Praktik Terbaik dari Pengendalian Kontrak

Pengendalian Kontrak adalah tugas dari Pejabat Pembuat Komitmen sebagaimana disebutkan dalam Pasal 11 ayat (1) huruf k Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.  Aspek yang dapat diidentifikasi dari manajemen kontrak yang baik adalah sebagai berikut :

1. Tahapan Perencanaan dan Tahapan Persiapan dilaksanakan dengan Baik, dimana penilaian dan identifikasi kebutuhan yang ada dan dilakukan sebaik mungkin telah menghasilkan spesifikasi teknis dan/atau performa tingkat layanan yang diperlukan dalam proses penyusunan Spesifikasi Teknis/KAK, sehingga proses pemilihan penyedia baik berupa tender atau seleksi dapat menghasilkan Penyedia yang tepat, ingat Aspek Tepat Penyedia juga merupakan salah satu Aspek Value For Money.
2. Manajemen dan Pengadministrasian Kontrak, dalam tata kelola pemerintahan yang efektif, maka seharusnya sudah terdapat langkah efektif yang dapat memastikan apa yang disepakati dan dibutuhkan terpenuhi. Performa dalam pelaksanaan kontrak perlu dipantau dan dikendalikan agar barang/jasa yang dibutuhkan dan menjadi unsur utama dari kontrak dapat diperoleh sesuai apa yang diharapkan.
3. Kontrak yang benar, kontrak adalah dasar hukum dan menjadi undang-undang bagi kedua belah pihak yang bersepakat, hal ini termasuk didalamnya bagaimana alokasi risiko dari kedua belah pihak, kualitas dan layanan yang dibutuhkan, mekanisme value for money ditinjau dari aspek kualitas, jumlah, waktu, biaya, dan lokasi yang disepakati bersama oleh Pemerintah dan Penyedia, kemudian juga prosedur komunikasi dan penyelesaian sengketa dan kewajiban kontraktual dari Pemerintah/Badan Usaha/Pelaku usaha. Hal ini tidak sekedar mengatur dan menggunakan syarat dan ketentuan yang bersifat standar namun perlu dirancang dengan baik dalam kebutuhan dari pekerjaan tersebut, untuk Kontrak Pemerintah di Indonesia, Rancangan Kontrak sifatnya non-negotiable dan ditetapkan sebelum proses pemilihan penyedia dilakukan, sehingga prinsipnya lebih mudah daripada kontrak bisnis antar bisnis dan bisnis lainnya.
4. Pengetahuan yang memadai. Hal ini penting mengingat mengelola kontrak harus dibekali dengan pengetahuan yang memadai terhadap proses bisnis yang lazim dan memahami dokumentasi kontrak didalamnya luar dan dalam. Hal ini adalah sesuatu yang esensial dalam mengidentifikasi dan memahami apa saja permasalahan yang akan timbul maupun peluang positif selama berlakunya kontrak.
5. Kolaborasi dan manajemen hubungan yang baik. Karena Kontrak bersifat konsensus atau kesepakatan kedua belah pihak maka keberhasilan kontrak sangat bergantung pada saling percaya dan saling kesepemahaman, keterbukaan, dan komunikasi yang baik. Hal ini menjadi penting dan diperlukan untuk pemenuhan kesepakatan kontrak sebagai hukum undang-undang antara kedua belah pihak sesuai dengan syarat dan ketentuan yang disepakati sebelumnya.
6. Perbaikan Berkelanjutan. Keberalnjutan dari sisi harga, kualitas, atau jasa yang perlu diperoleh dan dicari, dimana memungkinkan di buat dan dituliskan dalam ketentuan kontrak dan apa saja yang dapat diberikan berkait dengan kompensasi yang dapat diberikan dalam situasi tertentu.
7. Keterampilan Hubungan Antar Manusia dan Keberlanjutan Komunikasi. Biasakan dalam berkontrak jangan hanya sekedar tanda tangan dan pasif menunggu penyedia saja, Pemerintah dalam hal ini Pejabat Penandatangan  Kontrak mampu memiliki kemampuan interpersonal dan kemampuan manajemen untuk mengelola hubungan yang baik pada berbagai jenjang tingkatan organisasi. Aturan yang jelas dan tanggung jawab yang tegas akan perlu di definisikan dengan baik dan tidak boleh melampaui kewenangan (yang menjadi fungsi dari SK). Keberlanjutan dari personil kunci harus dipastikan sejauh dan seprediktif mungkin. Seorang Pengelola Kontrak bersama timnya harus mendesain sejak dini dari keseluruhan proses pengadaan.
8. Empati dan Pemahaman serta Itikad Baik, dimana kedua belah pihak mesti memahami kebutuhan dari masing-masing organisasi baik dari sisi sasaran dan kepentingan satu sama lain. Dengan demikian Pemerintah selaku Pihak Pelanggan harus memiliki sasaran jelas berkaitan dengan pelayanan publik, dipasangkan dengan pemahaman yang jelas apa yang akan menjadi kontribusi dari sebuah kontrak tersebut terhadap capaian sasaran pemerintah tersebut. Kemudian Penyedia juga harus dapat melaksanakan sasaran mereka khususnya dalam proses pelaksanaan kontrak untuk memperoleh profit yang masuk akal.
9. Fleksibilitas. Pengelolaan dan Pengendalian Kontrak  membutuhkan fleksibilitas dan kelenturan dari kedua belah pihak dan niat baik untuk menyesuaikan ketentuan dari kontrak dalam lingkupan yang memang dibatasi oleh Peraturan Perundangan yang berlaku, selama tidak ada kerugian negara pasti ada solusi disana, selama tidak ada niat jahat maka akan selalu ada penyelesaiannya, kemudian kita tidak bisa menganggap bahwa lingkungan ini seperti laboratorium simulasi yang seluruh aspek dapat dikendalikan, dunia selalu dan senantiasa berubah secara dinamis, sehingga masalah yang muncul dan timbul dapat diadaptasikan dalam kontrak dan prestasi dapat dihargai sebagaimana mestinya dalam cakupan sistem jenis kontrak yang dipilih dan tidak menimbulkan hal yang merugikan keuangan negara.
10. Perubahan Tata Kelola. Masih berkaitan dengan fleksibilitas, kontrak seharusnya memiliki kapabilitas untuk dirubah dalam lingkup ketentuan, syarat, kebutuhan, dan ruang lingkup, dan hubungan antar kedua belah pihak dan peraturan yang berlaku harus memiliki landasan yang kuat untuk merubah tata kelola pemberlakuan kontrak dengan alasan yang kuat dan cukup fleksibel untuk memfasilitasi, selama memang tidak ada niat jahat untuk menghasilkan kerugian negara namun bersifat sebatas adaptif dan profesional karena ada hal yang tidak dapat dipenuhi.
11. Proaktif. Manajemen Kontrak yang baik bukanlah sesuatu yang reaktif dan pasif, namun memnyasar kepada antisipasi dan responsif terhadap proses bisnis dan kebutuhan di masa mendatang.
12. Profesional. Berikan Hak atas prestasi, dan berikan Sanksi atas Kewajiban yang tidak terpenuhi. Ingat Kontrak yang baik dikelola dengan profesional dan tidak boleh ada niat jahat, tidak boleh ada niat menimbulkan kerugian negara, dan tidak boleh ada tindakan yang mewujudkan niat jahat dan kerugian negara tersebut, pertimbangkan asas manfaat dalam berkontrak untuk pengambilan keputusan secara profesional.

Demikian disampaikan, tetap semangat, tetap sehat, tetap berintegritas, dan salam pengadaan!