Cara Menyusun Harga Perkiraan Sendiri Jasa Kebersihan Berbasis Keluaran

Jasa Kebersihan

merupakan jasa yang diperlukan untuk memastikan gedung kantor kita bersih dan nyaman untuk menjadi tempat kerja sehari-hari, konon katanya “Bekerja itu Ibadah” maka tidaklah berlebihan bila kita menjadikan kantor sebagai tempat kerja kita untuk ekstra bersih.

Harga Perkiraan Sendiri

Dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Jasa Kebersihan dapat dilakukan dengan cara :

• Swakelola atau
• Penyedia

Pilihan menggunakan Penyedia bila tidak memprioritaskan pelaksanaan dengan menggunakan Sumber-daya miliknya sendiri untuk Jasa Kebersihan, maka salah satu cara yang dapat ditempuh adalah menggunakan jasa Pelaku Usaha sebagai Penyedia Jasa Lainnya.

Selain memerlukan spesifikasi tingkat layanan bagi penyedia dan merancang rancangan kontrak yang akan dilaksanakan nantinya, pada pengadaan Pemerintah juga diperlukan menyusun Harga Perkiraan Sendiri atau disingkat HPS yang berfungsi sebagai batas atas penawaran dalam proses pemilihan penyedia.

Potensi Permasalahan

Walau jarang terjadi , tapi terdapat permasalahan penyusunan HPS untuk Jasa Kebersihan dan/atau Jasa Lainnya yang berpedoman terhadap Upah Minimimum.

Ilustrasi potensi saya utarakan dengan hitungan sederhana sebagai berikut :

• Kebutuhan tenaga kerja :
  • diperlukan 10 orang tenaga kerja
  • UMR perorang lengkap asuransi/BPJS, THR adalah Rp4juta perorang total Rp40juta perbulan untuk 10 naker.
  • Total Rp 480juta pertahun
• Management Fee (Kebutuhan alat dan bahan kebersihan +Profit + Overhead cost ):
  • Kebutuhan alat dan bahan kebersihan yang telah diukur misalkan satu bulan Rp 5juta, maka dalam setahun Rp60juta
  • Tidak ada batasan maksimal dari profit + overhead cost, namun karena Pengadaan di Pemerintah selalu overcomplicated ya dibuat saja total keduanya maksimal 10% sebagai dasar perhitungan HPS, rinciannya adalah 7% Profit, 3% overhead (silahkan di tuning sesuai perkiraan).
  • Karena merupakan Pengadaan Jasa Lainnya, maka pengenaan profit/overhead cost sebaiknya dikenakan pada Biaya Tenaga Kerja sebagai upaya tata kelola / manajemen Jasa, maka untuk kebutuhan bahan bukan sesuatu yang perlu dikenakan profit, cukup overhead saja.
  • Maka rincian profit + overhead adalah sebagai berikut :
    • Profit + Overhead Cost Naker
      • Setahun = Rp480juta * 10% = Rp48juta
    • Overhead Cost Bahan Kebersihan
      • Setahun = Rp 60juta * 3% = Rp1,8juta
    • Total Management Fee untuk HPS = Rp 49,8juta/tahun + Rp60juta =Rp109,8juta/tahun
    • Management Fee bulanan untuk HPS =Rp9,15juta/bulan
• Dengan demikian HPS dapat berisi dalam setahun sebagai berikut :
  • Tenaga Kebersihan : 10 orang x Rp4juta x 12 bulan = Rp 4juta x 120 orang/bulan = Rp480juta
  • Management Fee : Rp9,15juta pertahun x12 bulan =Rp109,8juta/tahun
  • Nilai HPS = Rp480juta + Rp109,8juta = Rp589,8juta
  • ppn (10%) = Rp58,98juta
  • Total HPS =Rp648,78

Permasalahannya apabila kita menyusun HPS seperti contoh diatas, dengan Tenaga Kebersihan dengan menggunakan nilai sama persis dengan Upah Minimum menggunakan cara seperti diatas maka Formulir Daftar Harga Penawaran yang berbentuk sebagai berikut :

• Tenaga Kebersihan : 120 orang/bulan x (Rp. ………………) = Rp. ………………..
• Management Fee : 12 bulan x (Rp. ………………) = Rp. ………………..

Akan besar kemungkinan bila pelaku usaha memperhitungkan Management Fee secara global tanpa menghitung rinci menggunakan persentase akan menghasilkan penawaran yang sama persis! jadi potensi permasalahannya adalah Kelompok Kerja Pemilihan akan mendapatkan harga penawaran yang sama persis dari pelaku usaha yang sama.

Ingat pelaku usaha berpikir dari sisi profit dan operasional, berbeda dengan Pelaku Pengadaan yang berpikir menyusun HPS dengan empasis pada aspek pemenuhan kebutuhan!

Ilustrasi Potensi Permasalahan

Contoh terdapat 3 penawaran dari PT. A, PT. B, dan PT. C dalamsebuah daerah yang telah tersaturasi kompetisi nya dengan kebiasaan di pasar mengambil margin management fee dengan range 17% s.d 20%. Perhatikan pula bahwa nilai paket ini adalah paket usaha kecil yang relatif dalam segmentasi pelaku usaha ini biasanya cukup banyak, dan terkadang berpikir yang penting untung sekedarnya supaya perusahaan tetap operasional.

Pelaku Usaha pada umumnya melakukan usaha seminim mungkin untuk mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya, maka berbeda dengan cara PPK yang memperhitungkan dengan rinci dasar penyusunan HPS nya, bisa jadi pelaku usaha tidak berpikiran sampai kesitu, terutama untuk kualifikasi selain usaha Non-Kecil yang memang terbiasa melakukan manajemen secara rigid dan rinci, maka cara kerjanya akan sangat sederhana dengan menawar berdasarkan margin management fee yang bermain dengan kisaran range 17% s.d 20% sebagai contoh berikut :

PT. A menawar dengan management fee sebesar 19% sebagai berikut :

• Tenaga Kebersihan : 120 orang/bulan x Rp. 4 juta= Rp. 480juta
• Management Fee : 12 bulan x  Rp. 7,6juta= Rp. 91,2juta
• Total Penawaran sebelum Pajak = Rp571,2juta

PT. B dan PT.C sama-sama berpikir mengambil margin Management Fee seminim mungkin yang penting dapat pekerjaan, apalagi chemical dan perlengkapan tahun sebelumnya di tempat lain tidak terpakai semua dan masih dapat sisa banyak dan bisa digunakan semua, maka keduanya memutuskan mengambil margin management fee dengan rasio dibawah harga pasar sebesar 15% dari nilai tenaga kerja dengan rincian sebagai berikut :

• Tenaga Kebersihan : 120 orang/bulan x Rp. 4 juta= Rp. 480juta
• Management Fee : 12 bulan x  Rp. 6juta= Rp. 72juta
• Total Penawaran sebelum Pajak = Rp552juta

Maka saat evaluasi harga untuk spesifikasi pekerjaan yang sama, diperoleh penawaran yang lulus sebagai berikut :

• PT. A = Rp571,2juta + ppn = Rp628,32
• PT. B =Rp552juta + ppn = Rp607,2
• PT. C =Rp552juta + ppn = Rp607,2

Untuk mengantisipasi kemungkinan hal ini maka dalam merancang proses pemilihan penyedia pada Persiapan Pengadaan maka :

• Kelompok Kerja Pemilihan merancang e-Reverse Auction dengan waktu yang cukup
• Pejabat Pembuat Komitmen tidak menggunakan bentuk HPS seperti diatas

Pertimbangan Solusi

Melakukan e-Reverse Auction yang cukup perlu dilakukan secara teroptimasi (optimized) jangan terlalu lama hingga Pelaku Usaha menawar melewati batas logika dan kewajaran hingga menjadi terlalu murah harganya sehingga berpengaruh pada kewajaran harga atas kualitas yang dibutuhkan namun tidak terlalu sedikit juga waktunya agar pelaku usaha dapat memiliki waktu yang cukup untuk melakukan kalkulasi.

Berkaitan dengan solusi berikutnya yaitu PPK tidak menggunakan bentuk HPS seperti diatas dengan mempertimbangkan Upah Minimum merupakan standar biaya yang merupakan beban bagi pelaku usaha untuk diikuti, maka pola pikir pelaku usaha menggunakan prinsip pengeluaran sekecil-kecilnya untuk mendapat akan menawar dengan menggunakan Upah Minimum, sehingga sangat besar potensi harga penawaran untuk bagian pekerjaan Tenaga Kerja akan menggunakan harga minimal, dan dengan kelaziman pelaku usaha dalam menentukan management fee nya berbasis harga Upah Minimum tadi akan sangat besar juga bila pasar nya sudah tersaturasi dan terlalu kompetitif maka rentang margin management fee nya tidak terpaut jauh satu sama lain.

Permasalahan harga yang sama persis ini dapat dihindari dengan mengantisipasi dan “merekonstruksi ulang rincian HPS yang akan menjadi bentuk penawaran harga sedemikian rupa, melakukan hal ini tentunya dilakukan dengan mempertimbangkan kesesuaian pekerjaannya, kalau saya pribadi untuk Jasa Kebersihan ya saya gak mau tau pokoknya semuanya harus bersih, saya gak perlu mikirkan rinciannya, saya gak mau repot karena kalau repot mending saya Swakelolakan sekalian, maka dari itu rancangannya saya cukup dijadikan saja berbasis keluaran.

Keluaran yang diperlukan adalah misalkan terdapat 12 bulan pekerjaan dimana total semua ruangan harus bersih, ya dengan demikian maka diberakdown ulang Nilai HPS yang ada berdasarkan jumlah ruangan atau jumlah lantai bergantung situasi di lapangan, menggunakan contoh sebelumnya dengan Nilai HPS sebesar Rp589,8juta untuk total gedung dengan 4 lantai maka saya tinggal membuat HPS sebagai berikut :

• Lantai 1 : Rp275juta
• Lantai 2 : Rp225juta
• Lantai 3 : Rp89,8juta
• Total 3 lantai = Rp589,8juta
• ppn (10%) = Rp58,98juta
• Total HPS =Rp648,78

Perhatikan bahwa perhitungan sebelumnya tetap digunakan dalam menyusun HPS! sebagai bagian dari kertas kerja, perhitungan diatas hanya melanjutkan saja, dengan demikian maka rincian HPS nya adalah sebagai berikut :

• Lantai 1 : Rp22,9167 x12 bulan = Rp275juta
• Lantai 2 : Rp18,75jt x 12 bulan =Rp225juta
• Lantai 3 : Rp7,483jt x 12 = Rp89,8juta
• Total 3 lantai = Rp589,8juta
• ppn (10%) = Rp58,98juta
• Total HPS =Rp648,78

Dengan demikian nantinya harga dari penawaran akan menggunakan formulir sebagai berikut :

• Lantai 1 : Rp22,9167 x (Rp. ………………) = Rp. ………………..
• Lantai 2 : Rp18,75jt x (Rp. ………………) = Rp. ………………..
• Lantai 3 : Rp7,483jt x (Rp. ………………) = Rp. ………………..
• Total 3 lantai = Rp. ………………..
• ppn (10%) = Rp. ………………..
• Total penawaran =Rp. ………………..

Manfaat dari menggunakan daftar penawaran seperti diatas adalah pelaku usaha akan terdorong untuk memperhitungkan antara spesifikasi teknis tingkat layanan yang diminta dari dokumen Spesifikasi Teknis selama proses pemilihan penyedia dengan keluaran yang bisa dihasilkan, penawaran akan menjadi semakin lebih mendekati aspek pemenuhan kebutuhan, dan risiko permasalahan yang timbul selama proses tender untuk harga penawaran yang sama persis semakin sempit karena yang dilihat bukan aspek pada management fee yang rentang nya besar kemungkinan akan ditawar sama.

Bagaimana dengan pemenuhan kewajiban Penyedia nantinya terhadap tenaga kerja nya? ya tinggal dituangkan dalam Rancangan Kontrak bahwa kewajiban pelaku usaha untuk membayar tenaga kerja adalah sesuai dengan Upah Minimum yang disebutkan juga nominalnya sejak awal dalam Pasal kontrak yang relevan, dengan demikian pada proses pelaksanaan kita tidak sibuk ngurusin hal rinci seperti ini karena hal tersebut sudah tanggung-jawab sepenuhnya penyedia dan kita selaku pengguna jasa tidak memikirkan hal tersebut.

Kesimpulan

Merancang Harga Perkiraan Sendiri di rezim Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah menggariskan bahwa Harga Perkiraan disusun secara keahlian, dengan demikian keahlian ini bersifat sangat fleksibel selama dapat dipertanggung-jawabkan, tidak perlu kaku dengan menggunakan sebuah bentuk eksisting di tempat lain karena kondisi lingkungan pengadaan di tiap daerah termasuk dalam Lingkungan Bisnis dan Pasar nya dapat bervariasi selama memang masih bisa dipertanggung-jawabkan dan telah diperhitungkan berdasarkan kecermatan dan keahlian.

Demikian yang saya bisa sampaikan, tetap semangat, tetap sehat, dan salam pengadaan.