Persiapan Pengadaan, Kapan?

Kejadian yang selalu berulang-ulang, hingga melewati pertengahan tahun masih ada proses pelaksanaan pengadaan yang akan baru mau mulai dilakukan. Iya….. akan, baru, mau, mulai, dilakukan……

Mulai era Peraturan Presiden Nomorr 54 tahun 2010 yang terakhir kali dirubah dari Peraturan Presiden Nomor 4 tahun 2015 hingga Peraturan Presiden Nomor 12 tahun 2021 yang merubah Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018, tahap Pengadaan antara perencanaan dan pelaksanaan disisipkan sebuah proses yang bernama tahap Persiapan.

Tahapan Persiapan ini pada intinya dilakukan sejak dilakukan pengumuman RUP selesai dilakukan, dengan demikian pengumuman RUP yang telah dilakukan merupakan proses penutup dari Tahap Perencanaan.

Apa saja tahap proses Persiapan Pengadaan melalui Penyedia? tidak jauh berbeda dan tidak berubah selama satu dekade ini, yaitu :

Pada era Perpres 54/2010 jo. Perpres 4/2015 :

• Pasal 33
  • (1) Persiapan pemilihan Penyedia Barang/Jasa terdiri atas kegiatan:
    • a. perencanaan pemilihan Penyedia Barang/Jasa;
    • b. pemilihan sistem pengadaan;
    • c. penetapan metode penilaian kualifikasi;
    • d. penyusunan jadwal pemilihan Penyedia Barang/Jasa;
    • e. penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa; dan
    • f. penetapan HPS.

Pada era Perpres 16/2018 jo. Perpres 12/2021

• Pasal 25
  • Persiapan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia oleh PPK meliputi
    kegiatan:
    • a. menetapkan HPS;
    • b. menetapkan rancangan kontrak;
    • c. menetapkan spesifikasi teknis/KAK; dan/atau
    • d. menetapkan uang muka, jaminan uang muka, jaminan
      pelaksanaan, jaminan pemeliharaan, sertifikat garansi,
      dan/atau penyesuaian harga.

Terdapat perbedaan yang signifikan walau kedua tahap diatas adalah tahapan dengan nama yang mirip dari dua Peraturan Pengadaan diatas, adapun Perpres 16/2018 yang merupakan perbaikan memiliki keunggulan yang nyata, dikarenakan proses persiapan disini juga mencakup persiapan pemilihan penyedia yang dilakukan oleh Kelompok Kerja Pemilihan setelah proses Perencanaan selesai, Proses Perencanaan merupakan sebuah tahapan besar di era Perpres 16/2018 yang merupakan salah satu kebijakan Pengadaan :

meningkatkan kualitas perencanaan Pengadaan
Barang/Jasa;

Namun, bagaimana pelaksanaan dilapangan?

Masih tertatih-tatih, terdapat kerumitan disana-sini yang tidak seindah regulasi pengadaan. Dengan demikian muncul beberapa faktor yang menyebabkan muncul lagi permasalahan proses pengadaan dengan alasan remeh sebagai berikut :

• Menunggu DPA dengan tanda tangan basah yang baru muncul di bulan Februari-April;
• Setelah menerima DPA baru menetapkan PPK;
• Bagi Pekerjaan Konstruksi, Pengadaan Jasa Konsultan Perancang dilakukan pada tahun yang bersamaan, dengan demikian kondisi menunggu DPA yang lambat diperparah proses Seleksi yang panjang karena prakualifikasi, lalu waktu penyelesaian kontrak, akhirnya DED baru selesai dengan waktu yang sudah mepet dengan proses pelaksanaan paket fisik konstruksi;

Peraturan LKPP Nomor 12 tahun 2021 saat ini menegaskan dengan lebih jelas lagi walau aturan sejak Perpres 54/2010 jo. Perpres 4/2015 sudah memungkinkan tender dini. Tender Dini ini dapat dilakukan saat proses Persiapan Pengadaan dilakukan dan hal ini dipertegas bahwa proses Persiapan Pengadaan dapat segera dilakukan di PerLKPP 12/2021 yang merupakan peraturan turunan dari Perpres 12/2021. Tender Dini atau Tender Mendahului Tahun anggaran diharapkan dapat :

• menjadi perwujudan pelaksanaan kebijakan meningkatkan kualitas perencanaan Pengadaan Barang/Jasa;
• dengan melakukan persiapan pengadaan sejak awal dan sesegera mungkin, maka tender/seleksi dini dapat dilakukan dengan segera, kontrak dapat dilaksanakan setelah DPA fisik dicetak dan diterima, untuk melakukan ini proses tender/seleksi dini dilakukan bersyarat, masa berlaku penawaran dibuat sampai bulan Mei tahun berikutnya, jika DPA batal keluar maka tender/seleksi dini hasilnya tidak dilaksanakan dan kontrak tidak jadi.
• tapi bila DPA tersebut tetap keluar dan biasanya tetap keluar juga, makakontrak dapat segera dilaksanakan, akan banyak waktu yang cukup untuk bekerja bagi penyedia dan akan tersedia cukup waktu untuk PA/KPA/PPK/PPTK untuk melakukan pengendalian kontrak, pengendalian kontrak akan memiliki waktu yang cukup, sehingga potensi masalah pekerjaan terlambat dan tidak selesai dapat dihindari.
• PA/KPA/PPK/PPTK tidak perlu berpolemik antara mau memberikan pemberian kesempatan atau lanjut tapi terkendala penganggaran tahun depan.
• PA/KPA/PPK/PPTK tidak perlu bertabrakan dalam potensi sengketa kontrak.

Di Daerah saya, proses pengadaan sudah relatif cepat di tahap pemilihan Penyedia, ada akselerasi setelah kita melakukan pelekatan PPK pada PA/KPA, hal ini dikarenakan tidak ada bottleneck PA menetapkan PPK terlebih dahulu, anggaran sudah jelas tidak bergeser kemana-mana, tanggung-jawab dan aspek manajerial yang didudukkan dan dikembalikan ke PA/KPA sebagai PPK jelas memberikan benefit percepatan dan penyederhanaan birokrasi disaat ekosistim aturan juga memungkinkan. Kondisi ini sesuai dengan harapan, terlebih lagi karena pandemi yang sedikit banyak membuat perlambatan, tidak ada paket di Daerah saya yang kena refocussing karena sudah berkontrak sebagian besar, dana DAK kami tidak perlu menunggu perpanjangan waktu dari Pusat ya aman-aman saja.

Tidak dipungkiri masih ada beberapa paket yang masih tahapan persiapan, tapi saat ini murni karena terjadi karena beban kerja dan posisi PA/KPA sebagai bagian dari penanganan pandemi, bukan karena alasan remeh yang saya sebutkan diatas.

Jadi, jangan terburu-buru menyatakan PA/KPA sebagai pejabat JPT dan/atau pejabat administrator itu tidak kompeten atau lebih tidak kompeten dari PPK mandiri, terlalu berlebihan pendapat tersebut dan cenderung meremehkan.

Faktanya Persiapan Pengadaan dapat segera diakselerasi saat proses Perencanaan Pengadaan ketika PA/KPA terlibat langsung dan segera dapat dilakukan setelah kesadaran mengelola Pengadaan ada ditangan mereka dan bukan oleh orang lain.

PA/KPA di Daerah dapat segera melakukan proses Persiapan Pengadaan setelah dilakukan Persetujuan RKA SKPD, melakukan Persiapan Pengadaan setelah RKA SKPD dilakukan sesegera mungkin akan mengurangi beban persiapan pengadaan di tahun berjalan dan akan mengurangi beban kerja dan memberikan waktu yang cukup di waktu tahun berjalan.

Demikian, salam Pengadaan!