Spend Management
Dalam terminologi Supply Chain Management merupakan pengelolaan aliran keluar dana dalam rangka pembelian barang dan jasa. Istilah ini dikemukakan dengan merujuk kepada serangkaian aktifitas yang menjadi pedoman tatakelola dalam melakukan pembelian barang/jasa, baik itu berupa alih daya ketenagakerjaan/sumber daya antar organisasi, pengadaan konvensional, pengadaan secara elektronik, dan manajemen rantai pasok.
Spend Management dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Dalam hal peraturan nya berbeda, Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah seringkali dianggap tidak mengelola keuangan dan hanya bertugas membayar saja, apakah hal ini sepenuhnya benar?
Tidak juga, dalam kondisi praktikal tertentu, melakukan strategi Pengadaan yang baik dikombinasi dengan Spend Management dapat memberikan penciptaan nilai tambah dalam proses Pemenuhan kebutuhan terhadap proses Pengadaan Barang/Jasa.
seperti apa konkritnya? Dapat kita gunakan kerangka pikir Plan, do, check, action dalam proses tata kelola yang dilaksanakan secara iteratif ditiap tahapan.
Iterasi Plan do check action (PDCA) ini dapat dilakukan ditiap tahapan, sebagai contoh tahapan Perencanaan yang terdiri atas sub-tahapan Identifikasi Kebutuhan, Penetapan Barang/Jasa, Cara Pengadaan, Penganggaran, dan Jadwal, secara iteratif PDCA dapat dilaksanakan dengan menggunakan PDCA dimana di dalamnya senantiasa ditinjau kembali aspek apa yang bersifat pemborosan dan dapat dikurangi (waste reducing) baik dari sisi proses, maupun dari sisi beban biaya.
Spend Management Persiapan Tender/Seleksi
Persiapan pemilihan penyedia dilaksanakan dengan proses penyusunan HPS, pembuatan rancangan kontrak, dan penyusunan Spesifikasi Teknis/Kerangka Acuan Kerja. Prinsip dari proses tersebut adala digunakan untuk Pengenalan pasar, dalam mengenali pasar, apakah perlu harus perjalanan dinas? Jawaban nya relatif, dapat diperlukan namun belum tentu wajib, sehingga mempertimbangkan hal ini juga menjadi bagian dari Spend Management.
Spend Management Pasca Tender/Seleksi
Keberhasilan dalam perencanaan dan persiapan pengadaan yang baik tidak serta merta hanya menghasilkan pelaku usaha yang dapat menjadi Penyedia semata, mereduksi Pagu secara wajar berdasarkan keahlian menjadi HPS hingga melebihi 10 persen merupakan salah satu hal yang menunjang keberhasilan pengadaan.
Bagaimana tidak, unsur ketidakpastian dalam berkontrak memungkinkan terjadinya perubahan kontrak yang secara regulasi diatur hingga maksimal 10%, tentunya sudah saya sampaikan perhitungan HPS berdasarkan keahlian dan tidak semata langsung cut 10% dari anggaran.
Dalam proses tender/seleksi HPS yang dapat dipertanggung-jawabkan itu tadi dapat direduksi berdasarkan persaingan yang sehat, semakin banyak yang menawar, maka semakin kompetitif dan sehat persaingannya, dengan demikian semakin terang-benderang mengapa UKPBJ, LKPP, APIP, dan KPK mendorong RUP diumumkan dalam SIRUP jauh-jauh hari sebelum proses tender dimulai, tujuannya agar PA/KPA/PPK dapat semakin efisien dan tidak terlalu lama berkutat di proses persiapan Pengadaan hingga pemilihan semata.
Kembali lagi, bila ada efisiensi dari pagu ke HPS direduksi hingga 10%, dan dengan proses pemilihan penyedia direduksi lagi hingga 2 persen dari pagu, maka berdasarkan proses hasil tahapan perencanaan dan persiapan telah dilakukan penghematan kurang lebih 11,7 persen dari pagu paket.
Paket dengan nilai kontrak 88,3 persen ini perlu dicadangkan 10 persennya yaitu sebesar 8,9 persen dari nilai pagu untuk memitigasi kemungkinan terjadinya penambahan nilai kontrak, dengan demikian masih terdapat sisa anggaran potensial minimal sebanyak 2,8 persen.
Persentase kecil ini menjadi krusial dan penting, contoh untuk pengadaan barang yang dibuat saat dipesan, inspeksi pabrikasi sebelum pengiriman akan menjadi penting, dalam hal barang yang akan dikirim dan letaknya ternyata tidak dekat (karena wajar PPK tidak mungkin tahu siapa pelaku usahanya), alokasi dana sebesar minimal 2,8 persen tersebut dapat dialokasikan untuk belanja biaya akomodasi proses inspeksi apabila anggaran yang dianggarkan sebelumnya ternyata tidak memadai, atau dengan kata lain, efisiensi anggaran tersebut digunakan ketika memang diperlukan untuk mencapai capaian terbaik berdasarkan iterasi PDCA yang telah mempertimbangkan aspek manfaat, bila tidak diperlukan maka segera dikembalikan realokasi anggarannya agar dapat digunakan bagi program kegiatan lainnya, baik dalam maupun luar unit kerja.
Kesimpulan
Proses Spend Management dapat diuji berdasarkan PDCA, dengan prinsip memperoleh nilai manfaat sebesar-besarnya atas tiap Rupiah anggaran yang dikeluarkan atas tiap tindakan dalam proses pengadaan barang/jasa Pemerintah maka para pelaku Pengadaan Barang/Jasa akan membuka peluang terlaksananya program/kegiatan lainnya Di dalam maupun / luar unit kerja pada Kementerian/Lembaga / perangkat daerah. Sejatinya keberhasilan dibidang Pengadaan Barang/Jasa oleh Pemerintah sebagai suatu kesatuan sedikit banyak akan berpengaruh pada kehidupan sehari-hari kita semua tanpa kecuali.
Demikian yang dapat disampaikan, tetap semangat, tetap sehat, dan salam pengadaan!