Pengadaan Barang Jasa, Responsif, Capaian Keberhasilan Pemerintah, dan Peningkatan Kinerja Pemerintah Daerah

Dalam beberapa kesempatan mengikuti beberapa sharing session para Probity Advisor dalam kapasitas saya sebagai Calon Probity Advisor Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), saya melihat betapa rekan-rekan insan Pengadaan dapat lebih responsif dalam melakukan tugas sebagai bagian dari Pemerintahan.

Responsif dalam artian proses pelaksanaan tugas menjadi lebih optimal dan terencana, dimana APBN telah dilaksanakan proses pemilihan penyedia saat tahun anggaran belum dimulai, ketika tahun anggaran telah dimulai maka pelaku pengadaan sudah mulai berlari sekuat tenaga, pemanasan telah dilakukan sejak jauh-jauh hari, dalam hal ini proses pemilihan penyedia telah dilakukan tahun sebelumnya.

Bagaimana dengan Pemerintah Daerah? Rekan-rekan di APBD lebih banyak senang menjadi atlit yang mengabaikan tahapan pemanasan, dalam hal ini bila konteks Pengadaan Barang Jasa Pemerintah, proses pemanasan dan bertanding yang kita setarakan dengan proses persiapan dan pelaksanaan lebih senang dilakukan bersamaan, dengan demikian “otot” yang sudah lama tidak terlatih tersebtak kaget dan jadinya “keram” berujung cedera.

Apabila teman-teman di APBN dapat membagi tahapan lebih teratur dan terjadwal, mengapa sih teman-teman APBD khususnya pelaku Pengadaan kesulitan melakukan ini? Apakah secara regulasi memang dilarang?

Dulu, sempat ada pejabat dari Kementerian yang membidangi Pemerintah Daerah yang ragu dan tidak mengambil risiko untuk melakukan pemilihan penyedia saat Menjabat sebagai Kepala Daerah secara sementara, terlepas dari kultur Kementerian nya yang memang bersifat sebagai regulator dan bukan pelaksana pemerintahan daerah, Kementerian tersebut bukanlah Kementerian yang konsentrasi Pengadaan Barang/Jasa nya tinggi, sehingga wajar dengan mengukur diri yang bersangkutan memang tidak perlu mengambil risiko Pemerintahan Daerah karena fungsi nya adalah sebagai regulator dan bertugas untuk memastikan pelayanan dasar terpenuhi, namun menjalankan operasional strategis bukan menjadi tugasnya, sehingga keputusan yang diambil tidak tepat secara peraturan namun tepat secara kontekstual.

Kembali dengan sharing session yang saya sebutkan diatas, bahwa rekan-rekan APBN yang memiliki konsentrasi Pengadaan yang tinggi mengalami benefit dari proses pemilihan penyedia yang dilakukan jauh hari sebelum tahun anggaran berjalan. Kembali lagi, dari sisi regulasi di APBD apakah tidak memungkinkan dilakukan tender mendahului tahun anggaran?

Kapan pelaksanaan Pemilihan penyedia dilakukan?

Pemilihan Penyedia berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (Perpres 16/2018) dapat dilakukan sebagaimana dibunyikan pada Pasal 50 ayat (8), yaitu : Pemilihan dapat segera dilaksanakan setelah RUP diumumkan.

Kapan RUP atau Rencana Umum Pengadaan dilakukan?
Pasal 22 ayat (2) Perpres 16/2018 menyebutkan bahwa Pengumuman RUP Perangkat Daerah dilakukan setelah rancangan Peraturan Daerah tentang APBD disetujui bersama oleh Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.

Peraturan Pemerintah nomor 12 tahun 2019 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah (PP12/2019)  pada Pasal 106 ayat (1) disebutkan bahwa Kepala Daerah dan DPRD wajib menyetujui bersama rancangan Perda tentang APBD paling lambat 1 (satu) bulan sebelum dimulainya tahun anggaran setiap tahun.

Kewajiban adanya Peraturan Daerah tentang APBD tahun Pengadaan dilaksanakan sebelumnya paling lambat dilakukan sebulan sebelumnya, apabila tidak dilaksanakan maka pihak yang terlambat ini dikenakan sanksi, tidak heran Provinsi dengan segera menetapkan Perda dan melaporkan pada Kementerian Dalam Negeri dan dengan demikian Kabupaten/Kota secara serupa melakukan hal yang serupa di bawah koordinasi Pemerintah Provinsinya.

Sehingga seharusnya tidak ada alasan bagi pelaku pengadaan untuk tidak memulai proses persiapan pengadaan, minimal mengumumkan RUP, ketika RUP telah diumumkan, maka UKPBJ akan “memburu” pelaku Pengadaan untuk mempersiapkan proses pemilihan penyedia dan segera tender/seleksi.

Bagaimana dengan proses Pengumuman RUP yang mungkin keliru? Karena terlalu cepat mengumumkan? Hal ini TIDAK DILARANG, karena Perpres 16/2018 menyebutkan pada Pasal 22 ayat (5) bahwa Pengumuman RUP dilakukan kembali dalam hal terdapat perubahan/revisi paket pengadaan atau Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA)/Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA).

Dengan demikian bila terdapat kekeliruan karena perubahan/revisi maka tender / seleksi hasilnya dapat ditinjau kembali, toh juga terdapat kewajiban bagi Pejabat Penandatanganan Kontrak Pasal 52 ayat (2) yang berbunyi PPK dilarang mengadakan ikatan perjanjian atau menandatangani Kontrak dengan Penyedia, dalam hal belum tersedia anggaran belanja atau tidak cukup tersedia anggaran belanja yang dapat mengakibatkan dilampauinya batas anggaran belanja yang tersedia untuk kegiatan yang dibiayai APBN/APBD.

Melakukan tender/seleksi sebelum tahun anggaran berjalan pada APBD pernah saya lakukan, dalam proses nya, Kelompok Kerja Pemilihan dapat mempersyaratkan Pemberlakuan syarat administratif dalam rancangan kontrak, silahkan ditambahkan dalam SSKK bahwa tender/seleksi ini merupakan perjanjian bersyarat, yang dapat batal karena suatu hal, dengan demikian kontrak dapat dibatalkan andai Anggaran ternyata di revisi.

Terlepas dari kemungkinan anggaran yang di revisi, setiap PA/KPA pasti mengetahui (kalau ngga tahu, saya sarankan mengundurkan diri saja, karena jelas secara managerial tidak kompeten) pengadaan barang/jasa yang prioritas dan dapat segera dilaksanakan serta beresiko kecil berubah, dalam hal ini prioritas Pengumuman RUP dapat dilaksanakan, proses persiapan pemilihan dapat dilakukan, dan ketika awal tahun dimulai realisasi fisik dapat dicicil.

Dengan demikian proses pengadaan dapat terdistribusi dan tidak terakumulasi di satu titik, di hari tertentu tiap minggunya terdapat hari untuk rapat pengadaan, hal ini telah dicontohkan rekan kita semua di Rumah Sakit Pemerintah kawasan Joglosemar yang mengadakan satu hari khusus tiap minggunya, dengan demikian terpantau semua paket pengadaan yang memerlukan perhatian, yang mana yang sudah berjalan, yang mana terhambat, dan yang mana yang selesai secara progresif.

bila bingung bagaimana memulai rapat, maka undang saja pihak Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ), dengan ikhtiar baik, masalah pasti akan terkuak secara alamiah, tapi bukan sekedar mencari salah tanpa solusi, yang dicari adalah solusi agar masalah tidak tersembunyi, yang kita mitigasi jangan sampai ketika sudah terlambat baru ribut saling salah-menyalahkan dan jelas tidak akan ada solusi karena kita semua tidak bisa memutarbalik waktu seperti The Flash atau Superman.

The Flash dan Superman memiliki kemampuan manusia super sehingga tidak bisa keram, Kita manusia biasa memiliki kemampuan terbatas dan bisa keram otot, keram otak, dan keram hati, sebagai sesama orang dewasa dan memiliki amanah tanggung jawab dalam memberikan pelayanan Pemerintah yang responsif, marilah kita tulus dalam perbuatan tanpa retorika untuk segera mengerjakan dengan tekun apa yang harusnya kita lakukan.

Dengan tidak menunda, maka Kecepatan respon pelayanan Pemerintah akan meningkat, pelayanan yang meningkat akan memberi percepatan, walau memang tidak terasa “pedas” saat digigit seperti cabe rawot yang berlaku saat itu juga, namun bila kita dapat memilah dan mendahulukan apa yang bisa dikerjakan lebih dahulu, maka kita telah berbuat baik minimal bagi diri kita di masa mendatang yang mendistribusikan pekerjaan secara merata alih-alih seperti menunggu sekumpulan petasan meledak bersaman (kaget lho, biasanya sunyi mendadak meledak bersamaan).

Dengan menggeser sebagian pekerjaan yang bisa dilakukan sejak sebelum tahun anggaran dimulai maka otot sudah mulai panas dan keram saat bertanding kecil kemungkinan terjadi.

Pelayanan yang responsif lebih mudah dilakukan ketika kita tidak sibuk pengadaan, jadikan proses pengadaan sebagai proses penunjang keberhasilan organisasi, bukan sebagai beban, ingatlah pengadaan itu proses yang amanah, dengan dilakukan lebih optimasi maka pelayanan bisa berjalan dengan optimal. Optimal nya pelayanan maka masyarakat akan menilai Pemerintah responsif dalam memenuhi kebutuhan masyarakat, mari kita ingat bahwa kehadiran Pemerintah salah satunya adalah memenuhi kebutuhan masyarakat.

Dengan demikian kita sudah mengetahui, bahwa salah satu cara yang bisa dilakukan agar organisasi kita dapat mencapai tujuannya dengan baik dapat dimulai dengan :

1. proses pengadaan yang dilakukan lebih awal sedini mungkin melalui tender/seleksi dini,
2. mengumumkan RUP sesegera mungkin, bukan malah salah secara administrasi dan melawan aturan dengan mengumumkannya menjelang tender/seleksi
3. melakukan rapat rutin pengadaan setiap minggu

Demikian yang dapat saya sampaikan, Tetap semangat, tetap sehat, dan Salam Pengadaan!