Pengadaan Unit Ambulance baru dalam keadaan wabah? optimasi atau regulasi?

Peraturan Presiden Nomor 16 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 13 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Dalam Keadaan Darurat mengatur relaksasi prosedur untuk memperoleh sebuah barang/jasa dalam keadaan yang memerlukan penanganan cepat dan tanggap berkaitan dengan kebutuhan publik saat masa darurat ditetapkan.

Sebut saja pada kondisi kebencanaan non-alam terkait kesehatan wabah oleh sebuah parasit, parasit las blagas ini menginfeksi dunia dengan cepat melalui air liur dan Indonesia terdampak sehingga memerlukan penanganan kesehatan dan keadaan darurat ditetapkan, di daerah anda selaku PPK diberi amanat untuk salah satunya berdadarkan identifikasi kebutuhan melakukan pengadaan kendaraan ambulance.

Sebagai PPK anda melaksanakan nya dengan seperti apa? apakah menggunakan pengadaan keadaan darurat? Dalam opini saya, Ambulance bukanlah barang yang dapat disediakan dengan cepat dan perlu dilakukan analisis terlebih dahulu dalam kondisi pasar dan kelaziman yang berlaku.

Biasanya Ambulance tidak dijual sebagai produk yang tersedia di pasaran dan langsung ready, kendaraan yang akan di transformasi menjadi ambulans biasanya di bangun ulang rumahannya dengan karoseri, melakukan pengadaan secara cepat menggunakan pengadaan dengan proses keadaan darurat di pikiran saya sepertinya tidaklah logis dilakukan, yang mungkin ready adalah unit kendaraan dasar yang menjadi chassis nya kemudian proses pembentukan rumahan di karoseri tetap perlu melalui tahapan tahapan…..

Dengan demikian melakukan pemilihan penyedia dan pengadaan menggunakan pengadaan keadaan darurat akan menjadi tidak efektif karena bottleneck nya bukan berada pada proses pemilihan penyedia, melainkan pada proses pembuatan rumahan di karoseri.

Apalagi terdapat standar internal dari Kementerian Kesehatan untuk kendaraan ambulance, dengan demikian melakukan proses pengadaan dapat dilakukan dengan beberapa skenario seperti melakukan epurchasing pada penyedia katalog dengan letak serah terima pada penyedia karoseri untuk segera dilanjutkan prosesnya dengan metode pengadaan langsung bila masih di bawah nilai yang berlaku sesuai pengaturan peraturan perundangan.

menjadikan proses keduanya (pengadaan kendaraan dan proses karoseri) dijadikan satu paket dan dilaksanakan pemilihan nya melalui Tender Cepat apakah dimungkinkan? tentu saja selain metode diatas maka tidak ada salah nya menjajaki penggunaan tender cepat.

Apakah lantas berarti opini saya menyatakan ambulance mutlak tidak diperbolehkan menggunakan metode pengadaan darurat?

metode tersebut boleh saja, hanya saja bagi sebuah kendaraan yang dapat digunakan seterusnya dengan spesifikasi yang umum, ada standar yang tersedia, dan tetap memerlukan waktu dalam pembuatannya, menggunakan metode pemilihan yang lebih tepat bisa dipertimbangkan ketimbang menggunakan metode pengadaan dengan keadaan darurat….

Akan berbeda tentunya dengan alat kesehatan yang memang direct dengan penanganan dan memang kelangkaan nya memerlukan respon yang cepat, pengadaan ambulance yang bertolak dari kendaraan normal untuk kemudian di bangun rumahan nya oleh karoseri menurut saya pribadi proses pemesanannya bila tidak berbeda jauh dengan keadaan normal waktu pelaksanaan kontrak nya secara logis sebaiknya menggunakan pendekatan pengadaan dalam kondisi biasa.

Tentunya dalam kondisi ada produsen yang bisa menyanggupi 7 hari selesai dari kondisi normal 30 hari selesai, maka dapat menggunakan metode darurat.

dalam kondisi seperti contoh tersebut diatas mengingat karoseri memiliki durasi kerja yang tidak berbeda antara satu sama lain untuk produk yang sama, saya berpendapat bahwa optimasi saja di proses pemilihan untuk mendapat penyedia terbaik, artinya tender cepat saja, kemudian rancang spesifikasi teknis dan waktu kontrak lebih maksimal cepatnya. bila kelaziman nya adalah 30 hari, mungkin dirancang spek nya bekerja karoseri dengan 25 hari.

Walaupun tidak salah upaya pengadaan dengan metode penanganan darurat, namun pertimbangan opini saya adalah untuk sebuah keluaran yang sama / cenderung akan sama, prosedur pelaksanaan kontrak nya akan tetap tidak berbeda (berbeda dengan alkes atau alat pengaman diri yang besar kemungkinan meningkat kelangkaannya) permintaan akan kendaraan dalam keadaan darurat tidak akan menjadi meningkat, ada kemungkinan malah menurun, logika sederhananya adalah masyarakat mungkin lebih membutuhkan masker sehingga membeli masker untuk mencegah penularan, tapi tidak mungkin masyarakat akan ikut membeli ambulance, sehingga bisa dipastikan berdasarkan kelaziman ini tidak mungkin terjadi scarcity akan pasokan sehingga mengharuskan pengadaan darurat digunakan.

Bagaimana bila kendaraan transport diperlukan untuk cepat memberikan penanganan? Tanpa bermaksud menyepelekan keberadaan ambulance, bila urgensinya adalah kendaraan transport pasien, maka yang perlu dilakukan dengan pengadaan keadaan darurat adalah menyewa mobil yang dapat digunakan untuk ambulans dan merombak nya sementara sesuai standar ambulans itu sendiri dengan melepas kursi-kursi penumpang dan membuat struktur interior sementara untuk pengganti ambulans atau modif kilat, bila dapat dilakukan dalam hitungan 3-4 hari maka pilihan ini menjadi logis untuk dilakukan.

Tapi…. kalau untuk mendapatkan ambulance dengan pengadaan darurat, saya pribadi tidak akan pernah menyarankan menggunakan metode pengadaan penanganan darurat, bukan tidak boleh, tapi lakukan kalkulasi berdasarkan regulasi, dengan menggunakan pengadaan darurat kita memang bisa segera dapat memperoleh penyedia, namun bila produk nya datang dengan durasi yang tidak dikompetisikan sejak awal dan lebih longgar proses pengadaannya serta harga kewajarannya ditangan penyedia yang sejak awal terpilih maka akan terdapat potensi mendapatkan barang yang lebih mahal dan lebih lambat datang nya dibandingkan keluaran dari proses tender cepat, dikarenakan kompetisi sejak awal tidak terjadi dan mindset berkontraknya pemilik pekerjaan (PPK) sudah memposisikan lebih “lemah” duluan dibandingkan dengan proses tender cepat/tender.

Dengan demikian kepekaan dari PPK menilai kondisi pasar menjadi vital disini, jangan sampai terpaku dari sumber anggaran atau semata tujuan penggunaan lantas tidak dipertimbangkan putusan strategis yang dapat digunakan, sehingga membeli barang yang tersedia berlimpah di pasaran dengan harga lebih mahal dan lebih lambat tiba hanya karena memposisikan lebih lemah terhadap satu penyedia karena menggunakan metode pengadaan penanganan darurat.

Bagaimana bila kondisi percepatan ini dimungkinkan? anda mengetahui di pasar ada karoseri yang memang canggih, dengan spesialisasi pengadaan ambulance hingga hitungan 4 hari sudah ready digunakan dan tiba ditempat sedangkan seluruh penyedia lainnya menawarkan 30 hari namun harganya wajar menjadi lebih mahal hingga 1,5x lipat? bila kasusnya seperti ini, maka lakukan pengadaan penanganan darurat karena ada penciptaan nilai (value creation) yang selaras dengan keadaan darurat yang dihadapi.

Telaah cepat akan keputusan manajerial dan strategis menjadi penting dalam pengadaan darurat, bila memang terdapat pelaku usaha dengan penciptaan nilai sebagaimana yang disebutkan di paragraf terakhir selaras dengan manfaat dari tujuan pengadaan yang menunjang organisasi maka tentunya optimasi yang dipilih adalah melakukan proses dengan pengadaan darurat terhadap pelaku usaha yang canggih tersebut alih alih melakukan tender cepat.

dengan demikian keputusan perlu mempertimbangkan optimasi dan bukan sekedar kaku melihat judul kegiatan semata atau aturan, kalau ujung-ujungnya akan sama sama 45 hari proses nya, kondisi penyedia ada banyak, kemudian ada banyak barang tersedia di pasar, maka proses pengadaan tidak mesti terbujur kaku menggunakan proses pengadaan darurat yang mematikan kompetisi harga maupun tingkat layanan. Demikian, tetap semangat, jaga kesehatan, dan salam pengadaan!