Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak
merupakan bagian dari Pelaksanaan Kontrak yang disebutkan dalam Peraturan LKPP Nomor 9 tahun 2018, khususnya pada bagian lampiran halaman 99 bagian VII huruf g. Jangan dianggap hanya domain eksklusif terbatas pada Kontrak Konstruksi saja, untuk pengadaan barang pun (demikian juga untuk Jasa Lainnya/Jasa Konsultansi) perlu diberlakukan.
Pahami Ekosistim Pengadaan Nasional
Bahwa faktanya Pelaku Usaha itu menawar tanpa membaca ataupun kalau membaca tidak dipahami, sehingga sejak saya menjadi PPK dan/atau PPTK setiap kali berkontrak untuk pengadaan dengan metode pemilihan penyedia yang menggunakan Pejabat Pengadaan dan/atau Kelompok Kerja Pemilihan.
saya melaksanakan Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak untuk semua jenis pengadaan walaupun non konstruksi.
Kebiasaan yang terjadi adalah dokumen pemilihan beserta spesifikasi teknis/KAK dan/atau Rancangan Kontrak itu tidak dibaca selama proses tender/seleksi/tender cepat, karena sudah terbiasa seperti itu ya tinggal dibahas dan di recall kembali saat rapat ini.
Apa yang dibahas
Mengulangi apa yang perlu dibahas secara teknis dengan Penyedia saya lakukan kembali agar proses pelaksanaan berkontrak nantinya lancar jaya. Apa saja sih yang biasanya saya bahas?
Yang saya bahas adalah :
- Menyerahkan SPPBJ
- Menjelaskan rancangan kontrak
- Klarifikasi kesalahan pengetikan
- Penyeragaman Spesifikasi Teknis dan Rancangan Kontrak
- Menjelaskan Rancangan Kontrak yang akan difinalisasi
- Membahas Rancangan Program Mutu Penyedia dan apa yang kita harapkan
- Tindak lanjut dan cara mengusulkan besaran uang muka yang diusulkan Penyedia untuk ditetapkan sebagai besaran uang muka dan pengurusan jaminan uang muka
- lain-lain yang dipandang perlu
Sekarang orang sudah terbiasa membahas / rapat menggunakan Zoom Meeting, jadi rapat bisa online saja, lebih mudah dan simpel!
Kesimpulan
Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak Non-Konstruksi juga perlu dilakukan! karena :
- sebagai bentuk mitigasi risiko
- tidak ada salahnya untuk mengasumsikan Pelaku Usaha tidak mempelajari dokumen pemilihan dengan baik!
- kalau sudah dipelajari maka ini menjadi bentuk konfirmasi dan afirmasi bahwa penyedia yang terpilih sudah siap kerja
- jika belum dipelajari maka menjadi bentuk edukasi agar ekosistim pengadaan nasional semakin sehat dan kompetitif kedepannya.
- yang dibahas adalah hal teknis berkaitan dengan pelaksanaan kontrak nantinya
- rapat dilakukan era Covid ini secara online, direkam, dan tidak lupa ditutup dengan kesimpulan dan dibuatkan berita acara
Demikian yang dapat disampaikan, tetap semangat, tetap sehat, dan salam pengadaan!