Optimalisasi Pemerintahan demi Memajukan Bangsa

URGENSI REVIU HPS DALAM PERSIAPAN PEMILIHAN PENYEDIA (Artikel dari Penulis Blog https://msyarif.id/)

https://msyarif.id/

https://msyarif.id/

URGENSI REVIU HPS DALAM PERSIAPAN PEMILIHAN PENYEDIA

Baru-baru ini, saya mendapatkan kesempatan berkomunikasi dengan teman dari APIP, dari perbincangan yang singkat itu saya menemukan ide untuk menulis artikel ini, Pointnya adalah bahwa dalam pelaksanaan audit hasil reviu oleh Pokja Pemilihan tidak ditemukan Kertas Kerja Reviu (KKR) sebagai instrumen/alat bantu pada saat melaksanakan kegiatan reviu sehingga pemeriksa tidak meyakini hasil reviu sebagaimana tercantum dalam berita acara/laporan hasil reviu. Berita acara/laporan hasil reviu tidak menggambarkan dengan baik cara kerja/metodologi reviu yang digunakan, karena KKR merupakan bukti administratif yang harus didokumentasikan dengan baik. Secara materiil tidak ada regulasi yang mengharuskan Pokja Pemilihan membuat KKR, sejauh ini dipahami bahwa dengan adanya berita acara/laporan hasil reviu telah cukup memberikan bukti administratif bahwa telah dilakukan kegiatan reviu, tetapi karena Pengelolaan PBJ berbasis keahlian maka sejatinya tercermin sikap yang menunjukkan bahwa keberadaan instrumen/alat bantu (KKR) merupakan alat uji untuk meyakinkan bahwa pengambilan keputusan telah dilakukan secara akuntabel.

Memulai Reviu HPS

Setelah mendapatkan surat tugas dari Kepala UKPBJ, maka Pokja Pemilihan melakukan persiapan untuk melaksanakan kegiatan Reviu dokumen persiapan pengadaan, meliputi :

Ketertautan antar Dokumen

Seluruh Dokumen Persiapan Pengadaan memiliki keterkaitan yang erat antar satu dokumen dengan dokumen yang lainnya dan tidak dapat dipisahkan, seperti Spesifikasi teknis/KAK tervisualisasi dalam HPS dan akan menentukan rancangan kontrak, yang nantinya sangat mempengaruhi pemilihan metode kualifikasi, metode pemilihan, metode evaluasi penawaran, persyaratan penyedia, metode penyampaian dokumen penawaran, penetapan jadwal pemilihan, dokumen pemilihan dan penetapan jaminan penawaran dan sanggah banding (bila ada). Tetapi untuk kepentingan pembahasan kali ini kita akan berdiskusi terkait dengan Reviu HPS.

Sequence dan Gradual

Reviu dokumen persiapan pengadaan harus dilakukan secara sequence dan gradual, artinya sesuai dengan langkah-langkah kerja reviu yang disusun pada saat persiapan pelaksanaan reviu sehingga prosedur analitik yang dilakukan pada tahap akhir reviu memberikan keyakinan kepada pokja pemilihan bahwa dokumen persiapan pengadaan telah disusun dan ditetapkan oleh PPK sesuai dengan ketentuan, standar, rencana atau norma yang terkait dengan PBJ, hal ini merupakan bagian dari sistem pengendalian internal.

Salah satu dokumen persiapan pengadaan yang wajib direviu oleh Pokja pemilihan adalah Dokumen Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang telah ditetapkan oleh PPK. Pada prinsipnya Reviu HPS oleh pokja pemilihan bertujuan untuk :

Pokja Pemilihan juga memeriksa apakah HPS sudah memperhitungkan :

Kepastian dan Keyakinan

Untuk memastikan atau mendapatkan keyakinan yang memadai sebagaimana tersebut diatas, maka pokja pemilihan harus melakukan tahapan pelaksanaan reviu HPS sebagai berikut:

Pesiapan Reviu HPS

Pada tahap persiapan reviu dokumen persiapan pengadaan, hal-hal yang harus dilakukan oleh pokja pemilihan adalah antara lain :

    1. Telaah dokumen HPSLangkah-langkah melakukan telaah dokumen HPS sebagai berikut:
      • Pelajari ketentuan yang terkait dengan HPS;
      • Dapatkan dokumen terkait dengan HPS;
      • Identifikasi kelengkapan, substansi dokumen, validitas/kesahihan dokumen, dan urutan prosedur apakah telah sesuai dengan ketentuan, standar, dan norma yang ditetapkan;
      • Lakukan analisis dengan membandingkan data dan informasi yang diperoleh dengan kriteria yang ada; dan
      • Buat simpulan sementara atas hasil telaah dokumen HPS.
    2. Pengamatan (Observasi)Pengamatan dilakukan untuk mendapatkan informasi yang tidak dapat diperoleh melalui telaah dokumen. Adapun langkah-langkah melakukan pengamatan, sebagai berikut:
      • Cek perkiraan biaya/RAB yang telah disusun pada tahap perencanaan pengadaan,
      • Cek data/informasi pasar terkini,
      • Cek pekerjaan yang sama pada paket yang berbeda, dan/atau;
      • Cek komponen/unsur pembayaran pada uraian pekerjaan telah sesuai dengan spesifikasi teknis/KAK dan ruang lingkup pekerjaan; dan
      • Buat simpulan hasil pengamatan.
    3. Konfirmasi :Konfirmasi dilakukan untuk mendapatkan informasi secara langsung dari pihak independen di luar penyelenggara pengadaan barang/jasa baik dari dalam instansi ataupun diluar instansi. Adapun langkah-langkah melakukan konfirmasi:
        • Dapatkan informasi/data yang memerlukan konfirmasi;
        • Lakukan konfirmasi atas kebenaran informasi/data, yang dapat dilakukan melalui surat dan/atau telepon;
        • Catat dalam kertas kerja reviu bahwa telah dilakukan konfirmasi, yang memuat informasi, antara lain:
          • tanggal dilakukan konfirmasi;
          • waktu dilakukannya konfirmasi (khusus yang melalui telepon),
          • nama pihak yang dikonfirmasi;
          • jabatan pihak yang dikonfirmasi;
          • Asal instansi/perusahaan pihak yang dikonfirmasi;
          • Isi/jawaban hasil konfirmasi;
          • Nama tim reviu yang melakukan konfirmasi.
        • Lakukan analisis terhadap data dan informasi yang diperoleh dengan kriteria yang ada; dan
        • Buat simpulan hasil konfirmasi.
    4. Permintaan keterangan dilakukan untuk mendapatkan informasi yang belum diperoleh pada proses telaah dokumen dan untuk memastikan data/informasi yang telah diperoleh dari telaah dokumen. Permintaan keterangan dapat diperoleh melalui wawancara. Adapun langkah-langkah dalam melakukan permintaan keterangan sebagai berikut:
      • Identifikasi informasi yang dibutuhkan;
      • Tentukan pihak yang akan dimintai keterangan;
      • Hasil wawancara dan proses wawancara dituangkan dalam kertas kerja reviu;
      • Lakukan analisis dengan membandingkan data dan informasi yang diperoleh dari hasil permintaan keterangan dengan kriteria; dan
      • Buat simpulan atas hasil permintaan keterangan/klarifikasi.
    5. Prosedur analitik dilakukan pada akhir reviu. Prosedur analitik dirancang untuk mengidentifikasi adanya hubungan antar bukti yang diperoleh dari hasil pengujian antar tahapan kegiatan penyusunan HPS  dan hal-hal yang kelihatannya tidak biasa. Prosedur analitik dilakukan untuk mempelajari hubungan logis antar data. Berikut langkah-langkah melakukan analisis terhadap metodologi telaah dokumen, permintaan keterangan, dan pengamatan fisik telah selesai dilakukan, antara lain:
      • Bandingkan data  dan informasi yang ada dan lakukan analisis terhadap hubungan logis antar data/informasi;
      • Bandingkan informasi dari simpulan telaah dokumen, simpulan hasil pengamatan fisik, simpulan hasil permintaan keterangan dan simpulan hasil konfirmasi. Kemudian lakukan analisis untuk menemukan hubungan logis antar simpulan tersebut;
      • Buat simpulan hasil reviu;
      • Identifikasi penyebab berdasarkan hasil analisis; dan
      • Buat usulan saran

Pelaksanaan Reviu HPS

Adapun langkah kerja Reviu HPS sebagai berikut:

Komunikasi Reviu HPS

Berdasarkan KKR yang disusun oleh Pokja Pemilihan maka dilakukan komunikasi hasil Reviu dengan PPK, hal ini dapat dilakukan dengan menyampaikan hasil kesimpulan hasil reviu HPS sesuai KKR secara formal atau dengan mengundang PPK secara resmi untuk menghadiri rapat pembahasan hasil reviu HPS. Komunikasi yang efektif menentukan keberhasilan pemilihan penyedia oleh pokja pemilihan.

Penyusunan dan penandatanganan Berita Acara/Laporan Hasil Reviu

Keseluruhan proses dan tahapan diatas termasuk hasil komunikasi reviu HPS dengan PPK, dirangkum dan dituangkan dalam berita acara/laporan hasil reviu baik dalam berita acara/laporan hasil reviu HPS secara tersendiri atau didalam berita acara/laporan hasil reviu dokumen persiapan pengadaan secara keseluruhan. KKR merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari berita acara/laporan hasil reviu.

 

Contoh Kertas Kerja Reviu (KKR) HPS dapat dilihat dan diunduh : KERTAS KERJA REVIU

PENUTUP

Belakangan ini berkembang miskomunikasi terkait dengan kewenangan Reviu HPS antara APIP dan Pokja Pemilihan berkenaan dengan petunjuk implementasi program pencegahan Korupsi terintegrasi Tahun 2020, hal ini semestinya tidak perlu terjadi karena secara filosofis, kewenangan penyelenggaraan pemerintahan telah terbagi habis dalam tugas dan fungsi masing-masing instansi, Dengan menggunakan pendekatan fungsi manajemen (POAC) maka APIP berada pada tataran Pengawasan (controlling) bukan pada area eksekusi program/kegiatan instansi, karena didalam instansi sendiri terdapat pengendalian internal (PP 60/2008). Sehingga memposisikan dan memaksa APIP melakukan reviu HPS pada keseluruhan paket pengadaan dapat dimaknai sebagai keputusan yang dapat mengarah kepada sengketa kewenangan karena itu adalah ranah tugas dan fungsi Pokja Pemilihan dan PPK. Tetapi bilamana ada kebijakan pimpinan untuk melakukan reviu terhadap paket-paket pengadaan yang bersifat strategis maka itu dapat dipahami tetapi tidak untuk keseluruhan paket pengadaan yang ada.

Demikian yang dapat disampaikan pada kesempatan kali ini, semoga dilain waktu kita dapat berdiskusi terkait materi Reviu dokumen persiapan pengadaan.

 

Tetap sehat, bahagia dan sukses. Salam Pengadaan.

Untuk menuju ke Blog Penulis dapat melalui tautan berikut :

Blog Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah M. Syarif (https://msyarif.id/)

Referensi :

Exit mobile version