Ada 2 skenario, bisa dengan Pengadaan Langsung tapi boleh juga dengan Pengadaan Khusus untuk Pengadaan Dikecualikan.
Bila Pengadaan Langsung berdasarkan Perpres 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Pasal 50 ayat (7) dilaksanakan sebagai berikut :
(7) Pelaksanaan Pengadaan Langsung dilakukan sebagai berikut:
- a. pembelian/pembayaran langsung kepada Penyedia untuk Pengadaan Barang/Jasa Lainnya yang menggunakan bukti pembelian atau kuitansi; atau
- b. permintaan penawaran yang disertai dengan klarifikasi serta negosiasi teknis dan harga kepada Pelaku Usaha untuk Pengadaan Langsung yang menggunakan SPK.
Kalau dengan skema Pengadaan Dikecualikan yang termasuk Pengadaan Khusus maka :
Pelaksanaan pembelian tiket pesawat dan voucher hotel termasuk dalam Cakupan Praktik bisnis yang sudah mapan disebutkan pada Lampiran I halaman 5 dan Lampiran II halaman 1 dan halaman 2 PerLKPP 12/2018,yang berbunyi “Pelaksanaan transaksi dan usahanya telah berlaku secara umum dalam persaingan usaha yang sehat, terbuka, dan pemerintah telah menetapkan standar biaya untuk harga satuan barang/jasa tersebut, contoh yang sesuai dengan kategori ini adalah : jasa akomodasi hotel, jasa tiket transportasi, langganan koran/majalah yang standar biayanya untuk harga satuan barang/jasa tersebut ditetapkan oleh pimpinan K/L/PD.”
Pada Lampiran II halaman 3 PerLKPP 12/2018 dalam tabel Contoh Mekanisme Pelaksanaan Pemilihan Penyedia pada pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan sesuai praktik bisnis yang mapan untuk jasa akomodasi hotel dapat dilakukan dengan mekanisme kompetisi dan non-kompetisi, sedangkan Jasa Tiket Transportasi dilakukan dengan mekanisme non-kompetisi.
Jasa Akomodasi hotel dilakukan secara kompetisi dapat dilakukan dengan cara :
- Pasal 7 ayat (2) PerLKPP 12/2018 : PPK dapat menetapkan HPS untuk pemilihan Penyedia yang dilakukan dengan melalui Kompetisi.
- Pasal 7 ayat (3) huruf a PerLKPP 12/2018 : dilakukan Pemilihan Penyedia nya melalui Kelompok Kerja Pemilihan.
- Pasal 7 ayat (5) PerLKPP 12/2018 : tata cara pelaksanaan Kontrak dan pembayaran dilakukan sesuai dengan mekanisme pasar.
- Dalam hal Jasa Akomodasi Hotel dilakukan dengan mekanisme kompetisi dimungkinkan karena jumlah permintaan atas barang/jasa lebih besar daripada jumlah penawaran (excess demand) dan/atau memiliki mekaisme pasar tersendiri sehingga pihak pembeli yang menyampaikan penawaran kepada pihak penjual, dalam hal ini akomodasi hotel diperlukan dalam kegiatan Pemerintah yang sifatnya fullboard meeting sehingga daya tawar Pemerintah untuk membayar jasa akomodasi bagi peserta yang hadir selama pertemuan untuk memudahkan peserta yang akan hadir pada acara di ruang pertemuan di hotel yang sama, lokasi yang diperlukan adalah lokasi hotel yang strategis maka dalam hal ini hotel-hotel yang berada pada lokasi strategis sebagai pelaku usaha telah mengalami jumlah permintaan yang lebih besar karena kegiatan fullboard meeting ini menjadikan lingkup pelaku usaha nya menjadi terbatas karena berada pada lokasi tertentu yang dipandang strategis, memiliki ruang pertemuan, jumlah kamar tersedia yang cukup, dan tersedia pada tanggal waktu yang dibutuhkan, dalam hal ini karena lokasi dan tempat yang strategis serta tanggal waktu menjadi sorotan maka sangat besar kemungkinan hotel tidak dapat menyediakan jasa akomodasi apabila sudah terdapat pengguna jasa yang lebih dahulu mengikat kontrak dan terpaksa menolak permintaan dari pembeli sebagai akibat dari excess demand.
Pelaksanaan pemilihan penyedia sebagaimana halaman 8 Lampiran I PerLKPP 12/2018 meliputi :
- Untuk lelang, Pelaksanaan pemilihan penyedia dilaksanakan dengan mengikuti lelang di mana Pejabat Pengadaan/Pokja Pemilihan menyampaikan penawaran kepada Penyedia.
- Dalam melakukan persiapan dan pelaksanaan pemilihan, Pejabat Pengadaan/Pokja Pemilihan dibantu oleh Tim Teknis.
- Pejabat Pengadaan melaksanakan pemilihan penyedia untuk Pengadaan Barang/Jasa dengan nilai pagu anggaran paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).
- Pokja Pemilihan melaksanakan pemilihan penyedia untuk Pengadaan Barang/Jasa dengan nilai pagu anggaran paling sedikit di atas Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).
- Tim Teknis menilai kelayakan teknis/spesifikasi dan perkiraan harga pasar barang/jasa.
- Persiapan dan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia dengan mengikuti lelang dilakukan sekurangkurangnya melalui tahap sebagai berikut:
- Pejabat Pengadaan/Pokja Pemilihan dan Tim Teknis mengidentifikasi barang/jasa yang sesuai dengan spesifikasi/kriteria teknis.
- Tim teknis memeriksa kesesuaian teknis dan melakukan penilaian harga atas barang/jasa.
- Pejabat Pengadaan/Pokja Pemilihan menyampaikan penawaran.
- Mekanisme Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan mekanisme lelang yang ditetapkan oleh Penyedia.
Sedangkan untuk Jasa Tiket Transportasi dan Jasa Akomodasi hotel dilakukan secara non-kompetisi dapat dilakukan dengan cara :
- Pasal 7 ayat (3) huruf b PerLKPP 12/2018 : dilakukan Pemilihan Penyedia nya melalui Kelompok Kerja Pemilihan dengan nilai pagu anggaran paling sedikit diatas Rp200.000.000 (dua ratus juta rupiah).
- Pasal 7 ayat (4) PerLKPP 12/2018 : dilakukan Pemilihan Penyedia nya melalui Pejabat Pengadaan dengan nilai pagu anggaran paling banyak diatas Rp200.000.000 (dua ratus juta rupiah).
Umumnya tiket pesawat dan akomodasi hotel bagi Pemerintah telah disediakan Standar Biaya untuk harga barang/jasa tersebut, sehingga prosedur nya dapat menggunakan rujukan pada Halaman 6 Bagian 4.2 Lampiran I PerLKPP 12/2018, yang pemilihan dan pelaksanaan penyedia pada angka 3) huruf c) dan huruf d) untuk nonkompetisi dilakukan dengan uraian :
- Pejabat Pengadaan/Personel Lain melakukan persiapan dan pelaksanaan pemilihan Penyedia yang dilaksanakan melalui nonkompetisi dengan nilai pagu anggaran paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).
- Pokja Pemilihan melakukan persiapan dan pelaksanaan pemilihan Penyedia yang dilaksanakan melalui nonkompetisi dengan nilai pagu anggaran paling sedikit di atas Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).
Tinggal dipilih skenario dan metode yang akan ditempuh yang paling optimal, dalam hal ini efisien dan efektif menurut kebutuhan, yang penting sesuaikan dengan Perencanaan Pengadaan dan tidak fiktif.
Demikian disampaikan, tetap semangat, tetap sehat, dan salam pengadaan!