Dalam praktik pengadaan barang/jasa pemerintah, istilah konsolidasi sering kali dipahami secara sederhana sebagai upaya “mengumpulkan” atau “menggabungkan” kebutuhan dari beberapa unit kerja. Pemahaman ini tidak sepenuhnya keliru, tetapi jelas belum utuh.
Jika kita kembali pada rumusan normatifnya, Perpres Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Pasal 1 angka 51 secara tegas menyebutkan bahwa Konsolidasi Pengadaan Barang/Jasa adalah strategi pengadaan barang/jasa dengan menggabungkan kebutuhan barang/jasa untuk mendapatkan hasil yang efektif dan efisien. Kata kunci di dalam definisi ini bukan hanya menggabungkan kebutuhan, tetapi strategi serta hasil yang efektif dan efisien.
Di titik inilah konsolidasi seharusnya dibaca lebih dalam, bukan sekadar sebagai teknik administratif, melainkan sebagai instrumen manajerial dalam pengadaan.
Siapa yang Bertanggung Jawab atas Konsolidasi?
Peraturan secara jelas menempatkan konsolidasi bukan sebagai pekerjaan teknis semata. Tugas dan kewenangan pelaksanaan konsolidasi melekat pada para pemegang peran kunci dalam pengadaan, yaitu PA, KPA, PPK, dan/atau UKPBJ. Artinya, konsolidasi adalah keputusan strategis yang menuntut pemahaman menyeluruh atas kebutuhan organisasi, karakteristik pasar, serta implikasi anggaran dan kontrak.
Dengan konstruksi seperti ini, konsolidasi tidak dapat diserahkan hanya kepada satu fungsi atau satu orang. Ia menuntut koordinasi lintas peran, keselarasan perencanaan, dan keberanian mengambil keputusan yang berdampak pada skala pengadaan.
Tahapan Konsolidasi: Tidak Selalu di Hilir
Konsolidasi dalam pengadaan juga tidak dibatasi pada satu tahapan tertentu. Regulasi memberikan ruang bahwa konsolidasi dapat dilakukan pada tahap perencanaan, persiapan, dan/atau persiapan pemilihan penyedia. Fleksibilitas ini penting, karena kebutuhan organisasi dan konteks pengadaan tidak selalu seragam.
Namun justru di sinilah tantangannya. Semakin awal konsolidasi dirancang, semakin besar potensi nilai tambah yang bisa dihasilkan. Konsolidasi pada tahap perencanaan memungkinkan penataan kebutuhan yang lebih rasional, pengendalian spesifikasi, serta proyeksi volume yang lebih akurat. Sebaliknya, konsolidasi yang baru dipikirkan menjelang pemilihan penyedia sering kali bersifat reaktif dan kehilangan sebagian besar manfaat strategisnya.
Konsolidasi sebagai Strategi, Bukan Tujuan
Kesalahan yang kerap terjadi adalah menjadikan konsolidasi sebagai tujuan akhir: kebutuhan digabung, paket membesar, lalu dianggap selesai. Padahal, konsolidasi hanyalah alat. Ukurannya bukan pada besar kecilnya paket, tetapi pada apakah hasil pengadaannya benar-benar lebih efektif dan lebih efisien dibandingkan jika kebutuhan dipenuhi secara terpisah.
Efektif berarti barang/jasa yang diperoleh benar-benar mendukung kinerja organisasi dan pengguna akhirnya. Efisien berarti sumber daya—anggaran, waktu, dan energi organisasi—digunakan secara optimal. Jika konsolidasi justru menciptakan spesifikasi yang terlalu kaku, pasar yang menyempit, atau risiko kontrak yang lebih tinggi, maka secara strategis konsolidasi tersebut patut dipertanyakan.
Penutup
Konsolidasi pengadaan bukan sekadar soal menggabungkan kebutuhan. Ia adalah ruang pengambilan keputusan strategis yang menuntut kedewasaan manajerial, pemahaman regulasi, dan sensitivitas terhadap dinamika pasar. Tanpa itu, konsolidasi hanya akan menjadi aktivitas administratif yang kehilangan maknanya.
Dan di titik ini, pengadaan kembali mengingatkan kita pada esensinya:
Pengadaan publik bukan sekadar belanja, tetapi ruang kepemimpinan dan mitigasi risiko.
