Finalisasi Naskah Kontrak – kecakapan untuk membuat suatu perikatan

Pengantar

Sebelum melakukan Tanda Tangan Kontrak Penyedia dari proses Pemilihan, selalu lakukan Kompetensi Unit “Melakukan Finalisasi Dokumen Kontrak Pengadaan Barang/Jasa”, perhatikan unit kompetensi ini berbeda dengan :

• Kompetensi menyusun rancangan kontrak;dan/atau
• Kompetensi melakukan penerimaan hasil PBJ.

Kompetensi “Melakukan Finalisasi Dokumen Kontrak Pengadaan Barang/Jasa” adalah langkah dan keterampilan dan keahlian untuk memastikan “Naskah Kontrak” yang akan ditandatangani dengan Penyedia sudah tepat dan benar!

Pelaksanaan

Secara Umum dalam tahapan ini melakukan Finalisasi Rancangan Kontrak Dahulu, bermanfaat untuk :

• Memastikan perlu atau tidaknya dan melaksanakan Perbaikan dan Uji/Reviu Kembali Rancangan Kontrak Pada Saat Pemilihan Penyedia
• Pastikan tidak merubah ketentuan yang bersifat / berpengaruh pada kompetisi Pemilihan Penyedia
• Buat Berita Acara, hal ini penting, Berita Acara ini dibuat oleh PPK/Pejabat Penandatangan Kontrak sebagai salah satu laporan pada PA/KPA/Atasan langsung.
  
• Pastikan syarat Sahnya Kontrak (KUHPer Pasal 1320), khususnya “Kecakapan Membuat Suatu Perjanjian terpenuhi”

Untuk melakukan hal ini sebagaimana proses yang terdiri dari input dan keluaran, secara sederhana dapat digambarkan sebagai berikut :

Saran saya jangan langsung berkontrak! kumpulkan terlebih dahulu bahan-bahan sebagai berikut sebagai input :

1. Regulasi terkait yang perlu dipastikan masih berlaku atau tidaknya ketika Kontrak akan ditanda-tangani, bila perubahannya terlalu drastis dan berpengaruh pada obyek kontrak sejak proses pemilihan penyedia, maka sebaiknya tidak diteruskan karena melanggar “suatu sebab yang halal” dan menjadikan kontrak null and void.
2. Perhatikan apakah Penyedia terpilih yang ditetapkan Kelompok Kerja Pemilihan sudah dipilih dengan ketentuan sesuai dengan Dokumen Pemilihan.
3. Teliti kembali Penawaran Penyedia.
4. Gunakan Rancangan Kontrak yang memang digunakan dalam proses Pemilihan Penyedia, jangan merubah Jenis Kontrak, ketentuan Pembayaran Uang Muka, dan hal-hal lain yang berpengaruh pada kompetisi Pemilihan Penyedia!

Syarat Sahnya Kontrak (KUHPer Pasal 1320)

Berkaitan dengan KUHPer Pasal 1320, Pastikan syarat Sahnya Kontrak terpenuhi, untuk pembahasan soal sahnya kontrak dapat dibaca dalam artikel :Hukum Perdata, Keabsahan perikatan, dan Kaidah Hukum Sebagai Pelindung yang berbunyi

Untuk sahnya suatu perjanjian diperlukan empat syarat :

• sepakat mereka yang mengikatkan dirinya;
• kecakapan untuk membuat suatu perikatan;
• suatu sebab tertentu;
• suatu sebab yang halal.

kecakapan untuk membuat suatu perikatan

Artikel ini berfokus lebih berat pada “kecakapan untuk membuat suatu perikatan“, langkah-langkah awal saya untuk membuat Naskah Kontrak sebelum di tanda tangani adalah sebagai berikut :

• Menuliskan Jenis Kontrak pada Awal dokumen, walaupun hal ini sudah bisa dilakukan sejak proses Penyusunan Rancangan Kontrak sebelum Proses Pemilihan Penyedia dimulai, tidak ada salahnya memastikan bahwa Jenis Kontrak sudah dituliskan! Pada contoh di gambar, saya menggunakan Jenis Kontrak : Kontrak Payung.

• Tuliskan Jenis Pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa, serupa dengan Jenis Kontrak yang sudah ditentukan sebelum proses pemilihan Penyedia, menuliskan Jenis Pengadaan ini krusial, Kontrak biasanya dibuat 2 (dua) rangkap yang salah satunya untuk Penyedia, menuliskan Jenis Pengadaan pada awal judul Kontrak akan meminimalisir kemungkinan salah input oleh Penyedia di SIKAP yang sifatnya Self Declare dan dikerjakan oleh Operator yang mungkin berbeda, supaya tidak terjadi salah input, karena di SIKAP saat ini Pekerjaan Pembangunan Turap bisa jadi di buat sebagai Pengadaan Jasa Lainnya atau malah pengadaan Barang karena operator dari Pelaku Usaha tidak tahu jenis Barang/Jasa yang sedang diperintahkan pimpinannya untuk input di SIKAP, menuliskan jenis Pengadaan di halaman Depan akan meminimalisir salah input ini dan berkontribusi semakin baiknya VMS SIKAP kita, untuk contoh pada gambar berikut saya menggunakan “Jasa Lainnya”

2. Jenis Pengadaan

• Selanjutnya ya tuliskan saja nama Penyedia, supaya etis saya gunakan nama yang random ya :

  
• kecakapan untuk membuat suatu perikatan dari Pihak Pertama (Pejabat Penandatangan Kontrak), saya gambarkan sebagai berikut :

Catatan saya atas gambar diatas adalah :

1. 1. Pastikan tanggal berkontrak sudah tepat dituliskan dengan ejaannya dan ditambahkan dalam kurung penulisan tanggal sebagaimana format penanggalan umumnya;
   2. Tuliskan Nama dari Pejabat Penandatangan Kontrak sesuai KTP, diikuti dengan jabatan dalam hal Penandatangan Kontrak ini sebagai Pelaku Pengadaan semestinya (bisa PA/KPA/PPK) dan diikuti dengan alamat kantor;
   3. Tuliskan Nama K/L/PD hingga Satuan Kerja/Unit Kerja;
   4. Berkaitan dengan keabsahan dan kecakapan Pejabat Penandatangan Kontrak, maka cantumkan setelah kalimat “berdasarkan keputusan”, yaitu Nama Jabatan Pejabat Penerbit SK Pejabat Penandatangan Kontrak, Nomor dan Tanggal SK, dan Judul SK;dan
   5. Pastikan Pejabat Penandatangan Kontrak sebagai “PIHAK PERTAMA”.

• kecakapan untuk membuat suatu perikatan dari Pihak Kedua (Penyedia), saya gambarkan sebagai berikut :

Catatan saya atas gambar diatas adalah :

1. 1. 1. Tuliskan Nama Penanggung Jawab Penyedia sesuai KTP;
      2. Cantumkan alamat Penanggung Jawab Penyedia sesuai KTP;
      3. Tuliskan Jabatan Penanggung-Jawab sesuai dokumen Legalitas Usaha;
      4. Tuliskan Nama Lengkap Sesuai Akta untuk Badan Usaha/Badan Hukum, dan bukan Brand/Merek dari sebutan Badan Usaha;
      5. Tuliskan Domisili Hukum Badan Usaha/Badan Hukum sesuai Dokumen Legalitas Usaha;
      6. Berkaitan dengan Kewenangan Bertindak, maka tuliskan kembali “Jabatan”
      7. Cari dan telusuri Pasal Kewenangan Jabatan dalam Badan Usaha tersebut dalam Akta/ADRT/Salinan RUPS/Dan Dokumen sejenis dari Notaris untuk memastikan Kecakapan Pejabat Wakil Perusahaan, misalkan Direktur Utama, maka sebutkan Pasal dan Dokumen yang mencantumkan bahwa Direktur Utama tersebut memang berhak melakukan tindakan membuat Perjanjian atas nama Badan Usaha tersebut;
      8. Cantumkan nomor dan tanggal dokumen dari Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Ditjen AHU) yang menerangkan bahwa secara legalitas seluruh dokumen legalitas beserta perubahannya tersebut sudah terdaftar di Ditjen AHU.

Kesimpulan

Corat-coret dan apa yang saya tuangkan dalam artikel ini memang masih sangat terbatas sekali, khususnya untuk format Berita Acara Finalisasi Naskah Dokumen Kontrak belum bisa saya share disini, namun pada dasarnya untuk tahap awal hal tersebut diatas masih sering disepelekan dan cenderung diabaikan, baru ketika bermasalah sebuah Kontrak hal tersebut diatas ditelusuri dan ternyata keliru dan memiliki dampak hukum yang tidak kita inginkan. Tulisan singkat diatas ini merupakan “bagian kecil” Kompetensi yang harusnya dimiliki oleh Pejabat Pembuat Komitmen, namun mengingat dalam Perpres 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah membuka peluang Pejabat Penandatangan Kontrak tidak hanya oleh PPK, maka tulisan sepele diatas mungkin perlu diperhatikan oleh para PA/KPA/PPK maupun Penyedia.

Semoga artikel ini bermanfaat, tetap semangat, tetap sehat, tetap berintegritas, dan salam Pengadaan!