Akar Kebutuhan
Mengapa bisa terdapat kebutuhan untuk melakukan Pengadaan Videotron/Video Wall/Display Profesional?
Biasanya ruang rapat itu tersedia Proyektor, untuk ruang rapat ukuran kecil, Proyektor dapat memenuhi kebutuhan tersebut, namun bagi daerah saya yang tidak ada gedung pertemuan kemudian terdapat sebuah ruangan besar untuk melakukan rapat besar yang memang peserta nya ratusan, mengandalkan proyektor saja tidaklah cukup.
Saya mencoba googling dengan keyword “Balai Agung Aji Tulur Jejangkat” dan menemukan beberapa stok foto lama sebelum Pemerintah Kab. Kutai Barat memasang Video Wall, saya menemukan dokumentasi sebagai berikut :
Sumber gambar : Google
Seperti tampil di gambar, terdapat lembar proyektor yang tampil di ruangan tersebut, disanalah proyektor ditampilkan untuk seluruh ruangan yang besaran ruangannya sebagai berikut :
Ket : Suasana Ruang Balai Agung ATJ sebelum pasang Video Wall
Dalam kondisi sebagai peserta, dan biasanya kebagian tempat duduk paling belakang karena eselonering atau terlambat datang, seringkali saya merasa proyektor yang ada tidak akan dapat terbaca dari baris ke-6 dari depan. Dengan demikian terdapat kebutuhan disini.
Apakah mengganti dengan proyektor yang besar? untuk ukuran yang ada paling ideal menggunakan ruang yang paling besar, bukan cuma kiri dan kanan mimbar saja, nah permasalahannya mimbar di depan juga digunakan untuk menampilkan spanduk backdrop tema acara dan kalau di sorot proyektor disitu maka akan terhalang para pimpinan di mimbar dan membuat silau.
Ket : Panggung Pimpinan Rapat
Jadi ada kebutuhan dari sisi Peserta dalam rapat besar di ruangan, namun jangan sampai pemenuhan kebutuhan peserta rapat atas tampilan visual konten rapat yang ditampilkan malah mengganggu pimpinan rapat di mimbar maupun di panggung.
Artinya disini ada kebutuhan……
Mengapa Video Wall
Pertama, kondisi panggung juga tidak dapat di kompromikan lagi harus memungkinkan para pejabat pimpinan rapat / pimpinan kegiatan untuk mudah bergerak, video tron tidak ideal untuk hal ini, sebelum saya menjelaskan mari lihat bersama bagaimana implementasi Video Tron di ruangan lewat gambar berikut :
Perhatikan ada ruang yang perlu disiapkan di belakang Video Tron untuk keperluan teknis.
Sedangkan ruang panggung saya akan tidak leluasa, kemudian karena sifatnya yang terkespose sekali, penggunaan Video Tron yang sudah dirancang rapi sekalipun kemungkinan tetap ada tangan tangan jahil yang mengutak-atik juga akan ada, kemudian Video Tron juga punya kelemahan bila dilihat dari jarak dekat, akan ada titik titik lampu LED yang terlihat bila dilihat dari jarak dekat, karena sifat produknya yang memang biasanya untuk dilihat jarak jauh seperti gambar berikut :
Ket : bintik-bintik LED Video Tron dilihat jarak dekat
Ket : bila terlihat dari jauh bintik bintik tersebut tidak terlihat
Hal tersebut menjadi pertimbangan, di foto diatas penggunaannya adalah konser musik untuk menampilkan visual grafis, sedangkan pada rapat kita akan kemungkinan lebih banyak menampilkan teks, bagi peserta dengan eselonering tinggi yang duduk di depan maka akan mengalami kesulitan untuk membaca teks bila ada bintik bintik renggang ini.
Di artikel sebelumnya Pengadaan Videotron/Video Wall/Display Profesional juga telah dibahas keunggulan Video Wall, dengan demikian Video Wall menjadi Barang yang ditetapkan untuk memenuhi kebutuhan yang ada.
Perhatikan bahwa produk ini tidak murah, biasanya di pasang di ruang meeting besar hotel hotel di kota besar, namun karena di Kabupaten saya ruang pertemuan yang biasa -biasa saja tidak ada, maka hal ini menjadi semakin urgent, daripada rapat harus ke kota besar, toh ruangannya juga sudah tersedia.
Kedua jenis produk Profesional Display seperti Video Wall dan Video Tron ini tidak ada yang murah, keduanya mahal dengan kelebihan dan kekurangannya masing-masing, tinggal yang diperlukan untuk dipertimbangkan adalah kebutuhan yang ingin dipenuhinya.
Setelah menetapkan kebutuhan dan barang yang ingin diadakan, maka tinggal mengukur spesifikasi seperti apa yang diperlukan, turun lah kami ke lokasi.
Proses Pelaksanaan
Setelah belanja lewat e-Purchasing, barang datang dan dikirim
Penyedia menyampaikan rancangan instalasi yang akan dilaksanakan sebagai bagiand ari Program Mutu kontrak
Terdapat 3 tim yang disediakan Penyedia untuk memasang instalasi Video Wall ini, yaitu :
- Tim Pemasangan Rangka
- Tim Instalasi Video Wall
- Tim Desain Interior
Kebetulan Penyedia Katalog telah include pemasangan ini semua sebagai bagian dari Surat Pesanan yang saya tindaklanjuti dengan Surat Perjanjian.
Selanjutnya spot banner acara yang biru itu dicopot untuk digantikan Video Wall, toh untuk tema acara nanti cukup ditampilkan di desain poster yang muncul di video wall.
Selama pelaksanaan kegiatan, saya berada di lokasi terus untuk memantau progress
Kemudian tim Video Wall melaksanakan integrasi antara Video Wall dan Video Wall Controller
Proses Pemasangan di Dinding :
Perlu saya ingatkan juga kalau daerah anda agak “jauh” dan jalanannya tidak mulus, dokumentasi saat handling pengiriman barang ini perlu anda dokumentasikan secara rinci, karena bisa jadi ada produk yang pecah panel nya seperti gambar berikut :
Pengalaman saya ada 1 unit yang pecah nih, Pada akhirnya produk tersebut diganti hanya hitungan 3-4 hari, lewat kargo udara.
Pengendalian Kontrak selain ada PPK di lokasi dan koordinasi di lokasi juga memastikan pekerjaan berjalan mulus, bila saya tidak salah ingat pekerjaan dengan berbagai kendala teknis diatas tersebut menghasilkan penyelesaian yang lebih cepat sekitar 2 minggu dari apa yang dituangkan dalam Kontrak.
Komparasi
Berikut adalah Komparasi untuk event sejenis sebelum dan sesudah keberadaan Video Wall
Sebelum :
Sesudah
Jauh lebih keren dengan Video Wall yah?
Bagaimana kinerjanya dengan Proyektor eksisting?
Jauh signifikan, walau gambar tangkapan kamera akan memberikan persepsi berbeda dengan melihat langsung, tapi yang pernah di dokumentasikan adalah sebagai berikut :
Kebutuhannya jadi terpenuhi….. hingga baris kebelakang teks bisa terbaca dengan baik. Berikut ini foto saat rapat, difoto dari balkon pojok ruangan, tulisan terbaca dengan baik bagi mata telanjang, dari kamera saja yang terdapat informasi visual yang tidak bisa terekam baik bisa terlihat cukup jelas seperti gambar berikut :
Penutup
Demikian sharing saya untuk pelaksanaan Pengadaan Video Wall ini, semoga pengalaman ini bisa menjadi referensi untuk proses pengadaan Video Wall atau menjadi pertimbangan bagi rekan insan pengadaan untuk menilai dalam menentukan kebutuhan akan Profesional Display di gedung kantor masing-masing.
Sekarang kalau saya Presentasi di Gedung Balai Agung Aji Tulur Jejangkat Kab. Kutai Barat, walau orang nya nggak keren, tapi visual di foto jadi Keren hehehe….
Demikian yang dapat saya sampaikan, tetap semangat, tetap sehat, dan Salam Pengadaan!