Ketika Tender diperlukan dalam Proses Tender Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya

Pasal 38 Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (Perpres 16/2018) dalam penulisan metode Pemilihan Penyedia “menyiratkan” Tender adalah pilihan terakhir dalam proses Pemilihan Penyedia dari beberapa Pelaku Usaha.

Perpres16/2018 yang disusun berdasarkan kelaziman Best Practices Internasional Pengadaan Barang Jasa pada Sektor Publik juga memiliki kemiripan dengan Inggris Raya dan Negara Uni Eropa, salah satu buku yang membahas hal ini, yaitu :
Excellence in Public Sector Procurement: How to control costs and add value

Buku tersebut menceritakan tentang bagaimana di Inggris Raya dan Uni Eropa berdasarkan aturan yang berlaku sejak tahun 2010, jika diperlukan tender, maka metode tender yang sesuai harus digunakan.

Tender kompetitif adalah proses formal yang melibatkan langkah-langkah berikut:

• Identifikasi dan pemilihan pemasok dari siapa untuk mencari penawaran

• Menerbitkan undangan terdokumentasi untuk tender kepada pemasok yang memenuhi syarat

• Penerimaan dan penilaian tender

• Pemilihan dan penilaian penawaran

Tender kompetitif bertujuan untuk mendapatkan tender yang memenuhi syarat dari tender yang memenuhi syarat dalam satu putaran tender.

Dengan dcmikian berdasarkan kutipan dari buku tersebut maka bagaimana cara melakukannya di Indonesia?

1. Identifikasi dan Pemilihan Pemasokan dari siapa untuk memperoleh penawaran terbaik, secara paling mudah dapat dilakukan dengan memperhatikan segmentasi pelaku usaha berdasarkan nilai Pagu, perlu dipikirkan secara mendalam dan dicari optimasi terbaik untuk mendapatkan Penyedia yang tepat dari sekian banyak pelaku usaha, misal bila paket berada pada pagu Usaha Kecil maka Pemasokan akan dipilih berdasarkan usaha Kecil, maka Spesifikasi, Harga Perkiraan Sendiri, dan Rancangan Kontrak pada tahapan Persiapan Pemilihan dirancang sesuai dengan Usaha Kecil, bagaimana bila Nilai Pagu berada pada tatanan Non Kecil? diperlukan analisa lebih lanjut, namun pada dasarnya sesuaikan apakah yang dituju adalah Usaha Menengah atau Usaha Besar? (Feel free untuk mendiskusikan ini kepada saya langsung)
2. Dalam hal penerbitan Undangan terdokumentasi pada pemasok yang memenuhi syarat, hal ini dilakukan oleh sistem apabila (saat tulisan ini ditulis) melalui Sistem Informasi Kinerja Penyedia (SiKAP), namun pada proses Tender (selain Tender Cepat) undangan dilakukan kepada seluruh pengakses SPSE pada masing-masing Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah
3. Dikarenakan proses Tender di Indonesia dilakukan seterbuka mungkin sebagaimana yang disebutkan diatas, maka dengan demikian mitigasi risiko dari pihak Pemerintah yang dapat dilakukan untuk dapat mencapai keluaran memperoleh “pemasok yang memenuhi syarat ” maka “Penerimaan dan penilaian tender” perlu dirancang sebaik mungkin, dalam hal ini di Indonesia tahapan ini dilakukan pada saat Reviu dokumen Persiapan Pemilihan yang dilakukan oleh Kelompok Kerja Pemilihan bersama Pejabat Pembuat Komitmen selaku penyusun Dokumen Persiapan. Di Inggris Raya/Eropa metode Tender terdiri atas Open Tender, Restricted Tender, Negotiated Tender, Competitive Dialogue, keempatnya memiliki karakteristik dengan metode-metode dalam proses evaluasi di Indonesia (akan dibahas di artikel-artikel mendatang).
4. Pemilihan dan penilaian penawaran  atau proses evaluasi, dilakukan pada proses pemilihan penyedia oleh Kelompok Kerja Pemilihan.

Terdapat perbedaan, namun hal ini merupakan perbedaan minor, sebagai pilihan “terakhir”, tender  dalam metode pemilihan penyedia merupakan proses yang sebelum dipilih sebagai sebuah metode telah mengembangkan dan menghasilkan dokumen persiapan dengan informasi memadai.

perlu dipikirkan secara mendalam dan dicari optimasi terbaik untuk mendapatkan Penyedia yang tepat dari sekian banyak pelaku usaha, Pasal 38 ayat (1) Perpres16/2018 :

Metode pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya terdiri atas:

a. E-purchasing;

b. Pengadaan Langsung;

c. Penunjukan Langsung;

d. Tender Cepat; dan

e. Tender.

Yang dikecualikan dari proses penyusunan Harga Perkiraan Sendiri pada metode pemilihan diatas adalah poin a dan poin b untuk nilai Pagu di bawah Rp10.000.000 (sepuluh juta rupiah), dengan demikian maka sejak awal sudah terdapat dokumen Spesifikasi dan Rancangan Kontrak.

Secara iteratif dan prosedural maka dokumen-dokumen tersebut sejak awal sudah dikembangkan dan dilakukan penyesuaian sebelum memilih tender.

Pertama kali yang harus dilakukan adalah menyusun rancangan Surat Pesanan dan Dokumen Spesifikasi Teknis untuk E-Purchasing, namun bila tidak ditemukan produk tersebut, maka dokumen yang menunjukkan bahwa E-Purchasing tidak dapat dilakukan harus di dokumentasikan, bentuknya silahkan menyesuaikan, namun informasi tangkapan layar beserta waktu tangkapan layar yang dilakukan terlampir, dan dilaporkan kepada PA/KPA.

Langkah selanjutnya adalah secara iteratif melakukan kajian kesesuaian untuk paket tersebut pada metode pemilihan berikutnya, hingga ditemukan metode pemilihan yang tepat.

Setelah ditemukan metode pemilihan yang tepat lakukan perubahan RUP, tentu saja yang berhak melakukan adalah PA/KPA, dengan demikian hal ini harus di dokumentasikan dan diketahui PA/KPA.

Tentu saja apa yang dituliskan ini tidak serta merta berlaku untuk semua situasi, terdapat pekerjaan yang memang langsung dapat ditetapkan akan menggunakan proses pemilihan penyedia dengan metode Tender seperti Pekerjaan Konstruksi, namun poin pentingnya adalah tidak semua penyedia diperoleh langsung merujuk dan pasti menggunakan “Tender”.

Poin penting dalam tulisan ini adalah sejak awal Pemilik Pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sejak awal sudah dipikirkan secara mendalam dan dicari optimasi terbaik untuk mendapatkan Penyedia yang tepat dari sekian banyak pelaku usaha untuk mendapatkan optimasi terbaik dalam pengadaan publik, bukan hanya sekedar Tender, Tender, dan Tender.

Pemikiran secara mendalam disini tetap memastikan untuk membuka pelaksanaannya se-kompetitif mungkin, bukan sekedar membatasi karena tendensi tertentu, optimasi baru dapat tercapai, salah satunya dengan memastikan unsur kompetitif terlaksana, sehingga setting indikator kriteria harus relevan dengan pekerjaan, dengan demikian pada tahapan reviu dokumen persiapan pada tahapan persiapan pemilihan tidak hanya dapat dilakukan Pokmil sepihak semata.

Bisa saja proses Tender tidak diperlukan, makanya dalam buku yang saya bahas pada artikel ini dibuka dengan kalimat “If tendering is required”, Ketika Tender diperlukan dalam Proses Tender Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya maka lakukan lah upaya yang memadai dan sesuai agar tender dapat selesai dengan satu putaran saja.

Disinilah peran penting Perencanaan Pengadaan yang baik, sejak awal sudah memikirkan secara mendalam dan melakukan optimasi terbaik untuk mendapatkan penyedia yang memberikan penciptaan nilai.

Tetap semangat, tetap sehat, dan Salam Pengadaan!