Perencanaan Pengadaan khususnya Budgeting jangan Ngepres

Pengantar

Pasal 18 ayat (1) Perpres 16 tahun 2018 menjelaskan proses Pengadaan Barang Jasa, khususnya tahap Perencanaan Pengadaan menyebutkan terdiri atas :

• Identifikasi Kebutuhan
• Penetapan Barang/Jasa
• Cara Pengadaan
• Jadwal
• Anggaran

Anggaran dihasilkan dari proses penganggaran / budgetting dalam hal ini perlu diperhitungkan berdasarkan Identifikasi Kebutuhan yang dilakukan sebelumnya.

Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam Budgetting

Jangan sampai terjadi kelebihan belanja anggaran, yang diakibatkan :

• kenaikan biaya/harga
• delivery barang yang ternyata lebih cepat sehingga memerlukan biaya antisipasi

Namun disisi lain Pelaku Pengadaan sisi Pemerintah juga perlu mengantisipasi serapan anggaran yang terlambat karena :

• efisiensi yang tidak terantisipasi alias terlalu berhati-hati untuk mengeluarkan biaya/harga yang seharusnya dibayarkan untuk percepatan;
• keterlambatan dari jadwal;

Penting bagi kita, para pelaku pengadaan untuk membedakan kedua permasalahan diatas. Selain kedua hal diatas juga ada beberapa hal yang perlu diperhatikan.

Hal yang perlu diperhatikan sebagai beban biaya berpengaruh pada Budgetting

Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :

• Keakuratan terhadap perencanaan semula dari pengadaan barang/jasa
• Keakuratan terhadap perkiraan peramalan harga/biaya semula dan proyeksi dengan kenyataan
• Kemungkinan terhadap situasi kunci, seperti beban tingkat bunga dan keberadaan pasokan material komoditas.
• Kewajiban dari Penyedia untuk mematuhi biaya harian aktifitas yang fluktuatif sesuai perkiraan.
• Variasi terduga maupun tidak terduga terkait pembiayaan dan penagihan yang diklaim.
• Perselisihan antara pemasok dengan penyedia.
• Revisi dari spesifikasi/KAK.
• Keadaan kahar dan permasalahan yang tidak diduga seperti cuaca, keadaan tanah, dsb.
• Pembayaran dan kemajuan pekerjaan.
• Insentif terkait pekerjaan yang selesai lebih awal (bila dimungkinkan), atau dampak dari pembayaran kontrak konsultan pengawas yang lebih awal karena fisik selesai lebih awal jangan sampai dibayarkan sesuai kontrak melainkan berdasarkan finalisasi kontrak sesuai waktu penugasan.
• Waktu kadaluwarsa HPS dan kadaluwarsa proyeksi biaya/harga.
• Waktu tunggu karena pemesanan dan pengiriman barang/jasa.

Pembahasan

Dalam hal perlu dilakukan penilaian apakah pengadaan barang/jasa sedang dalam jalur yang benar maka diperlukan tidak hanya seberapa banyak bagian dan isi kontrak yang telah diselesaikan, namun seberapa banyak dana yang dikeluarkan untuk memastikan apakah anggaran tersebut sudah dikeluarkan secara berlebihan atau malah belum mencapai pengeluaran semestinya dengan progress pekerjaan.

Pengeluaran biaya yang belum / serapan yang terlambat dibandingkan progressnya dapat terjadi dalam berbagai tahapan pengadaan barang/jasa di pelaksanaan. Hal ini mengindikasikan efektifitas kemampuan belanja atau adanya penundaan dalam proses pengadaan. Serupa dengan hal ini kelebihan pembayaran dapat mengindikasikan bahwa pengadaan lebih cepat dari apa yang diantisipasi, hal ini perlu dipastikan bahwa kecepatan tersebut karena progress pekerjaan yang dilaksanakan dengan responsif dan bukan karena pembayaran yang berlebihan yang berakibat kelebihan biaya yang direncanakan.

Selain itu terdapat hal yang mungkin tidak terantisipasi, dengan demikian perencanaan, persiapan, dan pelaksanaan yang merupakan tahapan pekerjaan dari Pengadaan barang/jasa harus dikendalikan seoptimal mungkin. Dengan demikian anggaran sudah harus dapat mencakup dari berbagai kemungkinan dan bukan dianggarkan se-irit mungkin alias nge-pres, namun ketersediaan anggaran ini tetap harus dikendalikan dengan baik juga.

Demikian disampaikan, tetap semangat, tetap sehat, tetap berintegritas, dan salam pengadaan!