Bila melihat berbagai tahapan yang telah dilalui oleh PPK bersama unsur Pelaku Pengadaan yang melaksanakan proses pemilihan penyedia, either itu Kelompok Kerja Pemilihan (Pokmil) atau Pejabat Pengadaan (PP), dalam proses sebelum pemilihan penyedia dimulai akan ada pembahasan bersama yang dilakukan antara PPK bersama Pokmil/PP. pembahasan dalam proses sebelum pemilihan penyedia ini adalah reviu dokumen persiapan pengadaan.
Dokumen Persiapan Pengadaan yang disusun PPK adalah terdiri dari Spesifikasi Teknis/Kerangka Acuan Kerja (Spektek/KAK), Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang telah ditetapkan, dan Rancangan Kontrak (Rakon). Dokumen ini selanjutnya direviu oleh Pokmil/PP untuk kemudian menjadi dasar dalam penyusunan Dokumen Pemilihan (Dokpil), setelah Dokpil disusun maka proses pemilihan penyedia dilaksanakan untuk kemudian menghasilkan penyedia dari proses pemilihan yang diikuti oleh pelaku usaha.
Pemenang dalam proses Pemilihan Penyedia ini akan menjadi hasil dalam proses pemilihan penyedia, tentunya akan ada dokumen yang dihasilkan dalam proses tersebut. Dokumen Hasil Proses Pemilihan Penyedia ini dihasilkan oleh Pokmil/PP yang kemudian diserahkan kepada PPK untuk selanjutnya dilanjutkan dalam proses berkontrak yang diawali dengan adanya penerbitan SPPBJ.
Namun untuk memastikan proses pengadaan berjalan dengan baik dan sebagai upaya check and balance, maka tidak ada salahnya PPK melakukan reviu dokumen pelaksanaan pemilihan penyedia yang dihasilkan oleh Pokmil/PP, tujuannya bukan untuk “membalas” proses reviu dokumen pemilihan yang dilakukan oleh Pokmil/PP, tapi dilakukan untuk memastikan tidak ada kekeliruan dalam proses pemilihan penyedia.
Ketika proses pemilihan penyedia selesai, PPK menerima dokumen dari Pokmil/PP yang paling sedikit memuat :
- Hari dan tanggal dibuatnya Berita Acara Hasil Pemilihan Penyedia;
- Dokumen Proses Pemilihan Penyedia;
- Harga Penawaran atau Harga Penawaran Terkoreksi dari setiap Pelaku Usaha;
- Tahapan Evaluasi yang telah dilaksanakan;
- Hasil Evaluasi dan Jumlah Peserta yang lulus, Jumlah Peserta yang tidak lulus, dan penyebab ketidaklulusan;
- Dokumen Penawaran Penyedia, Penyedia Cadangan 1, dan Penyedia Cadangan 2;
- Dokumen Kualifikasi para Penyedia;
- Seluruh keterangan dan dokumen.
Apa esensi dari reviu Dokumen Hasil Pemilihan Penyedia? bahwa proses pemilihan Penyedia sudah dilaksanakan berdasarkan prosedur dan peraturan perundangan yang telah ditetapkan. Berdasarkan hasil reviu tersebut PPK memutuskan untuk dapat menerima atau menolak hasil pemilihan penyedia tersebut, dalam hal PPK menerima hasil pemilihan Penyedia yang sudah dilakukan dan dilanjutkan dengan SPPBJ. Pastikan sebelum berkontrak hal ini dilakukan terlebih dahulu, bila terlanjur berkontrak dan ditemukan kesalahan maka akan menjadi complicated penyelesaiannya.
Demikian.