasa kebersihan :

• Keramahan pekerja dalam menyapa;
• Kejujuran pekerja ketika menemukan barang yang tercecer; dan/atau
• Kemauan untuk memberikan pelayanan tanpa terlalu perhitungan bila dibutuhkan sewaktu-waktu.

Kriteria-kriteria subjektif diatas hanyalah contoh, dalam perancangan kontrak milik saya tersebut tentunya bersumber dari pemikiran pada :

• Motivasi para individu untuk menjalankan komitmen kontrak demi kelangsungan relasi bisnis jangka panjang;
• Respon umpan balik untuk kritik membangun, pemecahan masalah, dan lain-lain;
• Masukan terhadap pemecahan masalah, inovasi, dan lain-lain.

Kesimpulan

Penyusunan KPI dalam Penilaian Penyedia yang dilakukan sejak awal dapat digunakan sebagai alat untuk mengendalikan kontrak, penilaian penyedia tentu dilakukan tidak berdasarkan kepada hasil kerja dalam proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah namun secara bergradasi dilaksanakan bertahap dengan tujuan memastikan pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan tujuan pengadaan dan menunjang sasaran dari organisasi.

Demikian yang dapat disampaikan, tetap semangat, tetap sehat, dan salam pengadaan!