Dalam praktik Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, sering kali persoalan muncul bukan karena aturan tidak ada, tetapi karena aturan yang sudah jelas justru “ditafsirkan ulang” di meja keuangan.
Padahal, bentuk kontrak dalam pengadaan telah diatur secara eksplisit dalam Pasal 28 ayat (1) Peraturan Presiden tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Di sana ditegaskan bahwa bentuk kontrak terdiri atas:
a. bukti pembelian/pembayaran;
b. kuitansi;
c. surat perintah kerja;
d. surat perjanjian; dan
e. surat/bukti pesanan.
Artinya, negara sudah menetapkan secara limitatif bentuk-bentuk kontrak yang sah dalam rezim pengadaan. Ini bukan daftar yang boleh ditambah sesuai preferensi administratif masing-masing pihak.
Kontrak Pengadaan ≠ Selera Dokumen Keuangan
Perlu dipahami secara sistematis:
bentuk kontrak adalah bagian dari sistem pengadaan. Ia lahir dari logika proses pemilihan penyedia dan karakteristik kebutuhannya.
Karena itu, ketika dokumen tersebut masuk ke tahap pertanggungjawaban keuangan, tidak tepat apabila bentuknya diminta diubah tanpa dasar normatif yang jelas.
Regulasi pengadaan adalah lex specialis dalam konteks proses pemilihan dan pengikatan kontrak. Maka kewajaran administratif dalam proses pembayaran harus mengikuti desain pengadaan yang sudah ditetapkan dalam peraturan tersebut.
Studi Kasus: Belanja Baterai Rp75.000
Ambil contoh konkret.
Satuan kerja melakukan pembelian baterai senilai Rp75.000.
Secara hukum pengadaan, bentuk kontrak yang dapat digunakan adalah:
-
Bukti pembelian/pembayaran, berdasarkan Pasal 28 ayat (2):
Digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa Lainnya dengan nilai paling banyak Rp10.000.000,00.
atau
-
Surat/Bukti Pesanan, berdasarkan Pasal 28 ayat (6):
Digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa melalui E-Purchasing.
Karakter belanja baterai yang sederhana, bernilai kecil, dan tidak memerlukan konstruksi kontrak kompleks, secara normatif memang ditempatkan pada bentuk yang sederhana pula.
Maka tidak tepat apabila kemudian pihak bendahara atau pengelola keuangan meminta agar transaksi tersebut dituangkan dalam bentuk kontrak lain, misalnya surat perjanjian, hanya karena dianggap “lebih aman”.
Aman menurut siapa?
Kalau aman menurut regulasi, maka acuannya adalah Perpres. Bukan kebiasaan internal.
Bentuk Kontrak Berpengaruh pada Metode Pemilihan
Hal yang sering luput dipahami adalah bahwa bentuk kontrak tidak berdiri sendiri.
Ia berkaitan langsung dengan:
-
metode pemilihan penyedia;
-
nilai pengadaan;
-
cara pengikatan (langsung atau melalui E-Purchasing);
-
serta kompleksitas pekerjaan.
Contoh sederhana:
-
Jika melalui E-Purchasing, maka konsekuensi hukumnya adalah menggunakan Surat/Bukti Pesanan.
-
Jika nilai kecil dan dilakukan pembelian langsung, maka Bukti Pembelian sudah memadai secara hukum.
Artinya, ketika bentuk kontrak berubah, seharusnya metode pemilihannya pun berubah. Dan itu tentu berdampak pada seluruh rangkaian dokumen pemilihan.
Karena itu, perubahan bentuk kontrak bukan perkara administratif ringan. Ia menyentuh desain proses pengadaan secara keseluruhan.
Prinsip Kewajaran Administratif
Pengadaan dirancang dengan prinsip efisiensi, efektif, proporsional, dan akuntabel.
Meminta pembelian baterai Rp75.000 dibuat dalam bentuk surat perjanjian yang kompleks justru bertentangan dengan asas proporsionalitas. Biaya administrasi bisa lebih besar daripada nilai barangnya.
Regulasi sudah menyediakan spektrum bentuk kontrak, dari yang paling sederhana hingga yang paling kompleks.
Tugas kita bukan menambah bentuk baru, melainkan menggunakan yang sudah diatur sesuai karakter kebutuhannya.
Penutup
Dalam pengadaan, ketertiban administrasi bukan berarti memperbanyak dokumen.
Ketertiban administrasi berarti menempatkan setiap dokumen sesuai desain hukumnya.
Bentuk kontrak sudah diatur secara limitatif dalam Pasal 28.
Selama pelaku pengadaan menggunakan bentuk tersebut sesuai nilai dan metode pemilihannya, maka proses keuangan seharusnya mengikuti, bukan mengoreksi tanpa dasar normatif.
Pengadaan bukan soal selera dokumen.
Ia soal kepatuhan pada sistem yang sudah dirancang oleh negara.
Demikian.
