Manajemen dan Manajemen Proyek

Manajemen

Berasal dari serapan asing bahasa Inggris to manage, yang berarti mengelola. Secara konsep dan kontekstual manajemen berarti suatu kegiatan yang dikelola dua orang atau lebih dengan melaksanakan proses manajemen untuk memberdayakan sumber daya yang ada dalam rangka mencapai tujuan tertentu secara optimal dengan mengedepankan aspek efektif dan efisien. Tujuan dari manajemen adalah terlaksananya aktifitas terkoordinir sehingga bagian-bagian pekerjaan yang ada dalam sebuah pencapaian tujuan dapat disempurnakan dengan selesai secara efektif dan efisien oleh unsur didalamnya. Proses manajemen merupakan pelaksanaan fungsi yang utama dan berkaitan dengan manajer tersebut.

Artikel sebelumnya yang berkaitan dengan artikel ini adalah :Hakikat Manajemen Proyek

Optimalisasi dan penerapan efektif dan efisiensi khususnya berkaitan dengan sumber daya dilakukan sebagai salah satu aspek manajemen dikarenakan manajemen didasari dengan kesadaran akan sumber daya yang keberadaannya sangat terbatas sehingga muncul pola pikir perlunya manajemen yang efektif dan efisien untuk berfungsi secara optimal dalam pencapaian tujuan. Penggafas ahli manajemen dan administrasi , Henry Fayol  menyebtukan aktifitas manajer adalah POCCC yang merupakan akronim dari :

1. Perencanaan (planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Pemberian perintah (Commanding)
4. Pengorganisasian (Coordinating);dan
5. Pengendalian (Controlling)

Pendapat lain menuliskan bahwa pada tahun 1950an beberapa fungsi manajemen dalam pengadministrasiannya terdiri dari akronim POSDIC :

1. Perencanaan (planning)
2. Pengorganisasian (Organizing)
3. Penataan Sumber Daya Manusia (Staffing)
4. Pengarahan (Directing);dan
5. Pengendalian (Controlling)

beberapa konsep manajemen dan administrasi diatas sekaligus menjawab kebutuhan dari manajemen yang merupakan art and science atau seni dan ilmiah, artinya konsep-konsep manajemen yang ada dapat menjawab dan digunakan untuk menghadapi persoalan organisasi dalam mencapai tujuan secara ilmiah yang dapat diurai dengan konsep tersebut untuk menemukan indikator yang berpengaruh dan relevan dengan aspek indikator kinerja organisasi dan hasilnya yang dapat dijelaskan secara ilmiah.

Keahlian Manajer

Keahlian/Skill yang diharapkan dari manajer diantaranya adalah keahlian sebagai berikut :

1. Pengelolaan dan pemahaman terhadap permasalah teknis (technical skill)
2. Hubungan antar manusia (interpersonal human skill);
3. Konseptual dan pengetahuan (knowledge and conceptual skill)

Dengan demikian manajer dalam melakukan kegiatannya :

1. berkaitan erat dengan unsur-unsur seperti kumpulan orang, kerjasama, dan tujuan yang sama yang ingin dicapai;
2. keberhasilan kegiatan manajemen akan berhasil jika didukung dengan terlaksananya prinsip manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan sumber daya, dan pengendalian;
3. Keberhasilan manajemen didukung dengan pendayagunaan sumber daya yang baik mulai dari sumber daya manusia, finansial, material, metode kerja yang tersistimitasi dan rasional untuk dilaksanakan, mesin dan peralatan, dan lain-lain;
4. Kegiatan manajemen dilaksanakan dalam rangka untuk mencapai tujuan organiasi secara efektif dan efisien, dengan keseimbangan terhadap pencapaian tujuan organisasi yang ideal maka kombinasi terbaik dari efektif dan efisien ini akan menghasilkan optimalisasi terhadap proses manajemen secara teroptimasi (optimized);dan
5. Prinsip manajemen mencakup secara umum pada perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengendalian, dan pengawasan serta evaluasi.

Proyek

Proyek adalah rangkaian kegiatan bersifat khusus untuk mencapai tujuan yang memberikan hasil yang bersifat khusus. Karena sifat yang serba khusus itu mengakibatkan seuatu yang dihasilkan tersebut perlu tercapai, dalam hal ini jika tujuan tersebut tidak tercapai, maka rangkaian kegiatan itu juga dihentikan, dan dalam jangka waktu pendek kegiatan ini tidak dilakukan lagi (potensi mangkrak eksis dalam konteks ini), dengan demikian disisi lain maka proyek bukan suatu kegiatan yang rutin dilakukan secara berkala dan berulang. Pemahaman diatas diambil dari Institut Manajemen Projek atau Project Management Institute dengan pernyataan bahwa “Project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product or services”. Dengan demikian berdasarkan keluaran barang/jasa yang unik sifatnya ini maka Proyek memiliki capaian keluaran untuk menghasilkan sesuatu yang :

1. Memiliki tujuan khusus;
2. terdapat standar kerja dan / atau mutu kerja yang telah ditetapkan sebelumnya;
3. bersifat sementara;
4. dilaksanakan sekali dan tidak rutin.

Sehingga manajemen proyek dari aspek keunikannya berkutat pada :

1. interaksi proyek selalu berkaitan dengan biaya, waktu, dan kinerja/performa, khususnya dalam kerangka pikir biaya dan kaitannya pada anggaran (budgetting) maka pemikirannya adalah tidak melampaui anggaran yang ditetapkan dan selesai tepat waktu dengan kualitas yang sesuai dengan standar kinerja dan/atau mutu kerja yang dalam hal ini bila dikaitkan dalam manajemen pengadaan barang/jasa dikenal sebagai Spesifikasi Teknis/Kerangka Acuan Kerja.
2. Integrasi sumber daya yang digunakan dalan organisasi biasanya menimbulkan potensi berupa peluang dan ancaman konflik, dalam hal peluang hal positif seperti selesainya pekerjaan tepat waktu menjadi hal yang memberikan manfaat, namun dalam hal ancaman dan konflik maka biasanya disebabkan personil dalam organisasi kadang lebih mementingkan pekerjaan proyek dibanding pekerjaan rutin organisasi atau sebaliknya, hal ini dapat muncul dan menjadi potensi yang mengganggu produktifitas organisasi.

Manajemen Proyek

Setelah memahami prinsip dan konsep manajemen dan mengenali karakteristik proyek maka perlu dilaksanakan pemahaman terhadap filosofi dari manajemen proyek, yang terdiri atas :

1. Proyek merupakan aktifitas sebuah organisasi yang menjadi prioritas utama dengan spesifikasi dan tugas-tugas proyek yang telah di deklarasi dengan jelas untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut demiki kelangsungan tujuan organisasi;
2. Organisasi yang menjalankan sebuah proyek eksis karena tujuan penyelesaian beberapa atau sebuah proyek, dengan demikian empasis / penekanan adalah pada mengapa organisasi itu ada? untuk menjalankan sebuah proyek, dan dalam hal proyek sudah selesai maka dapat dibubarkan (disbanded);
3. Sumber daya dan tanggung jawab dan pembagian nya dilakukan dalam cakupan organisasi fungsional dan cakupan organisasi pryek;
4. perencanaan dan pengendalian merupakan empasis dan teknik utama untuk mencapai tujuan dan sasaran proyek dengan melengkapi tugas-tugas yang secara terpisah dan berdasarkan sifatnya sebagai departemenisasi dan terhubung melalui saluran jaringan kerja;
5. matriks struktur organisasi merupakan atribut pelengkap proyek untuk menunjang keberhasilan prooyek dari sisi kualitas, jumlah, waktu, kinerja, dan lingkup batasan anggaran;
6. Pemanfaatan teknologi merupakan model utama untuk membuat proyek berkembang dan terlaksananya improvisasi dan inovasi sebuah proyek;
7. otoritas, tanggung jawab, dan sumber daya yang dapat dikelalola dilakukan melalui mekanisme fungsi kelembagaan secara organik dari aspek cakupan organisasi secara fungsional dan organisasi proyek;
8. kunci keberhasilan dalam penggunaan sumber daya berdasarkan koordinisai yang terarah dan terkendali atas seluruh unsur aktifitas organisasi dan kaitannya dengan penggunaan sumber daya;dan
9. pertumbuhan dan perkembangan organisasi khususnya dari alih teknologi dan transfer pengetahuan dapat meningkatkan pertumbuhan dan kematangan sebuah organisasi atas proses pelaksanaan manajemen proyek.

Berdasarkan filosofis diatas maka manajemen proyek merupakan aktifitas untuk mengelola dengan cakupan rangkaian kegiatan dengan batas waktu tertentu, yang bila berakhirnya batas waktu tertentu tersebut maka diharapkan telah tercapai suatu hasil tertentu yang diinginkan, sehingga dengan demikian berakhir pula proyek yang bersangkutan, seringkali berakhirnya suatu proyek akan disusul oleh kegiatan rutin dari tindak lanjut dari proyek itu sendiri, sebagai contoh misalkan dalam pembangunan sebuah pengadaan pekerjaan konstruksi pembangunan gedung balai latihan, pembangunan gedung balai latihan adalah proses proyek, namun ketika bangunan tersebut selesai maka dilakukan kegiatan rutin pelatihan tenaga kerja dan pembekalan keterampilan dan keahlian bagi masyarakat sebagai kegiatan rutin.

Pekerjaan Konstruksi sebagaimana yang dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah merupakan salah satu bentuk jenis pekerjaan berbasis Proyek walaupun dalam kondisi tertentu berdasarkan identifikasi kebutuhan yang diatur sebagai bagian dari proses Perencanaan dalam Pasal 18 ayat (1) Perpres 16 tahun 2018 memungkinkan adanya pengadaan Barang/Jasa yang bersifat non-proyek.

Manajemen Proyek memiliki prinsip yang :

1. mencakup gambaran fokus dan pengakuan prestasi terhadap kegiatan produksi;
2. tercakup dalam fungsi organisasi;
3. dinamis dan adaptif terhadap perubahan teknologi;
4. pengendalian dan perencanaan terhadap semua aktifitas;
5. memiliki cakupan otoritas dan sumber daya dan responsibilitas terhadap interaksi waktu, anggaran, dan kualitas kerja, serta fungsi dan sasaran organisasi;dam
6. Kerja sama menjadi esensial dalam suatu tim kerja dan berorientasi kepada konsumen dengan pemikiran bahwa Organisasi yang menjalankan sebuah proyek eksis karena tujuan penyelesaian beberapa atau sebuah proyek, dengan demikian empasis / penekanan adalah pada mengapa organisasi itu ada?

Kesimpulan

Manajemen Proyek merupakan suatu aktifitas organisasi dengan mengacu pada spesifikasi/mutu yang telah ditetapkan untuk melaksanakan pekerjaan, tata kelola sumber daya, pembagian tanggung-jawab antara organisasi fungsional dan organisasi proyek, matriks organisasi dan struktur organisasi yang melengkapi proyek dari sisi waktu, anggaran, dan kinerja. Perencanaan dan pengendalian merupakan teknik dengan prioritas utama untuk mencapai tujuan dari keberadaan proyek dengan melengkapi tugas-tugas yang secara terpisah sifatnya melalui saluran komunikasi dan jaringan kerja. Dalam Manajemen Proyek teknologi merupakan model utama untuk melakukan improvisasi dan peningkatan perbaikan berkelanjutan dalam penyelesaian proyek, kemudian koordinasi seluruh aktifitas proyek juga menjadi salah satu kunci keberhasilan pengoptimalisasi sumber daya yang dapat dicapai dengan terkelolanya dan ditetapkannya otoritas, tanggung jawab, dan sumber daya dapat dikelola melalui mekanisme fungsi organisasi dan proyek, pertumbuhan dan pembelajaran organisasi dapat terjadi melalui proses manajemen proyek.

Demikian yang dapat disampaikan, tetap semangat, tetap sehat, tetap berintegritas, dan salam pengadaan!