Program Mutu pada Pekerjaan Jasa Konsultansi Konstruksi

Setelah Kontrak ditandatangani, paling lambat Pejabat Penandatanganan Kontrak menetapkan Surat Perintah Melaksanakan Pekerjaan (SPMK) 14 hari kerja yang salah satunya memuat tanggal dimulainya pekerjaan dan tanggal akhir kontrak selesai, pada pekerjaan pengadaan jasa konsultansi konstruksi tentu dalam kurun waktu 14 hari kerja tersebut ada banyak hal yang dibahas, dan hal tersebut merupakan sebuah dinamika yang wajar, mengingat pada Jasa Konsultansi Konstruksi teknis untuk melaksanakan pekerjaan diatur dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK), KAK ini sudah ditampilkan sejak proses pemilihan penyedia dan menjadi pedoman bagi para pelaku usaha untuk menawar dalam proses pemilihan penyedia.

Tentunya setelah Pemilihan Penyedia selesai dan ditetapkan pemenang yang berkontrak maka dibahaslah hal-hal yang berkaitan sebagai berikut :

1. informasi pekerjaan
2. organisasi kerja penyedia jasa konsultansi
3. Jadwal pelaksanaan pekerjaan
4. Metode Pelaksanaan Pekerjaan
5. Pengendalian Pekerjaan
6. Mekanisme Pelaporan Pekerjaan

Mengingat KAK dan Metodologi Kerja dalam Penyedia yang sifatnya masih tanggapan terhadap KAK pada proses pemilihan sifatnya hanya administratif, maka perlu dilakukan pendetilan penyamaan persepsi, pembahasan terhadap 6 hal diatas tersebut perlu kemudian ditetapkan sebagai dokumen Program Mutu.

Pasca ditandatangani Kontrak dan SPMK program mutu seharusnya sudah selesai dan ditandatangani oleh Pejabat Penandatangan Kontrak dan Penyedia, dokumen Program Mutu ini menjadi pedoman dalam pengendalian kontrak.

Substansi isi dari Program Mutu adalah sebagai berikut :

1. informasi pekerjaan : Informasi Pekerjaan yaitu penjelasan mengenai nama paket kegiatan, kode dan nomor kontrak, sumber dana, lokasi, lingkup pekerjaan, waktu pelaksanaan dan nama pengguna dan penyedia jasa konsultansi.
2. organisasi kerja penyedia jasa konsultansi : Struktur organisasi menggambarkan hubungan kerja antara penyedia jasa dan pengguna jasa, dan menjelaskan keterkaitan/alur instruksi dan koordinasi pihak-pihak dalam pelaksanaan kegiatan (internal penyedia jasa). Dilengkapi dengan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari tiap-tiap tenaga ahli agar jelas siapa berbuat apa dan menghindari terjadinya tumpang tindih (overlapping) kegiatan.
3. Jadwal pelaksanaan pekerjaan : Jadwal pelaksanaan pekerjaan berisi mengenai informasi terkait rentang waktu yang diperlukan untuk melaksanakan setiap tahapan kegiatan yang dimulai dari persiapan, implementasi, dan pelaporan. Informasi yang dimaksud mencakup jadwal peralatan dan jadwal penugasan personel inti dan personil pendukung.
4. Metode Pelaksanaan Pekerjaan : Metode Pelaksanaan yaitu gambaran umum tentang apa yang akan dikerjakan oleh penyedia jasa dan alur/tahapan proses pekerjaan yang meliputi paling kurang:
   1. penjelasan bagaimana pelaksanaan tiap tahapan pekerjaan (untuk tahapan penting)
   2.  input yang digunakan dalam setiap tahapan proses, beserta output yang dihasilkan; dan
   3. cek/kontrol yang dipergunakan untuk memastikan bahwa tahapan proses dapat diterima.
5. Pengendalian Pekerjaan : Pengendalian pekerjaan yang dilakukan oleh penyedia jasa untuk memastikan agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan perencanaan kegiatan dengan metode kerja, jadwal penugasan tenaga ahli, dan acuan/persyaratan yang digunakan. Dapat menggunakan alat bantu berupa checklist/daftar simak.
6. Mekanisme Pelaporan Pekerjaan :
   1. Dalam komponen laporan pekerjaan dijelaskan mengenai jadwal rencana penyerahan laporan pekerjaan beserta poin-poin yang akan disampaikan dalam laporan.
   2. Jenis-jenis laporan sesuai dengan persyaratan dalam dokumen kontrak, secara umum meliputi:
      1. Laporan Pendahuluan Berisi pemahaman terhadap apa yang diminta di dalam kontrak, dan rencana kerja/metode kerja untuk mencapai sasaran yang diharapkan dalam kontrak. Laporan ini diserahkan kepada pemberi tugas 1 (satu) bulan sejak SPMK. Laporan pendahuluan dibahas dengan direksi pekerjaan dan instansi lain yang terkait.
      2. Laporan Antara Laporan kegiatan konsultan selama paruh waktu, berisi pengumpulan data primer maupun sekunder, dan analisis sementara. Laporan ini diserahkan kepada pemberi tugas pada pertengahan waktu pelaksanaan kontrak.
      3. Draft Laporan Akhir Berisi laporan kegiatan konsultan secara menyeluruh mulai dari pengumpulan data, analisis, kesimpulan dan saran/masukan. Diserahkan kepada pemberi tugas satu bulan sebelum berakhirnya masa kontrak.
      4. Laporan Akhir Merupakan perbaikan/revisi dari draft laporan akhir yang telah dibahas denga direksi teknis dan instansi terkait lainya. Laporan ini diserahkan pada akhir kontrak.
      5. Produk Akhir Laporan produk akhir adalah produk akhir yang diminta pengguna jasa, misalnya pedoman, modul, gambar desain, BOQ, dll.

Salah satu format Program Mutu Jasa Konsultansi Konstruksi yang relevan dan dapat digunakan adalah sebagai berikut :

Download Format disini

Menyusun Program Mutu penting mengingat keterbatasan kita sebagai manusia memiliki ingatan terbatas, sebagai sebuah instrumen yang menjadi acuan dalam pengendalian kontrak, maka penyusunan program mutu hendaknya dituangkan dalam bentuk konkrit dokumen yang dapat dipegang dan menjadi pedoman bersama dalam melaksanakan kontrak dan menjadi sarana untuk menyatukan persepsi antara KAK yang disusun oleh Pejabat Penandatangan Kontrak dan Metodeologi Pelaksanaan Pekerjaan oleh Penyedia dalam proses penawaran sehingga dicapai satu persepsi yang sama untuk mencapai keluaran yang optimal atas hasil pelaksanaan kontrak.

Demikian penjelasan program mutu untuk jasa konsultansi konstruksi ini, semoga bermanfaat dan salam pengadaan!