URGENSI REVIU HPS DALAM PERSIAPAN PEMILIHAN PENYEDIA

Baru-baru ini, saya mendapatkan kesempatan berkomunikasi dengan teman dari APIP, dari perbincangan yang singkat itu saya menemukan ide untuk menulis artikel ini, Pointnya adalah bahwa dalam pelaksanaan audit hasil reviu oleh Pokja Pemilihan tidak ditemukan Kertas Kerja Reviu (KKR) sebagai instrumen/alat bantu pada saat melaksanakan kegiatan reviu sehingga pemeriksa tidak meyakini hasil reviu sebagaimana tercantum dalam berita acara/laporan hasil reviu. Berita acara/laporan hasil reviu tidak menggambarkan dengan baik cara kerja/metodologi reviu yang digunakan, karena KKR merupakan bukti administratif yang harus didokumentasikan dengan baik. Secara materiil tidak ada regulasi yang mengharuskan Pokja Pemilihan membuat KKR, sejauh ini dipahami bahwa dengan adanya berita acara/laporan hasil reviu telah cukup memberikan bukti administratif bahwa telah dilakukan kegiatan reviu, tetapi karena Pengelolaan PBJ berbasis keahlian maka sejatinya tercermin sikap yang menunjukkan bahwa keberadaan instrumen/alat bantu (KKR) merupakan alat uji untuk meyakinkan bahwa pengambilan keputusan telah dilakukan secara akuntabel.

Memulai Reviu HPS

Setelah mendapatkan surat tugas dari Kepala UKPBJ, maka Pokja Pemilihan melakukan persiapan untuk melaksanakan kegiatan Reviu dokumen persiapan pengadaan, meliputi :

• Spesifikasi teknis/KAK dan gambar ( DED untuk pemilihan pekerjaan konstruksi)
• Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
• Rancangan Kontrak
• Dokumen anggaran belanja
• ID Paket RUP
• waktu penggunaan
• Analisis Pasar.
• Uraian pekerjaan, identifikasi bahaya dan penetapan risiko pekerjaan konstruksi terkait keselamatan konstruksi pada pekerjaan konstruksi

Ketertautan antar Dokumen

Seluruh Dokumen Persiapan Pengadaan memiliki keterkaitan yang erat antar satu dokumen dengan dokumen yang lainnya dan tidak dapat dipisahkan, seperti Spesifikasi teknis/KAK tervisualisasi dalam HPS dan akan menentukan rancangan kontrak, yang nantinya sangat mempengaruhi pemilihan metode kualifikasi, metode pemilihan, metode evaluasi penawaran, persyaratan penyedia, metode penyampaian dokumen penawaran, penetapan jadwal pemilihan, dokumen pemilihan dan penetapan jaminan penawaran dan sanggah banding (bila ada). Tetapi untuk kepentingan pembahasan kali ini kita akan berdiskusi terkait dengan Reviu HPS.

Sequence dan Gradual

Reviu dokumen persiapan pengadaan harus dilakukan secara sequence dan gradual, artinya sesuai dengan langkah-langkah kerja reviu yang disusun pada saat persiapan pelaksanaan reviu sehingga prosedur analitik yang dilakukan pada tahap akhir reviu memberikan keyakinan kepada pokja pemilihan bahwa dokumen persiapan pengadaan telah disusun dan ditetapkan oleh PPK sesuai dengan ketentuan, standar, rencana atau norma yang terkait dengan PBJ, hal ini merupakan bagian dari sistem pengendalian internal.

Salah satu dokumen persiapan pengadaan yang wajib direviu oleh Pokja pemilihan adalah Dokumen Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang telah ditetapkan oleh PPK. Pada prinsipnya Reviu HPS oleh pokja pemilihan bertujuan untuk :

• untuk memastikan bahwa nilai HPS telah cukup dan sesuai dengan spesifikasi teknis/KAK
• untuk memastikan bahwa nilai HPS telah cukup dan sesuai dengan ruang lingkup pekerjaan.
• Reviu HPS dapat dilakukan dengan menggunakan;
  • perkiraan biaya/RAB yang telah disusun pada tahap perencanaan pengadaan,
  • data/informasi pasar terkini,
  • membandingkan pekerjaan yang sama pada paket yang berbeda, dan/atau;
  • memeriksa komponen/unsur pembayaran pada uraian pekerjaan telah sesuai dengan spesifikasi teknis/KAK dan ruang lingkup pekerjaan.

Pokja Pemilihan juga memeriksa apakah HPS sudah memperhitungkan :

• kewajiban perpajakan
• kewajiban cukai
• kewajiban asuransi
• kewajiban SMK3 dan/atau
• kewajiban biaya lain yang dipersyaratkan dalam pelaksanaan pekerjaan.

Kepastian dan Keyakinan

Untuk memastikan atau mendapatkan keyakinan yang memadai sebagaimana tersebut diatas, maka pokja pemilihan harus melakukan tahapan pelaksanaan reviu HPS sebagai berikut:

Pesiapan Reviu HPS

Pada tahap persiapan reviu dokumen persiapan pengadaan, hal-hal yang harus dilakukan oleh pokja pemilihan adalah antara lain :

• Rapat Persiapan reviu oleh Pokja Pemilihan :Membahas mengenai distribusi penugasan dan penunjukan koordinator Reviu dokumen persiapan pengadaan termasuk koordinator yang menangani reviu HPS, melakukan koordinasi dengan tenaga fungsional umum yang melakukan analisis pasar (di beberapa UKPBJ terdapat jabatan fungsional umum yang menangani analisis pasar) atau meminta pendampingan tenaga ahli/APIP/BPKP, kemudian Menetapkan tujuan, sasaran, pendekatan/ metodologi dan jadwal reviu serta mengidentifikasi risiko dan titik kritis reviu HPS.
• Telaah lingkungan, kebijakan dan Organisasi Pengadaan :Tujuannya adalah untuk Menilai ketepatan struktur, personil dan tidak terjadi perangkapan tugas dalam organisasi pengadaan yang mengakibatkan Conflict of Interest (CoI), dengan menelusuri dan mendapatkan informasi antara lain :
  • informasi mengenai struktur organisasi Pengadaan Barang/Jasa yang terdiri atas; PA (Pengguna Anggaran)/KPA (Kuasa Pengguna Anggaran), PPK (Pejabat Pembuat Komitmen), PPHP dan Pejabat Pengelola Keuangan.
  • informasi bahwa PPK memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa sesuai dengan kompetensi yang dipersyaratkan.
  • informasi bahwa PPK memiliki latar belakang keilmuan dan pengalaman yang sesuai dengan tuntutan teknis pekerjaan.
  • informasi bahwa PPHP berasal dari pegawai yang memiliki pengalaman di bidang PBJ dan memahami administrasi proses PBJ.
  • informasi bahwa diantara personil dalam organisasi pengadaan tidak memiliki hubungan keluarga sederajat dan semenda.
  • informasi bahwa Personil yang terlibat dalam pengadaan telah menandatangani Pakta integritas.
  • informasi bahwa Personil yang terlibat dalam pengadaan tidak pernah menjadi terpidana/dituntut dalam kasus berindikasi KKN.
  • informasi bahwa Personil yang terlibat dalam pengadaan tidak pernah terlibat dalam penyalahgunaan kewenangan.
  • informasi bahwa PPK tidak menjabat sebagai pengelola keuangan.
• Metodologi/Teknik Reviu HPS :Teknik pengumpulan dan pengujian bukti dapat diuraikan sebagai berikut:
  • Telaah Dokumen
  • Pengamatan (Observasi)
  • Konfirmasi
  • Permintaan keterangan
  • Prosedur analitik
• Penyusunan Langkah-Langkah Kerja Reviu HPS :

1. 1. Telaah dokumen HPSLangkah-langkah melakukan telaah dokumen HPS sebagai berikut:
      • Pelajari ketentuan yang terkait dengan HPS;
      • Dapatkan dokumen terkait dengan HPS;
      • Identifikasi kelengkapan, substansi dokumen, validitas/kesahihan dokumen, dan urutan prosedur apakah telah sesuai dengan ketentuan, standar, dan norma yang ditetapkan;
      • Lakukan analisis dengan membandingkan data dan informasi yang diperoleh dengan kriteria yang ada; dan
      • Buat simpulan sementara atas hasil telaah dokumen HPS.
   2. Pengamatan (Observasi)Pengamatan dilakukan untuk mendapatkan informasi yang tidak dapat diperoleh melalui telaah dokumen. Adapun langkah-langkah melakukan pengamatan, sebagai berikut:
      • Cek perkiraan biaya/RAB yang telah disusun pada tahap perencanaan pengadaan,
      • Cek data/informasi pasar terkini,
      • Cek pekerjaan yang sama pada paket yang berbeda, dan/atau;
      • Cek komponen/unsur pembayaran pada uraian pekerjaan telah sesuai dengan spesifikasi teknis/KAK dan ruang lingkup pekerjaan; dan
      • Buat simpulan hasil pengamatan.
   3. Konfirmasi :Konfirmasi dilakukan untuk mendapatkan informasi secara langsung dari pihak independen di luar penyelenggara pengadaan barang/jasa baik dari dalam instansi ataupun diluar instansi. Adapun langkah-langkah melakukan konfirmasi:
      • • Dapatkan informasi/data yang memerlukan konfirmasi;
        • Lakukan konfirmasi atas kebenaran informasi/data, yang dapat dilakukan melalui surat dan/atau telepon;
        • Catat dalam kertas kerja reviu bahwa telah dilakukan konfirmasi, yang memuat informasi, antara lain:
          • tanggal dilakukan konfirmasi;
          • waktu dilakukannya konfirmasi (khusus yang melalui telepon),
          • nama pihak yang dikonfirmasi;
          • jabatan pihak yang dikonfirmasi;
          • Asal instansi/perusahaan pihak yang dikonfirmasi;
          • Isi/jawaban hasil konfirmasi;
          • Nama tim reviu yang melakukan konfirmasi.
        • Lakukan analisis terhadap data dan informasi yang diperoleh dengan kriteria yang ada; dan
        • Buat simpulan hasil konfirmasi.
   4. Permintaan keterangan dilakukan untuk mendapatkan informasi yang belum diperoleh pada proses telaah dokumen dan untuk memastikan data/informasi yang telah diperoleh dari telaah dokumen. Permintaan keterangan dapat diperoleh melalui wawancara. Adapun langkah-langkah dalam melakukan permintaan keterangan sebagai berikut:
      • Identifikasi informasi yang dibutuhkan;
      • Tentukan pihak yang akan dimintai keterangan;
      • Hasil wawancara dan proses wawancara dituangkan dalam kertas kerja reviu;
      • Lakukan analisis dengan membandingkan data dan informasi yang diperoleh dari hasil permintaan keterangan dengan kriteria; dan
      • Buat simpulan atas hasil permintaan keterangan/klarifikasi.
   5. Prosedur analitik dilakukan pada akhir reviu. Prosedur analitik dirancang untuk mengidentifikasi adanya hubungan antar bukti yang diperoleh dari hasil pengujian antar tahapan kegiatan penyusunan HPS  dan hal-hal yang kelihatannya tidak biasa. Prosedur analitik dilakukan untuk mempelajari hubungan logis antar data. Berikut langkah-langkah melakukan analisis terhadap metodologi telaah dokumen, permintaan keterangan, dan pengamatan fisik telah selesai dilakukan, antara lain:
      • Bandingkan data  dan informasi yang ada dan lakukan analisis terhadap hubungan logis antar data/informasi;
      • Bandingkan informasi dari simpulan telaah dokumen, simpulan hasil pengamatan fisik, simpulan hasil permintaan keterangan dan simpulan hasil konfirmasi. Kemudian lakukan analisis untuk menemukan hubungan logis antar simpulan tersebut;
      • Buat simpulan hasil reviu;
      • Identifikasi penyebab berdasarkan hasil analisis; dan
      • Buat usulan saran

Pelaksanaan Reviu HPS

Adapun langkah kerja Reviu HPS sebagai berikut:

• Dapatkan dokumen HPS.
• Dapatkan informasi bahwa HPS Barang/Jasa ditetapkan oleh PPK.
• Dapatkan informasi bahwa Engineer’s estimate disusun oleh konsultan perencana.
• Dapatkan informasi bahwa spesifikasi teknis/KAK telah sesuai dengan ruang lingkup pembayaran dalam HPS.
• Dapatkan informasi bahwa HPS ditetapkan paling lama 28 (dua puluh delapan) hari kerja sebelum batas akhir pemasukan penawaran untuk pemilihan dengan pascakualifikasi atau pemasukan dokumen kualifikasi untuk pemilihan dengan prakualifikasi.
• Dapatkan informasi bahwa HPS dihitung secara keahlian dan menggunakan data/informasi yang dapat dipertanggungjawabkan.
• Dapatkan informasi bahwa survey harga pasar dilakukan menjelang dilaksanakannya pengadaan.
• Dapatkan informasi bahwa penyusunan HPS mempertimbangkan data/informasi yang meliputi:
  • harga pasar setempat yaitu harga barang/jasa di lokasi barang/jasa diproduksi/diserahkan/dilaksanakan, menjelang dilaksanakannya pemilihan Penyedia;
  • informasi biaya/harga satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah;
  • informasi biaya/harga satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi.
  • daftar harga/biaya/tariff barang/jasa setelah dikurangi rabat/ potongan harga (apabila ada) yang dikeluarkan oleh pabrikan/distributor/agen/pelaku usaha;
  • inflasi tahun sebelumnya, suku bunga pinjaman tahun berjalan dan/atau kurs tengah Bank Indonesia valuta asing terhadap Rupiah;
  • hasil perbandingan biaya/harga satuan barang/jasa sejenis dengan Kontrak yang pernah atau sedang dilaksanakan;
  • perkiraan perhitungan biaya/harga satuan yang dilakukan oleh konsultan perencana (engineer’s estimate).
  • informasi biaya/harga satuan barang/jasa di luar negeri untuk tender/seleksi internasional; dan/atau
  • informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan (antara lain survey, norma index, data/informasi dari BPS).
• Lakukan pengujian dan dapatkan informasi bahwa HPS tidak memperhitungkan biaya tak terduga, biaya lain-lain, dan Pajak Penghasilan (PPh)
• Dapatkan informasi bahwa Total HPS merupakan hasil perhitungan HPS ditambah Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
• Dapatkan informasi bahwa perhitungan HPS untuk barang telah memperhitungkan komponen biaya antara lain:
  • Harga barang;
  • Biaya pengiriman;
  • Keuntungan dan biaya overhead;
  • Biaya instalasi;
  • Suku cadang;
  • Biaya operasional dan pemeliharaan; atau
  • Biaya pelatihan.
• Dapatkan informasi bahwa perhitungan HPS untuk Pekerjaan Konstruksi berdasarkan hasil perhitungan biaya harga satuan yang dilakukan oleh konsultan perencana (Engineer’s Estimate) berdasarkan rancangan rinci (Detail Engineering Design) yang berupa Gambar dan Spesifikasi Teknis.
• Dapatkan informasi bahwa perhitungan HPS untuk Pekerjaan Konstruksi telah memperhitungkan keuntungan dan biaya overhead yang wajar untuk sebesar 15% (lima belas persen).
• Dapatkan informasi bahwa perhitungan HPS untuk Jasa Konsultansi dapat menggunakan:
  • Metode Perhitungan berbasis Biaya (cost-based rates) yang terdiri dari Biaya langsung personel (Remuneration) dan Biaya langsung non personel (Direct Reimbursable Cost).
  • Metode Perhitungan Berbasis Pasar (market-based rates) yang dilakukan dengan membandingkan biaya untuk menghasilkan keluaran pekerjaan/output dengan tarif/harga yang berlaku di pasar.
  • Metode Perhitungan Berbasis Keahlian (value-based rates) yang dilakukan dengan menilai tarif berdasarkan ruang lingkup keahlian/reputasi/hak eksklusif yang disediakan/dimiliki jasa konsultan tersebut.
• Dapatkan informasi bahwa Perhitungan HPS untuk Jasa Lainnya harus memperhitungkan komponen biaya sesuai dengan ruang lingkup pekerjaan antara lain:
  • Upah Tenaga Kerja;
  • Penggunaan Bahan/Material/Peralatan;
  • Keuntungan dan biaya overhead;
  • Transportasi; dan
  • Biaya lain berdasarkan jenis jasa lainnya.
• Dapatkan informasi bahwa PPK telah mendokumentasikan data riwayat dan informasi pendukung dalam rangka penyusunan HPS.
• Lakukan pengujian untuk memastikan bahwa tidak terdapat kesalahan aritmatik dalam penghitungan.
• Dapatkan informasi bahwa PPK telah menetapkan HPS dengan menandatangani pada lembar persetujuan/penetapan dan Dokumen HPS yang sah telah ditandatangani oleh PPK.
• Lakukan pengujian dan dapatkan informasi bahwa Nilai HPS paling tinggi sama dengan nilai Pagu Anggaran.
• Buat simpulan hasil reviu

Komunikasi Reviu HPS

Berdasarkan KKR yang disusun oleh Pokja Pemilihan maka dilakukan komunikasi hasil Reviu dengan PPK, hal ini dapat dilakukan dengan menyampaikan hasil kesimpulan hasil reviu HPS sesuai KKR secara formal atau dengan mengundang PPK secara resmi untuk menghadiri rapat pembahasan hasil reviu HPS. Komunikasi yang efektif menentukan keberhasilan pemilihan penyedia oleh pokja pemilihan.

Penyusunan dan penandatanganan Berita Acara/Laporan Hasil Reviu

Keseluruhan proses dan tahapan diatas termasuk hasil komunikasi reviu HPS dengan PPK, dirangkum dan dituangkan dalam berita acara/laporan hasil reviu baik dalam berita acara/laporan hasil reviu HPS secara tersendiri atau didalam berita acara/laporan hasil reviu dokumen persiapan pengadaan secara keseluruhan. KKR merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari berita acara/laporan hasil reviu.

Contoh Kertas Kerja Reviu (KKR) HPS dapat dilihat dan diunduh : KERTAS KERJA REVIU

PENUTUP

Belakangan ini berkembang miskomunikasi terkait dengan kewenangan Reviu HPS antara APIP dan Pokja Pemilihan berkenaan dengan petunjuk implementasi program pencegahan Korupsi terintegrasi Tahun 2020, hal ini semestinya tidak perlu terjadi karena secara filosofis, kewenangan penyelenggaraan pemerintahan telah terbagi habis dalam tugas dan fungsi masing-masing instansi, Dengan menggunakan pendekatan fungsi manajemen (POAC) maka APIP berada pada tataran Pengawasan (controlling) bukan pada area eksekusi program/kegiatan instansi, karena didalam instansi sendiri terdapat pengendalian internal (PP 60/2008). Sehingga memposisikan dan memaksa APIP melakukan reviu HPS pada keseluruhan paket pengadaan dapat dimaknai sebagai keputusan yang dapat mengarah kepada sengketa kewenangan karena itu adalah ranah tugas dan fungsi Pokja Pemilihan dan PPK. Tetapi bilamana ada kebijakan pimpinan untuk melakukan reviu terhadap paket-paket pengadaan yang bersifat strategis maka itu dapat dipahami tetapi tidak untuk keseluruhan paket pengadaan yang ada.

Demikian yang dapat disampaikan pada kesempatan kali ini, semoga dilain waktu kita dapat berdiskusi terkait materi Reviu dokumen persiapan pengadaan.

Tetap sehat, bahagia dan sukses. Salam Pengadaan.

Untuk menuju ke Blog Penulis dapat melalui tautan berikut :

Blog Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah M. Syarif (https://msyarif.id/)

Referensi :

• Peraturan BPKP Nomor 3 Tahun 2019
• Buku Informasi Kompetensi Melakukan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Level 3 LKPP 2019
• Bahan Ajar Kompetensi 06 Menyusun Harga Perkiraan, Pelatihan Pengelola PBJ Muda Pusdiklat LKPP Tahun 2019