Apakah Surat Pesanan termasuk Rancangan Kontrak yang perlu ditetapkan?

Pengantar

Berdasarkan Pasal 11 ayat (1) huruf c disebutkan salah satu tugas PPK adalah “Menetapkan Rancangan Kontrak”, pasal 28 menyebutkan bahwa Bentuk Kontrak terdiri atas :

• bukti pembelian/pembayaran
• kuitansi
• Surat Perintah Kerja (SPK)
• Surat Perjanjian; dan
• Surat Pesanan

Sebagaimana judul artikel, Apakah Surat Pesanan termasuk Rancangan Kontrak yang perlu ditetapkan? maka kita akan membahas khusus mengenai penetapan Rancangan Kontrak Surat Pesanan.

Surat Pesanan

merupakan salah satu dokumen “Bentuk Kontrak” yang pada Pasal 28 ayat (6) disebutkan untuk dilakukan Pengadaan Barang/Jasa melalui E-Purchasing atau Pembelian melalui Toko Daring, sebagai salah satu bentuk Kontrak, maka Surat Pesanan rancangan kontraknya dapat ditetapkan oleh pihak yang bertugas, yaitu PPK.

Lho? E-Purchasing kan simpel, Surat Pesanan kan tinggal isi?

Bila belanjanya kecil-kecilan saya sepakat, namun untuk Surat Pesanan barang dengan nilai relatif besar, menurut saya perlu dilakukan Penetapan Rancangan Kontrak yang komplit untuk memitigasi risiko, walaupun Katalog itu isinya Penyedia yang sudah di tender/negosiasi oleh Kelompok Kerja Pemilihan Katalog, namun tetap saja Penyedia ya Penyedia, sebagus apapun bila Dokumen Kontraknya bermasalah maka risiko dan potensi sengketa/perselisihan dapat terjadi.

Aspek Kritis yang perlu ditelaah

Walaupun bentuk Surat Pesanan sudah ada baku nya dari aplikasi Katalog Elektronik, menurut saya masih perlu ditambahkan beberapa ketentuan, saya pribadi mencoba menjelaskan dari beberapa aspek yang saya susun dengan rancangan kontrak Surat Pesanan untuk pengadaan Kendaraan Dinas yang terdapat dalam Katalog, yaitu :

• Memberikan catatan atau petunjuk pengisian dari : kode transaksi e-Purchasing, nomor kontrak, tanggal kontrak, nama penyedia, alamat penyedia, nomor kontrak katalog nasional, nama pihak yang cakap, dokumen referensi kecakapan pihak mewakili, uraian terbilang, dst. Tujuan pemberian kolom ini untuk memudahkan pengisian agar tidak ada yang terlewatkan. Biasanya saya menggunakan fitur Komentar dari Microsoft Word untuk menandai penunjuk ini sebagaimana digambar berikut :
• Cantumkan Daftar Pemesanan Barang sama persis dengan Spesifikasi yang telah ditetapkan
• Cantumkan Rencana Tanggal Serah Terima
• Bila E-Purchasing dilaksanakan sebelum DPA keluar (masih berupa RKA),saya biasanya menambahkan ketentuan :
  • • Pembayaran sebagaimana dimaksud dalam kontrak ini memiliki batas kadaluwarsa penagihan selama 5 (lima) tahun.
    • Dalam hal anggaran tidak dapat direalisasikan dikarenakan bukan kesalahan penyedia, maka Pemerintah Kab. …………………. berkewajiban memenuhi kewajiban pembayaran dan memastikan ketersediaan anggaran
  • Ketentuan diatas saya masukkan dalam bagian Syarat dan Ketentuan, bagian hak penyedia dimana saya tambahkan sebagai ketentuan angka 2 dan angka 3
• Pada Bagian Hak Penyedia saya menambahkan ketentuan :
• memberikan layanan wajib berupa pengurusan :
  • Buku Pemilik Kendaraan Bermotor seluruh Kendaraan
  • Surat Tanda Nomor Kendaraan seluruh Kendaraan
  • Tanda Nomor Kendaraan Bermotor seluruh Kendaraan
• Kemudian dalam Hak PPK saya tambahkan ketentuan rinci terkait layanan purna jual dengan mencantumkan isian durasi pelayanan dan cakupan pelayanan purna jual
• Saya menambahkan Jenis Kontrak yang digunakan dalam Kontrak ini baik Lumsum atau Harga Satuan, silahkan dipertimbangkan, saya biasanya mempertimbangkan menggunakan Lumsum, mengapa? karena proses transaksi dilakukan dengan Katalog secara E-Purchasing, artinya penyedia sudah memastikan ketersediaan barang nya, dan sudah wajib memenuhi keseluruhan pekerjaan.
• Berkaitan dengan ketentuan penggantian barang/pemeriksaan barang, kalau format yang anda temui masih mengandung keberadaan PPHP yang memeriksa barang maka hilangkan kalimat berikut : “melalui Pejabat/Panitia Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP) ” karena tidak ada lagi PPHP yang memeriksa pekerjaan di era Perpres 16/2018.
•  Pada Bagian Perpajakan saya tambahkan kalimat “Semua pengeluaran perpajakan ini dianggap telah termasuk dalam harga SP, termasuk pada biaya pengeluaran surat kepemilikan atas nama Pemerintah ……………………. dan Tanda Nomor Kendaraan Pemerintah (Merah).”
• Tambahkan klausula dalam Pembayaran bagaimana kondisi penerimaan barang, sesuaikan dengan Lembaga/Pemda terkait yang mengeluarkan Kepemilikan Kendaraan, bila tidak dapat diyakini ketepatan akurasi nya dengan waktu yang terlalu lama, maka cantumkan ketentuan :
  • Barang dapat diterima setelah terdapat faktur sementara yang menunjukkan bahwa barang yang diserahkan adalah milik Pemerintah Kabupaten Kutai Barat, Surat-Surat yang masih dalam proses tetap menjadi kewajiban dalam hal pada saat barang sudah diserahterimakan masih berlangsung proses pengurusan surat pada Lembaga/Pemerintah Daerah terkait, dalam hal ini proses pembayaran kepada Penyedia tidak menghilangkan kewajiban Penyedia untuk menyelesaikan proses Surat Kepemilikan berupa :

• • • Buku Pemilik Kendaraan Bermotor seluruh Kendaraan
    • Surat Tanda Nomor Kendaraan seluruh Kendaraan
    • Tanda Nomor Kendaraan Bermotor seluruh Kendaraan
  • Ketiga Surat dan / atau BUkti Kepemilikan diatas bukan bagian dari pabrikan, sehingga tidak menjadi masalah untuk dipisahkan, sebab keterlambatan untuk rilis dokumen kepemilikan tersebut dalam hal tidak dapat diukur berdasarkan regional anda waktunya, bukan menjadi kesalahan penyedia, hanya saja cantumkan klausula diatas dan pastikan tertulis “tidak menghilangkan kewajiban penyedia”

• Bagian Denda Keterlambatan jangan lupa di detilkan! Saya lebih suka untuk menuliskan rincian pekerjaan yang dikenakan denda secara rinci. Contoh :
  • Penyedia yang terlambat menyelesaikan pekerjaan dalam jangka waktu sebagaimana ditetapkan dalam SP ini karena kesalahan Penyedia, dikenakan denda keterlambatan sebesar 1/1000 (satu perseribu) dari sebagian total harga sebagaimana tercantum dalam SP ini untuk setiap hari keterlambatan.Sebagian total harga yang dimaksud disini adalah :
    • Untuk Keterlambatan setiap unit Toyota Hilux 2.4G (4X4) M/T DIESEL Double Cabin
    • Untuk Keterlambatan setiap unit All New Rush 1.5 S A/T TRD (TRD Sportivo A/T)

    Sebagian total harga yang menjadi dasar penetapan denda keterlambatan adalah sebelum nilai harga sebelum dikenakan pajak.

• Ketentuan Penyelesaian Perselisihan, seperti biasa saya memilih LPS LKPP (boleh memilih yang lain).
• Buatlah dokumen Pengesahan Rancangan Kontrak yang merangkum apa yang telah dituangkan, contoh :
  • 
  • Bernomor resmi, ditandatangani resmi, dan dijaga keutuhannya!
• Kapan diserahkan? saat transaksi elektronik, kirimkan rancangan kontrak lewat alamat email dari penyedia katalog, cantumkan pesan bahwa mohon pelajari dokumen rancangan kontrak. Capture bukti pengiriman dan dan masukkan dalam proses plaporan transaksi e-Purchasing beserta rangkaian negosiasi.

Kesimpulan

dalam finalisasi dokumen “rancangan kontrak” untuk jenis Surat Pesanan, proses perancangan kontrak ini untuk memastikan ketentuan kritis yang ada dalam rancangan kontrak memang sudah sesuai dengan risiko yang akan dimitigasi berkaitan dengan pekerjaan. Pada Prinsipnya kehati-hatian dari PPK dalam proses Perancangan Kontrak akan memperkecil dan mempermudah PPK untuk menghindari selisih paham dengan Penyedia pada saat pelaksanaan kontrak.

Demikian yang dapat disampaikan, tetap semangat, tetap sehat, dan salam pengadaan!

Artikel terkait Kontrak :

• • Kompetensi dalam menyusun Rancangan Kontrak, cara Menetapkan Rancangan Kontrak, beserta Contoh Penetapan Rancangan Kontrak

  • Jaminan Pemeliharaan pada Pengadaan Barang

  • Pengenaan Denda

  • Contoh Dokumen Serah Terima Hasil Pekerjaan Pelaksanaan Kegiatan PPK kepada PA/KPA

  • Mengelola Risiko Kontrak #1 Contoh Dokumen Manajemen Risiko Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

  • Pengendalian Kontrak untuk Pengadaan dengan Katalog Elektronik

  • Pembayaran Prestasi Pekerjaan

  • Kontrak Waktu Penugasan

  • Kontrak Pengadaan Publik

  • Manfaat Register Kontrak

  • Mengapa kontrak pengadaan dilakukan tertulis

  • Wanprestasi pada Hukum Perdata

  • Ahli Pengadaan apakah juga Ahli Hukum?

  • Pembelian dalam jumlah besar melalui kontrak yang memperoleh bonus, Termasuk Gratifikasi Tipikor?

  • Pencarian Kebenaran dalam berkontrak, menetapkan kriteria dan Proses Pencarian Kebenaran dalam Penyelesaian Masalah kontrak

  • Perjanjian Bersyarat Pada Surat Perjanjian Sewa Peralatan pada Proses Tender Pekerjaan Konstruksi dan Urgensi Pada RMPK

  • Kontrak Payung sebagai salah satu solusi

  • Sengketa Kontrak berdasarkan Kitab Undang-Undang Hukum Perdata