Perubahan Kontrak dan Penambahan item baru

Pasal 54 ayat (1) Perpres Pengadaan mengatur Perubahan Kontrak dalam lingkup :

• menambah atau mengurangi volume yang tercantum dalam Kontrak;
• menambah dan/atau mengurangi jenis kegiatan;
• mengubah spesifikasi teknis sesuai dengan kondisi lapangan;dan/atau
• mengubah jadwal pelaksanaan.

ketentuannya adalah maksimal perubahan tersebut berdampak pada nilai kontrak akhir 10% dari kontrak awal.

PerLKPP 12/2021 pada beberapa ketentuan di dalamnya dapat dilakukan sebagaimana dibunyikan dalam Lampiran-Lampiran disebutkan beberapa ketentuan, salah satunya untuk adalaah :

Untuk pemeriksaan dalam rangka perubahan kontrak, Pejabat Penandatangan Kontrak dapat menetapkan tim atau tenaga ahli tim ahli atau tenaga ahli.

Dengan demikian….. untuk Kontrak tersebut Pejabat/Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak dapat saja dibentuk untuk menghadirkan hasil penelitian kelayakan perubahan kontrak.

Tapi untuk menambah sebuah item dalam kontrak yang sebelumnya tidak ada, saya berpendapat perlu dilakukan penelitian oleh peneliti pelaksanaan kontrak berdasarkan pertimbangan teknis.

Pertimbangan teknis tersebut juga tidak bisa serta-merta dilakukan dengan menerima saja harga yang ada, apalagi bila harga item tersebut merupakan item pekerjaan baru yang tidak ada dalam proses pemilihan penyedia.

Jadi perlu dikembalikan lagi ke Kelompok Kerja Pemilihan, dalam konteks ini dikaitkan dengan tidak hanya tugas pada Pasal 13 Perpres Pengadaan,  mari lihat Dokumen Pengadaan, dalam hal ini pada Proses Pemilihan Penyedia mengacu pada Model Dokumen Pemilihan (MDP).

Umumnya tertulis :

Hasil negosiasi tersebut dituangkan dalam Berita Acara sebagai dasar penyusunan adendum Kontrak.

Dalam MDP juga dituliskan berkaitan dengan Hasil Negosiasi tersebut…. bahwa sebelum ada hasil negosiasi, disebutkan :

Perintah perubahan pekerjaan dibuat oleh Pejabat Penandatangan Kontrak secara tertulis kepada Penyedia kemudian dilanjutkan dengan negosiasi teknis dan harga dengan tetap mengacu pada ketentuan yang tercantum dalam Kontrak awal.

Poin yang saya cermati adalah Negosiasi Teknis, jadi item baru tersebut di lakukan proses Negosiasi Teknis, skema untuk mendapatkan harga wajar dari Item Baru tersebut, menurut saya termasuk dalam kategori kriteria khusus dalam proses Pemilihan Penyedia dalam tahapan Penunjukan Langsung.

Pasal 38 ayat (5) huruf d dan Pasal 41 ayat (5) huruf a menyebutkan :

Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang hanya dapat disediakan oleh 1 (satu)Pelaku Usaha yang mampu; dan

JasaKonsultansiyanghanyadapatdilakukanoleh1(satu) Pelaku Usaha yang mampu;

Kaitannya adalah proses ini merupakan pencarian dari item baru yang nantinya akan ditambahkan dalam kontrak eksisting, kontrak eksisting ini akan jadi satu kesatuan dalam proses pelaksanaan kontrak secara utuh, maka dalam kontekstual ini menjadi hanya dapat disediakan oleh 1 (satu) Pelaku Usaha yang mampu.

Dengan demikian proses untuk negosiasi ini diberlakukan dengan skema Penunjukan Langsung, pelakunya? berdasarkan nilai dari kontrak akhir maka seharusnya dilakukan oleh Kelompok Kerja Pemilihan/Pejabat Pengadaan yang terlibat dalam pemilihan penyedia dalam kontrak tersebut.

Karena yang dibutuhkan adalah Berita Acara sebagai dasar adendum kontrak.

Dengan demikian aspek pelaksanaan penunjukan langsung perlu melalui proses persiapan pengadaan, mulai penyusunan rancangan kontrak (perubahan), HPS item baru, dan spesifikasi teknis baru.

Darimana dokumen Persiapan Pengadaan untuk Penunjukan Langsung untuk item kontrak yang baru tersebut berasal? dari PPK saat melakukan Persiapan Pengadaan, informasi tersebut bersumber dari aktifitas pendahulu dibuatnya Perintah perubahan pekerjaan dibuat oleh Pejabat Penandatangan Kontrak secara tertulis.

Justifikasi Teknis dan kajian dari tim / tenaga ahli menjadi masukan dari identifikasi pengadaan, perlu ditindaklanjuti, jadi perlu disusun HPS dan lain-lain terkait item baru tersebut, sebaiknya menurut saya tidak asal terima saja, lakukan bersama tim dan minta audit bila perlu, kemudian proses Negosiasi Teknisnya? ya lakukan sesuai dengan pihak yang memilih penyedia dari kontrak yang di adendum itu tadi, bisa Pokmil bisa juga Pejabat Pengadaan, tujuannya apa kok ribet gini? Memastikan kualitas / Quality Assurance prosedur terhadap harga item baru itu tadi.

Segala sesuatu yang terjadi di proses Pengadaan bisa saja dengan dinamika yang terjadi menjadi luar biasa ribet, namun dalam hal proses diatas dilakukan untuk item baru yang menjadi dasar perubahan kontrak, maka logika aturan yang digunakan sebisa mungkin sesuai sebagai dasar tindakan. Kepastian kualitas prosedur yang kita pastikan dengan mengelompokkan item baru sebagai bagian dari Perubahan kontrak untuk dilaksanakan sebagai Penunjukan Langsung yang perlu dilakukan tahapan persiapan pengadaan (HPS item baru, rancangan dokumen adendum, spek tek/KAK) yang kemudian proses pemilihan penyedianya dilakukan dengan pihak eksternal dari Pejabat Penandatangan Kontrak menurut saya perlu dilakukan untuk akuntabilitas kontrak.

Jadinya ribet ya…… iya, dengan demikian PPK perlu benar-benar mengendalikan kontrak dan melaksanakan serangkaian aktifitas pengendalian risiko. Memang benar dalam Perpres disebutkan dimungkinkan melakukan pengurangan/penambahan jenis kegiatan, tapi tidak lantas main tambah-tambahkan saja. Ingat…. tugas PPK itu mengendalikan Kontrak, namun untuk melakukan Negosiasi Teknis, menurut saya itu bukan tugas PPK.

Mari kita rangkum :

• PPK melaksanakan Pengendalian Kontrak
• Penyedia bertanggung-jawab atas pelaksanaan kontrak
• agar kontrak dapat terlaksana, dinamika di lapangan dapat saja memicu perubahan kontrak
• salah satu perubahan yang dimungkinkan adalah penambahan item baru
• PPK memutuskan item baru tersebut dapat diberikan atau tidak sebagai output dari proses pengendalian kontrak, berdasarkan masukan dari tim/tenga ahli dan/atau tim/tenaga teknis
• Ketika diputuskan untuk menambahkan item baru tersebut, dibutuhkan Berita Acara yang memuat Negosiasi Teknis
• Negosiasi Teknis dilaksanakan oleh Pokmil/PP yang terkait dengan pemilihan penyedia pelaksana kontrak, dalam konteks penambahan item baru ini dapat saja terjadi kesimpulan bahwa tidak dimungkinkan dilakukan oleh penyedia lain karena item baru tersebut merupakan suatu satu kesatuan dengan kontrak eksisting, hal ini memenuhi kriteria khusus penunjukan langsung. Pokmil/PP yang terkait diatas sebaiknya bukan dari Pokmil/PP sebelumnya agar tidak sarat konflik kepentingan (Baca juga : Siapa yang melakukan Negosiasi dalam Item Baru Perubahan Kontrak http://christiangamas.net/siapa-yang-melakukan-negosiasi-dalam-item-baru-perubahan-kontrak/)
• Negosiasi teknis untuk item baru tersebut dilakukan dengan dokumen persiapan penyedia berupa HPS item baru, adendum rancangan kontrak yang memuat item baru, spesifikasi/KAK item baru yang memiliki empasis pada kesatuan dengan pekerjaan eksisting.
• Hasil Negosiasi Teknis dalam Penunjukan Langsung untuk item baru tersebut menjadi dasar Adendum/Perubahan Kontrak.
• PPK melakukan adendum kontrak dan memastikan tetap berlangsung pengendalian kontrak hingga kontrak selesai.

Kesimpulan

• PPK melakukan Pengendalian kontrak, mengidentifikasi potensi adendum, dan dalam hal memutuskan terjadi adendum melakukan persiapan pengadaan item baru.
• PP/Pokmil melaksanakan tugas negosiasi Penunjukan langsung item baru.
• Penyedia bertanggung jawab atas pelaksanaan kontrak barang/jasa.

Demikian.