Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 12 Tahun 2021 tentang Perubahan atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (PBJP) adalah salah satu peraturan pelaksana dari Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja. Perpres ini bertujuan untuk menyesuaikan pengaturan pengadaan barang/jasa pemerintah dengan kebutuhan kemudahan berusaha dan peningkatan kualitas layanan publik.
Salah satu pengaturan yang diubah dalam Perpres PBJP adalah mengenai fungsi layanan pengadaan secara elektronik. Pengadaan secara elektronik adalah proses pengadaan barang/jasa pemerintah yang dilakukan dengan menggunakan sistem informasi pengadaan barang/jasa pemerintah yang disebut Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE). SPSE adalah sistem informasi yang digunakan untuk mengelola seluruh proses pengadaan barang/jasa pemerintah secara online, mulai dari perencanaan, pengumuman, pendaftaran, penawaran, evaluasi, penentuan pemenang, hingga pelaksanaan kontrak.
Pasal 73 Perpres PBJP mengatur bahwa kementerian, lembaga, dan pemerintah daerah harus menyelenggarakan fungsi layanan pengadaan secara elektronik. Fungsi ini meliputi tiga hal, yaitu:
- Pengelolaan seluruh sistem informasi pengadaan barang/jasa dan infrastrukturnya. Ini berarti bahwa kementerian, lembaga, dan pemerintah daerah harus memastikan bahwa sistem informasi pengadaan barang/jasa yang digunakan, termasuk SPSE, berfungsi dengan baik, aman, dan terintegrasi dengan sistem informasi lain yang terkait, seperti Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP), Sistem Informasi Manajemen Kontrak (SIMK), dan Sistem Informasi Pelaporan dan Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa (SIPEPP).
- Pelaksanaan registrasi dan verifikasi pengguna seluruh sistem informasi pengadaan barang/jasa. Ini berarti bahwa kementerian, lembaga, dan pemerintah daerah harus melakukan pendaftaran dan pengecekan identitas dan kelayakan dari semua pihak yang terlibat dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, baik itu penyedia barang/jasa, pejabat pengadaan, atau pihak lain yang berkepentingan. Registrasi dan verifikasi ini bertujuan untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan, manipulasi, atau kecurangan dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah.
- Pengembangan sistem informasi yang dibutuhkan oleh pemangku kepentingan. Ini berarti bahwa kementerian, lembaga, dan pemerintah daerah harus melakukan inovasi dan perbaikan terhadap sistem informasi pengadaan barang/jasa yang ada, sesuai dengan kebutuhan dan permintaan dari para pemangku kepentingan, seperti penyedia barang/jasa, masyarakat, media, atau lembaga pengawas. Pengembangan sistem informasi ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas, efisiensi, dan transparansi dalam pengadaan barang/jasa pemerintah.
Pasal 73 Perpres PBJP juga mengatur bahwa Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) sebagai lembaga yang bertanggung jawab atas kebijakan dan regulasi pengadaan barang/jasa pemerintah, memiliki peran penting dalam fungsi layanan pengadaan secara elektronik. Peran LKPP meliputi dua hal, yaitu:
- Menetapkan standar layanan, kapasitas, dan keamanan informasi SPSE dan sistem pendukung. Ini berarti bahwa LKPP harus menjamin bahwa SPSE dan sistem informasi pengadaan barang/jasa lainnya memiliki kriteria dan kinerja yang sesuai dengan standar yang ditetapkan, baik itu mengenai ketersediaan, kecepatan, keandalan, atau keamanan data dan informasi yang diproses dalam sistem tersebut.
- Melakukan pembinaan dan pengawasan layanan pengadaan secara elektronik. Ini berarti bahwa LKPP harus memberikan bimbingan, bantuan, dan saran kepada kementerian, lembaga, dan pemerintah daerah dalam melaksanakan fungsi layanan pengadaan secara elektronik, serta melakukan pemantauan, evaluasi, dan penilaian terhadap kualitas dan hasil dari layanan tersebut.
Pasal 73 Perpres PBJP juga mengatur bahwa ketentuan lebih lanjut mengenai fungsi layanan pengadaan secara elektronik akan diatur dengan peraturan kepala lembaga, yaitu peraturan yang dikeluarkan oleh kepala LKPP sebagai pelaksana teknis dari Perpres PBJP.
Contoh penerapan PBJ menggunakan SPSE yang diselenggarakan LPSE :
Sebagai contoh, misalkan ada sebuah kementerian yang ingin melakukan pengadaan barang berupa komputer untuk keperluan kantor. Berikut adalah langkah-langkah yang harus dilakukan oleh kementerian tersebut dalam menggunakan fungsi layanan pengadaan secara elektronik:
- Mengakses SPSE melalui situs web https://spse.namakementerian.go.id/ dengan menggunakan akun yang telah terdaftar dan terverifikasi oleh penyelenggara LPSE.
- Membuat rencana pengadaan barang berupa komputer dengan mengisi data dan informasi yang diperlukan, seperti jenis, spesifikasi, jumlah, anggaran, jadwal, dan metode pengadaan barang tersebut. Data dan informasi ini akan terintegrasi dengan SIRUP yang merupakan sistem informasi yang digunakan untuk merencanakan pengadaan barang/jasa pemerintah secara nasional.
- Mengumumkan pengadaan barang berupa komputer melalui SPSE, sehingga dapat diakses oleh penyedia barang/jasa yang berminat untuk mengikuti proses pengadaan tersebut. Pengumuman ini juga akan terintegrasi dengan sistem informasi lain yang terkait, seperti Portal Pengadaan Nasional (PPN) yang merupakan situs web yang menyediakan informasi lengkap tentang pengadaan barang/jasa pemerintah di Indonesia.
- Menerima dan mengevaluasi penawaran dari penyedia barang/jasa yang mendaftar melalui SPSE, dengan menggunakan kriteria dan metode yang telah ditentukan sebelumnya. Penawaran ini akan disimpan dan diproses secara online dalam SPSE, sehingga dapat diakses dan ditinjau oleh pejabat pengadaan dan pihak lain yang berkepentingan.
- Menentukan pemenang pengadaan barang berupa komputer berdasarkan hasil evaluasi penawaran, dan mengumumkannya melalui SPSE.
- Melaksanakan kontrak pengadaan barang berupa komputer dengan pemenang yang telah ditetapkan, dan melakukan pembayaran, penerimaan, dan penilaian kinerja terhadap barang yang diserahkan oleh pemenang.
Dengan menggunakan fungsi layanan pengadaan secara elektronik, kementerian tersebut dapat melakukan pengadaan barang berupa komputer dengan lebih mudah, cepat, dan akurat, serta dapat meningkatkan transparansi, akuntabilitas, dan efektivitas dalam pengadaan barang/jasa pemerintah.