Pengendalian Kontrak untuk Pengadaan dengan Katalog Elektronik

Pendahuluan

Pasal 28 ayat (1) Perpres 16 tahun 2018 menyebutkan bahwa “Bentuk Kontrak” meliputi :

• bukti pembelian/pembayaran
• kuitansi
• Surat Perintah Kerja (SPK);
• Surat Perjanjian; dan
• Surat Pesanan

Pada Pasal 28 ayat (6) Surat Pesanan digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa melalui E-Purchasing atau pembelian melalui Toko Daring

Dengan demikian Surat Pesanan yang merupakan Bentuk Kontrak dari E-Purchasing atau Toko Daring tetap memerlukan pengendalian Kontrak oleh PPK.

Pengendalian Kontrak

Pengendalian Kontrak oleh Pejabat Pembuat Komitmen merupakan salah satu tugas yang dimiliki PPK sebagaimana di-gariskan dalam Pasal 11 ayat (1) huruf k. Pengendalian Kontrak disini seperti apa sih? apakah kontrak nya di pasangin roda dan driving wheel (setir… halah :D) terus dikendalikan?

Pengendalian Kontrak dijelaskan dalam Lampiran Peraturan LKPP Nomor 9 tahun 2018 pada bagian 7.10 halaman 106 (kalau anda membuka PDF berada di halaman ke-111). Bahasa yang digunakan dalam penjelasan Pengendalian Kontrak mengimplikasikan bahwa Pengendalian Kontrak tersebut dilakukan hanya untuk Pekerjaan Konstruksi, indikasi ini tentunya keliru karena dalam PerLKPP 9/2018 Pada Bagian VII tersebut tidak membatasi hanya pada Pekerjaan Konstruksi lho……

Artinya? seluruh Pengadaan baik itu Barang, Jasa Lainnya, Jasa Konsultansi, maupun Pekerjaan Konstruksi, memerlukan Pengendalian Kontrak, termasuk juga Pengadaan dengan Cara Swakelola, toh definisi Kontrak itu sendiri di Perpres 16 tahun 2018 menyebutkan bahwa perikatan kontrak dilakukan tidak dengan hanya Penyedia saja, melainkan juga dengan Penyelenggara Swakelola.

Bagaimana cara pengendalian Kontrak? ya kendalikan berdasarkan Program Mutu yang disepakati, bagaimana dengan pekerjaan sederhana yang sifatnya hanya delivery? ya kendalikan Kontraknya berdasarkan jadwal yang tertulis di Kontrak yang telah disepakati.

Sulit? tidak sulit sebenarnya, mengendalikan Kontrak di Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebenarnya sudah kita lakukan untuk kegiatan sehari-hari.

Pengendalian Kontrak di Kehidupan Sehari-Hari

Pada dasarnya Perikatan itu adalah apa yang diucapkan sebagai janji untuk dipenuhi (ini kesimpulan pribadi, tentu akan berbeda dengan pakar hukum), misalkan saya memberikan janji uang bulanan ke Istri saya sebesar Rp20.000.000, jatah tersebut untuk satu bulan, dibayarkan secara bertahap untuk dipenuhi dalam waktu satu bulan.

Karena disepakati bertahap maka pengendalian dilakukan oleh Istri saya, ketika saya telat transfer dalam tahapan pertama, yaitu mentransfer 5 juta di minggu-1 maka Istri saya memberikan Warning alias surat peringatan, tentu saja ketika penyimpangan terjadi 1-2 hari masih dimaklumi sehingga tidak terjadi pertikaian sengit, yang menjadi masalah adalah ketika saya lalai hingga minggu ke-3 seharusnya sudah menyerahkan 15juta, tapi tidak kunjung serahkan, apalagi hingga lewat bulan tidak pernah serahkan sepeserpun, sudah pasti keadaan tidak kondusif.

Tentu saja Kontrak adalah kesepakatan kedua belah pihak, komunikasi berkelanjutan, karena akan ada kebutuhan terhadap hal yang dijanjikan tersebut, kebutuhan pemenuhan hak dan kewajiban ini menjadi penting untuk senantiasa dikomunikasikan, komunikasi inilah yang menjadi esensi pengendalian kontrak, ilmu manajemen dasar, bukan ilmu hukum.

Contoh Pengendalian Kontrak Berupa Surat Pesanan dari transaksi e-Purchasing melalui e-Katalog

Saya menjadi Pejabat Pembuat Komitmen non-Konstruksi, kebutuhan kontrak saya mayoritas terpenuhi karena katalog, Penyedia Katalog dalam proses pemilihannya telah dilakukan melalui tender atau negosiasi oleh Kelompok Kerja Katalog, namun serupa dengan Penyedia dari proses pemilihan penyedia lainnya, tetap perlu dilakukan Pengendalian Kontrak.

Kronologisnya begini :

• Penyedia mengirimkan barang 3 minggu sebelum masa berlaku kontrak berakhir;
• Barang memerlukan perakitan, dan penyedia mengirimkan tim nya di minggu berikutnya (sisa 2 minggu sebelum berakhir kontrak)
• Tim bekerja selama seminggu, di pertengahan ada barang yang rusak di proses pengiriman, pas saat ini tim saya melaporkan kepada saya kondisi tersebut
• Saya melaporkan kondisi tersebut pada PIC dari Penyedia secara lisan dan secara tertulis via Whatsapp agar dapat di respon, ini proses komunikasi natural
• Ingat, proses PBJP itu administratif, sehingga setelah semua barang terpasang, semua barang sudah saya dokumentasikan dalam Kertas Kerja Pemeriksaan (artikel nya ada disini : https://christiangamas.net/contoh-kertas-kerja-penerimaan-hasil-pengadaan-pada-pengadaan-barang/) KKP ini saya kirimkan sebagai lampiran dari Surat Permohonan Retur.
• Surat Permohonan Retur pertama menyampaikan bahwa ada Kewajiban Penyedia untuk mengganti barang hingga 100% sesuai kontrak baru diterbitkan BAST, walau sudah ada kontak via telepon dan whatsapp, ya tetap harus dibuat surat resminya.
• Penyedia menyanggupi, via lisan dan whatsapp, tidak mengirim surat balasan, ya itu terserah dia, saya tetap berkirim surat lagi.
• Surat Permohonan retur kedua menjelaskan kewajiban retur kembali, dan menjelaskan bahwa bila tidak dipenuhi akan denda perhari dengan angka 3000rupiah
• Hari ini respon dan pasang sesuai jadwal, kalau tidak dilakukan maka rencananya akan bersurat pemberian kesempatan, lengkap dengan pertimbangan teknis, durasi waktu, dan angka nominal denda harian.
• Hari ini barang datang, komplit! dituangkan dalam KKP kedua, KKP pertama dan KKP kedua dijadikan dasar untuk Berita Acara Pemeriksaan Hasil Pengadaan, dan dilanjutkan dengan Berita Acara Serah Terima.

Proses diatas adalah Pengendalian Kontrak secara kecil-kecilan, bila nilai denda harian nya saja hanya Rp3000an, maka bisa dipastikan nilai kontrak nya relatif kecil.

Poin penting nya nominal denda yang kecil bukan lantas mengabaikan hal remeh, tapi secara administrasi pengendalian kontrak harus di micromanagement seperti ini…. mau paket besar atau kecil, kecermatan merupakan sifat kerja profesional yang perlu dimiliki PPK….

Ending dari pengendalian kontrak saya diatas adalah kontrak saya selesai mendahului waktu berakhirnya masa pelaksanaan kontrak. Terlepas dari apabila saya mengirimkan atau tidak surat-surat tersebut diatas penyedia tetap mengirimkan barang pengganti dan tim instalasi secara tepat waktu sekalipun itu urusannya penyedia, yang penting saya sebagai PPK telah melakukan pengendalian kontrak.

Rencana Penanganan Risiko

Penanganan Risiko alias Risk Treatment merupakan bagian dari Mitigasi Risiko, pekerjaan dengan risiko kecil sekalipun tidak berarti lantas bebas risiko, pengendalian kontrak di dalamnya mencakup pengendalian risiko dengan rencana penanganan risiko di dalamnya lagi, seandainya pada menjelang berakhirnya kontrak barang belum datang juga, pada kasus diatas saya sudah merencanakan  akan bersurat pemberian kesempatan, lengkap dengan pertimbangan teknis, durasi waktu, dan simulasi angka nominal denda harian yang akan saya kirimkan dalam surat tersebut.

Kenapa kok saya memberikan perpanjangan waktu? karena dari 40 unit barang, hanya 1 barang bermasalah dan di retur, sepele, pasti bisa diselesaikan, kenapa hal sepele ini kok tetap harus di komunikasikan (walau hanya rencana dan tidak terlaksana), karena tugasnya PPK mengendalikan kontrak, jadi ya perlu dilaksanakan.

Penutup

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, itu tugas administrasi, termasuk Pengendalian Kontraknya, The Devil is in the detail…. makanya saya pribadi harus kerja detil seperti setan dalam hal kelengkapan administrasi.

The Devil is in the detail adalah sebuah idiom yang umum digunakan untuk hal yang simpel sederhana dan umumnya terabaikan akhirnya malah menjadi sumber masalah bagi kita di masa mendatang dan berakibat fatal, karena pengadaan di negara kita unik, sebagai satu-satunya negara yang dapat menggiring permasalahan administrasi menjadi tindak pidana korupsi, maka administrasi ini adalah “The Devil” yang perlu kita waspadai.

Adminstrasi jangan digampangkan, jangan disepelekan, bisa jadi hal-hal yang remeh-temeh ini yang akan menjadi masalah di kedepan hari, dan bila kita amanah untuk urusan kecil dan terbiasa, maka untuk kontrak dengan nilai yang besar akan terbebas dari masalah.

Demikian yang dapat disampaikan, tetap semangat, tetap sehat, dan salam pengadaan!