Dalam praktik pengadaan jasa event organizer, salah satu risiko yang paling sering muncul namun kerap diremehkan adalah ketidaksesuaian antara jumlah peserta yang dianggarkan dengan jumlah peserta yang benar-benar hadir. Kondisi seperti menganggarkan 500 peserta tetapi yang hadir hanya 400 bukan sekadar persoalan teknis acara, melainkan berpotensi menjadi persoalan akuntabilitas pengadaan apabila tidak dikelola sejak awal melalui desain kontrak yang tepat.
Risiko ini sesungguhnya bukan risiko operasional semata, melainkan risiko perencanaan dan risiko kontraktual. Oleh karena itu, pendekatan mitigasinya tidak cukup diserahkan pada fleksibilitas penyedia, tetapi harus dibangun secara sistematis sejak tahap perencanaan pengadaan, penyusunan spesifikasi teknis, hingga rancangan kontrak.
Memanfaatkan Kontrak Gabungan Harga Satuan dan Lumsum
Peraturan Presiden tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah telah menyediakan instrumen yang sangat relevan untuk konteks ini, yaitu jenis kontrak gabungan harga satuan dan lumsum. Sayangnya, dalam praktik, jenis kontrak ini sering kali kurang dimanfaatkan secara optimal dan justru digeneralisasi menjadi kontrak lumsum penuh, yang pada akhirnya memperbesar risiko ketidaktepatan pembayaran.
Kontrak gabungan pada dasarnya memberikan ruang untuk membedakan mana pekerjaan yang volumenya pasti dan berbasis keluaran, serta mana pekerjaan yang volumenya bersifat estimatif dan sangat dipengaruhi oleh kondisi lapangan.
Dalam pengadaan jasa event organizer, pembedaan ini menjadi sangat krusial.
Memilah Pekerjaan Lumsum dan Harga Satuan Secara Rasional
Pekerjaan yang bersifat berbasis keluaran yang jelas dan rinci, seperti dekorasi panggung, tata cahaya, branding acara, backdrop, layout ruangan, atau technical setup, secara logis lebih tepat dimasukkan sebagai bagian pekerjaan lumsum. Keluaran dari pekerjaan ini dapat didefinisikan dengan spesifikasi teknis yang jelas dan tidak bergantung pada fluktuasi jumlah peserta yang hadir.
Sebaliknya, pekerjaan yang sangat dipengaruhi oleh jumlah aktual peserta, seperti konsumsi, seharusnya tidak dipaksakan masuk dalam skema lumsum. Konsumsi memiliki karakteristik volume yang dinamis dan sangat mungkin berbeda antara rencana dan realisasi. Oleh karena itu, bagian ini lebih tepat dirancang sebagai pekerjaan dengan harga satuan, di mana pembayaran dilakukan berdasarkan final quantity yang benar-benar terealisasi.
Pendekatan ini bukan untuk “mengamankan” penyedia semata, tetapi justru untuk melindungi kepentingan negara agar pembayaran benar-benar mencerminkan prestasi yang diterima.
Pentingnya Desain Sejak Spesifikasi Teknis dan Rancangan Kontrak
Penerapan kontrak gabungan tidak cukup hanya disebutkan pada klausul jenis kontrak. Desain ini harus konsisten dan eksplisit sejak dokumen spesifikasi teknis hingga rancangan kontrak.
Spesifikasi teknis perlu secara tegas menjelaskan bahwa jumlah konsumsi yang dicantumkan, misalnya 500 porsi, adalah perkiraan kebutuhan, bukan jumlah final yang dijamin. Di sisi lain, rancangan kontrak harus memuat mekanisme pengukuran dan penetapan final quantity, termasuk tata cara pencatatan, verifikasi, dan dasar pembayaran.
Dengan desain seperti ini, sejak awal penyedia telah memahami bahwa angka 500 bukan angka absolut, melainkan dasar estimasi. Penyamaan persepsi ini sangat penting untuk mencegah sengketa di tahap pelaksanaan maupun pemeriksaan.
Menyatukan Persepsi Sejak Pra-Kontrak
Pada akhirnya, inti dari mitigasi risiko ini bukan hanya pada pemilihan jenis kontrak, tetapi pada penyamaan persepsi antara PPK dan penyedia. Penyedia yang diajak berkontrak harus benar-benar memahami bahwa sebagian pekerjaan akan dibayar berdasarkan keluaran tetap, dan sebagian lainnya dibayar berdasarkan realisasi aktual.
Dengan pendekatan ini, ketika realisasi kehadiran hanya 400 peserta, tidak ada pihak yang merasa dirugikan atau dipermasalahkan. Negara tidak membayar lebih dari yang diterima, dan penyedia tetap mendapatkan pembayaran yang adil sesuai prestasi nyata.
Penutup
Pengadaan jasa event organizer bukan sekadar soal suksesnya acara, tetapi juga soal bagaimana negara mengelola risiko sejak tahap perencanaan. Kontrak gabungan harga satuan dan lumsum bukan sekadar opsi normatif dalam regulasi, melainkan instrumen strategis untuk menjaga akuntabilitas, kewajaran pembayaran, dan kesehatan hubungan kontraktual.
Ketika risiko dipahami dan didesain sejak awal, perbedaan antara rencana dan realisasi tidak lagi menjadi masalah, melainkan bagian dari dinamika yang telah diantisipasi secara profesional.
