Pengadaan dikecualikan dapat dilaksanakan pemilihan secara non-kompetisi maupun kompetisi, ketika dibuka peluang untuk melakukan pengadaan dikecualikan dengan kompetitif maka yang perlu diperhatikan adalah pengadaan dikecualikan di Indonesia berdasarkan PerLKPP 12/2018 yang komoditasnya berada pada kuadran Critical dimana merupakan titik temu antara biaya tinggi dan risiko tinggi. Dalam hal ini pemasok yang dapat diidentifikasi untuk melaksanakan pekerjaan adalah pada kemungkinan situasi dimana sulit ditemukan pemasok yang bersedia menawar.
Membentuk tim untuk melakukan seleksi dapat dilakukan dengan pra-kualifikasi terlebih dahulu, yang dilanjutkan dengan proses pemasukan penawaran, sasaran dalam melakukan pra-kualifikasi adalah memastikan pelaku usaha yang diundang untuk menegosiasikan dokumen pemilihan adalah untuk menggali pengalaman, pengetahuan, dan kemampuan berinovasi dari pelaku usaha dan menyeimbangkan dengan kebutuhan dari pihak yang berkontrak.
Pendekatan yang digunakan perlu dilakukan seluas mungkin dan menghadirkan tawaran solusi yang memuaskan. Hal ini dapat membuat kesulitan bila menempuh cara tender/seleksi konvensional, terutama dikaitkan dengan barang/jasa yang akan dihadirkan dan dalam kondisi pengadaan dikecualikan ini maka pendekatan dialog dibutuhkan, khususnya ketika identifikasi kebutuhan telah menghasilkan kriteria-kriteria yang termasuk dalam kategori critical dan pengadaan dikecualikan, hal ini dapat menghasilkan solusi potensial yang ditempatkan di permulaan.
Dialog kompetitif bersifat meluas namun dapat terukur, lalu kemudian juga prosedur dan pelaksanaannya seharusnya dilaksanakan secara adil, terbuka, dan transparan, dalam prakteknya maka semua pelaku usaha diperlakukan sama dan adil dan memiliki akses informasi pada waktu yang bersamaan.
Dalam Pengadaan dikecualikan yang menggunakan skema kompetisi, dialog digunakan untuk mencapai pemenuhan kebutuhan dan mendeteksi keberadaan inovasi, sehingga dalam pelaksanaannya minimal 3 pelaku usaha dilibatkan dalam proses dialog kompetitif. Dalam beberapa situasi bergantung dari komoditasnya hal ini terbukti sulit dilakukan karena biaya prosesnya relatif tinggi untuk menggali informasi sebanyak mungkin dalam proses dialog kompetitif.
Proses dialog kompetitif sesuai dalam hal pengadaan khusus berupa pengadaan dikecualikan dengan nilai pengadaan yang tinggi dan risiko kompleksitas yang tinggi. Misal dalam hal Transportasi Penerbangan untuk daerah terisolir, dengan panjang landasan yang terbatas, maka diundang beberapa maskapai penerbangan untuk membuka jalur penerbangan, penerbangan perintis pada dasarnya merupakan pasar yang tidak diminati untuk daerah-daerah otonomi baru, walau ada bandara namun penggunanya tidak selalu menghadirkan penumpang yang cukup, dalam hal ini proses pengadaan dikecualikan bersifat charter flight atau skema cost sharing dalam hal ini analisa yang diperlukan untuk disampaikan diawal untuk menghadirkan solusi potensial.
Bisa jadi maskapai yang diundang adalah 3 yang terbaik yang sudah di saring dengan prekualifikasi dan memiliki kesamaan pandangan dan dilanjutkan dengan proses dialog kompetitif, sehingga dapat dihasilkan jasa yang dibutuhkan, dan menghasilkan satu keputusan dari antara charter flight atau cost sharing. Dalam hal ini dialog kompetitif memberikan perhitungan yang terformulasi dan pengolahan data yang berjalan secara berkesinambungan sehingga dapat menghasilkan penyedia terbaik dari proses dialog kompetitif tersebut.
Dialog tidak dilarang, selama prinsip-prinsip terlaksana dengan baik, sebaiknya dilakukan bersamaan antara 3 pelaku usaha yang bersamaan dan hasilnya segera dilaksanakan dan diumumkan bersamaan. Praktik ini tentunya membutuhkan banyak fleksibilitas dan keputusan yang diambil biasanya dapat memberikan banyak kemungkinan inovasi sehingga perlu tim yang kuat dalam melaksanakan dialog kompetitif.
Kendala dari pelaksanaan kegiatan dengan prosedur ini adalah :
- rumit dalam mengidentifikasi pengalaman yang sesuai, keterampilan, dan hal terkait lainnya yang perlu dilibatkan dalam proses dialog.
- terdapat kemungkinan pelaku usaha akan mencari peluang untuk mencari kompensasi beban operasional, seperti yang saya contohkan diatas kemungkinan berpeluang untuk memilih skema charter flight lebih mungkin dilakukan ketimbang cost sharing dalam hal ini disinilah pentingnya mencari lebih dari satu pelaku usaha untuk memberikan kompetisi sehingga akan ada pihak yang tidak memilih jalan termudah dan membuka peluang diperolehnya skema cost sharing.
- terdapat kemungkinan pelaku usaha akan meniadakan dialog, langsung memberikan pilihan yang tidak banyak, atau malah hanya menghadirkan satu solusi saja.
- dalam proses dialog kompetitif memerlukan waktu panjang, minimal sebulan hingga setahun.
- terdapat kemungkinan untuk sulit dalam menentukan mana penawaran dari pelaku usaha yang paling solutif, mengingat adanya perbedaan pendekatan yang digunakan oleh penyedia dapat berbeda satu sama lain, hal ini dikarenakan kriteria pengambilan keputusan sudah ditetapkan sejak awal proses, sebelum adanya saran dari solusi dari pelaku usaha diberikan, dengan demikian menyusun kriteria juga menjadi sebuah strategi.
Perlu diperhatikan bahwa dialog kompetitif dalam proses kompetisi untuk pengadaan dikecualikan ini perlu dipikirkan untuk pengadaan dikecualikan dengan kategori critical, kalau untuk bottleneck dapat dilakukan dengan non-kompetisi. Contoh diatas adalah jasa penerbangan perintis, namun tidak terbatas pada contoh yang saya sebutkan, identifikasi terlebih dahulu kebutuhannya.
Dialog kompetitif juga bisa dilakukan dalam hal pengadaan reguler, namun membutuhkan skill khusus yang kita tidak pahami, dalam hal ini barang/jasa bersifat routine namun didorong menjadi leverage, dalam hal ini dilakukan untuk mengundang seluruh pelaku usaha di bidang barang/jasa tersebut, kemudian ditanyakan satu persatu apa saja inovasi yang dapat dilakukan secara mayoritas, kemudian hasil dari penghimpunan informasi tersebut dituangkan sebagai spesifikasi lalu dikompetisikan dalam proses tender/seleksi, hal seperti ini juga tidak masalah, paragraf terakhir ini sebenarnya pendapat lain saya bahwa jangan sampai dialog kompetitif hanya dipandang sempit untuk Pengadaan Dikecualikan saja.
Dialog Kompetitif tidak dilarang selama dilaksanakan terbuka dan jujur dalam prosesnya, intinya tetap melaksanakan tujuan, kebijakan, prinsip, dan etika pengadaan. Di era seperti sekarang mengundang pelaku usaha mudah, bisa secara daring dan direkam sebagai dokumentasi.
Demikian yang dapat disampaikan, tetap semangat, tetap sehat, tetap jujur, dan salam pengadaan!