Selain komponen Kualitas/Mutu dan Komponen Kuantitas, terdapat komponen Spesifikasi Waktu dan Spesifikasi Tingkat Layanan, itu yang akan kita bahas disini.
Pendahuluan
Penyusunan spesifikasi teknis atau Kerangka Acuan Kerja (KAK) adalah langkah krusial dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah. Dokumen ini harus disusun dengan cermat untuk memastikan barang/jasa yang diadakan sesuai dengan kebutuhan dan standar yang ditetapkan. Berikut adalah beberapa aspek penting yang perlu diperhatikan dalam penyusunan spesifikasi teknis/KAK.
Spesifikasi Waktu
Spesifikasi waktu mencakup jadwal kedatangan barang/jasa (delivery time and schedule), lokasi kedatangan barang (delivery place), metode transportasi, dan pengepakan (transportation method and packaging). Spesifikasi waktu menjadi bagian dari spesifikasi proses dan sangat bergantung pada jenis pekerjaan yang diadakan. Untuk barang/jasa tidak kompleks, diperlukan waktu tenggang (lead time) bagi penyedia untuk memproses input menjadi output. Hal ini mencakup skenario pengiriman (sekaligus atau bertahap), transportasi yang digunakan, serta pengepakan barang.
Spesifikasi Layanan
Tingkat pelayanan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam kontrak dan berdampak pada biaya bagi penyedia barang/jasa. Oleh karena itu, spesifikasi tingkat pelayanan perlu dinyatakan dengan jelas, lengkap, dan rinci dalam spesifikasi. Beberapa hal yang perlu diperhatikan meliputi: Perwakilan dari pihak penyedia yang akan berkomunikasi dengan pengelola/pengguna. Ukuran atas kinerja waktu tanggapan (respond time) dan ketepatan waktu (fix time) ketika ada keluhan. Pelatihan dan bantuan teknis dari penyedia barang/jasa sesuai dengan jenis barang/jasa yang diadakan. Pernyataan kebutuhan dalam melakukan kegiatan maintenance dan repair, seperti jaminan ketersediaan spare part dan tenaga kerja yang kompeten
Informasi Lain dalam Spesifikasi
Beberapa informasi tambahan penting yang perlu ditambahkan dalam dokumen spesifikasi meliputi: Informasi contact person/nara hubung. Latar belakang pengadaan barang/jasa dan ruang lingkup. Kriteria menentukan pemenang dan metode pengadaan. Penjelasan berbagai hal terkait aspek legal, seperti TKDN dan peraturan menteri atau instansi terkait.
Struktur Dasar Dokumen Spesifikasi Teknis
Terdapat sembilan ketentuan dasar spesifikasi teknis pekerjaan konstruksi yang harus diperhatikan:
- Dapat menyebutkan merek dan tipe serta sedapat mungkin menggunakan produksi dalam negeri.
- Semaksimal mungkin diupayakan menggunakan standar nasional (SNI).
- Metode pelaksanaan harus logis, realistis, dan dapat dilaksanakan.
- Jangka waktu pelaksanaan harus sesuai dengan metode pelaksanaan.
- Mencantumkan macam, jenis, kapasitas, dan jumlah peralatan utama minimal yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan.
- Mencantumkan syarat-syarat bahan yang dipergunakan dalam pelaksanaan pekerjaan.
- Mencantumkan syarat-syarat pengujian bahan dan hasil produk.
- Mencantumkan kriteria kinerja produk (output performance) yang diinginkan.
- Mencantumkan tata cara pengukuran dan tata cara pembayaran
Kesimpulan
Penyusunan spesifikasi teknis/KAK dalam pengadaan barang/jasa pemerintah harus dilakukan dengan memperhatikan berbagai aspek penting seperti spesifikasi waktu, spesifikasi layanan, dan informasi tambahan lainnya. Dengan mengikuti pedoman dan peraturan yang berlaku, proses pengadaan dapat berjalan lebih efektif, efisien, dan transparan.