Program Mutu dalam Pelaksanaan Kontrak, jangan (sering) dilupakan

Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah atau Perpres pengadaan atau Perpres Pebeje, atau Perpres PBJP, atau Perpres16/2018 atau apapun istilahnya, seringkali masih dipandang untuk proses pengadaan yang melalui tender/seleksi semata.

Padahal Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 mendorong Pelaksanaan Kontrak yang lebih baik, salah satunya ditonjolkan adalah pemenuhan nilai manfaat yang sebesar-besarnya atau jargon keren nya “value for money”.

Dengan pemenuhan nilai manfaat yang memiliki empasis sebesar-besarnya, maka yang dicari adalah manfaat dari pengadaan itu sendiri, sehingga yang diperlukan untuk dipikirkan dan tentunya dilaksanakan adalah setelah pengadaan selesai, barang/jasa yagn dihasilkan akan memberikan manfaat sebesar-besarnya bagi pengguna akhir dan menunjang keberhasilan capaian organisasi.

Berdasarkan pemikiran utama sebagai Big Idea dari Perpres 16/2018 ini maka dalam Peraturan LKPP nomor 9 tahun 2018 yang membahas tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa melalui penyedia terdapat “Program Mutu” dalam bagian Pelaksanaan Kontrak.

Pada Lampiran Halaman 99 PerLKPP9/2018 disebutkan dalam Bagian VII, pada tahap Pelaksanaan Kontrak secara ringkas dituliskan meliputi :

a. Penetapan SPPBJ

b. Penandatanganan Kontrak

c. Penyerahan Lokasi Kerja

d. Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)/Surat Perintah Pengiriman (SPP)

e. Pemberian Uang Muka

f. Penyusunan Program Mutu

g. Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak

h. Mobilisasi

i. Pemeriksaan Bersama

j. Pengendalian Kontrak

k. Inspeksi Pabrikasi

l. Pembayaran Prestasi Pekerjaan

m. Perubahan Kontrak

n. Penyesuaian Harga

o. Keadaan Kahar

p. Penghentian Kontrak atau Berakhirnya Kontrak

q. Pemutusan Kontrak

r. Pemberian Kesempatan

s. Denda dan Ganti Rugi

Pejabat Pembuat Komitmen sebagai penerima limpahan kewenangan dari Pengguna Anggaran/kuasa Pengguna Anggaran dalam proses PBJP di era Perpres16/2018 ini dituntut untuk menggunakan kompetensi dan pengetahuannya untuk mengendalikan kontrak, kalimat pengendalian kontrak ini menjadi rame di dengungkan berkali-kali, termasuk dalam beberapa kesempatan pelatihan-pelatihan terkait PBJP.

Namun apa yang dikendalikan dalam proses Pengendalian Kontrak?

Program Mutu adalah dasar dari pengendalian kontrak selain Kontrak itu sendiri.

Bagi rekan-rekan PPK yang berkutat dengan pekerjaan konstruksi, hal ini secara natural sudah otomatis dilakukan, Rencana Mutu Pekerjaan Konstruksi (RMPK) adalah hal yang bolak-balik dibahas dalam pengendalian kontrak, namun Program Mutu ini merupakan sebuah istilah yang jarang di dengar.

Program Mutu dalam pekerjaan konstruksi disebut sebagai RMPK, namun pada jenis pengadaan selain pekerjaan konstruksi maka RMPK ini disebut sebagai Program mutu.

Pada halaman 104 PerLKPP 9/2019 disebutkan bahwa :

Program mutu disusun oleh Penyedia sebelum rapat persiapan pelaksanaan Kontrak, yang paling sedikit berisi:

a. informasi mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan;

b. organisasi kerja Penyedia;

c. jadwal pelaksanaan pekerjaan;

d. prosedur pelaksanaan pekerjaan;

e. prosedur instruksi kerja; dan/atau

f. pelaksana kerja.

Program mutu disesuaikan dengan jenis barang/jasa, karakteristik dan kompleksitas pekerjaan.

Berdasarkan kutipan dari PerLKPP9/2018 diatas maka pada Pengadaan Barang/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya boleh memiliki “RMPK” sesuai karakteristik dan kompleksitas pekerjaan disesuaikan dengan jenis Barang/jasa nya.

Tentunya kalau anda beli minuman Es Kopi Creamy Latte untuk makan minum pelatihan dengan nilai total sejumlah Rp100.000 maka pembuatan program mutu menjadi sesuatu yang berlebihan alias overkill. Namun untuk pengadaan makan minum kegiatan skala besar dengan tamu sebanyak 10.000 orang dalam 2 hari penuh, tentunya memiliki tingkat kesulitan yang berbeda dengan demikian Program Mutu menjadi sebuah kebutuhan untuk memastikan keluaran program menjadi sesuai dengan kebutuhan dan menunjang pencapaian tujuan organisasi.

Berdasarkan contoh diatas, jenis pekerjaan yang sama, karakteristik yang sama, namun kompleksitas pekerjaan berbeda bisa menimbulkan kebutuhan penyusunan Program Mutu.

Sehingga janganlah kita berkutat dengan jenis pekerjaan semata lantas mengabaikan kebutuhan untuk menyusun Program mutu berdasarkan Penyedia yang berkontrak dengan PPK, dalam hal ini Program Mutu merupakan salah satu dokumen esensial untuk mengendalikan kontrak dari aspek manajerial disamping kontrak pengadaan barang/jasa itu sendiri.

Sehingga selaiknya PPK berdasarkan penilaian dan kompetensi nya hendaknya sejak dalam proses persiapan pemilihan dalam Spesifikasi Teknis/KAK Pekerjaan pengadaan Barang/Jasa Lainnya/jasa Konsultansi sudah setidaknya mempersiapkan rancangan/kerangka utama/panduan utama/general guidelines yang telah tercantum untuk mempermudah pelaku usaha mempertimbangkan dan membayangkan pelaksanaan kegiatan ini nantinya.

Semakin rinci hal-hal terkait teknis maka akan semakin baik penyedia memahami apa yang dibutuhkan dengan demikian maka program mutu yang disusun oleh penyedia akan semakin relevan dan memudahkan pengendalian kontrak, bila terdapat hal yang bertentangan maka silahkan meminta penyedia merevisi Program Mutunya dalam rapat persiapan pelaksanaan kontrak, pada tahapan ini lebih baik kita ribut dan berdiskusi sehat dengan penyedia di awal agar pelaksanaan kontrak dapat terkendali, dengan demikian sebagaimana yang disuarakan oleh judul maka Program Mutu dalam Pelaksanaan Kontrak, jangan (sering) dilupakan!

Tetap Semangat, Sehat Selalu, dan Salam Pengadaan!