Beberapa pertanyaan pada kegiatan Webinar Pengadaan Kendaraan Non-Catalog dan Cleaning Service, dituliskan dan di refleksikan ulang sebagai tulisan artikel sebagai berikut :
Dari Bpk. Mustofa – Surabaya Prov. Jawa Timur :
T : Penganggaran untuk Jasa Kebersihan, masuk dalam anggaran rutin, anggaran rutin makin tahun makin kecil, seperti apa memenuhi ketentuan pengupahan minimum?
J : Pengaturan dari Peraturan terkait UMP diterbitkan Pemda, maka sebaiknya Pemda tetap memenuhi ketentuan tersebut, apabila terpaksa memenuhi ketentuan minimum namun terpaksa mengurangi jumlah tenaga kerja dari biasanya, maka hal ini menjadi trade off, mungkin jumlah tenaga kerja nya berkurang, namun optimalkan di prosedur kerja nya
T : BPJS Ketenagakerjaan bukan kah menjadi tanggung-jawab penyedia?
J: Jasa Kebersihan Pemerintah merupakan pekerjaan kontraktual dan merupakan sebuah project, saya pribadi lebih cenderun bahwa untuk BPJS Jaminan Hari Tua memang menjadi tanggungan Pelaku Usaha, namun untuk BPJS Jaminan Kecelakaan Kerja dan Jaminan Kematian maka saya merujuk kepada Lampiran I PP44/2015, berdasarkan Tingkat Risiko Lingkungan Kerja, dalam pelaksanaan pekerjaan silahkan dinilai risiko nya masuk tingkat yang mana? kemudian berlakukan tarif yang termasuk dalam proses tersebut.
T: Di Daerah kami pelaku usaha rela untung tipis, persaingan usaha seperti ini apakah layak?
J: Bila spesifikasi tidak rinci menjelaskan prosedur tingkat layanan yang ingin dibutuhkan maka penyedia seperti ini mungkin akan “nekat” mengambil risiko, namun bila spesifikasi, rancangan kontrak, dan HPS sudah memperhitungkan secara rinci dan memiliki tingkat layanan yang dibutuhkan beserta indikator yang diperlukan untuk mengukurnya, maka kompetisi akan menjadi lebih sehat, faktor keberadaan pelaku usaha menjadi tantangan tersendiri untuk mengoptimasikan dengan kebutuhan organisasi, kalau di daerah saya pelaku usaha tidak banyak, sehingga dengan spesifikasi yang rinci dan detil kesulitan mendapatkan pelaku usaha sebagai penyedia, namun untuk daerah yang sudah memiliki industri jasa kebersihan yang kompetisi nya keras, maka hendaknya disesuaikan antara kebutuhan, ketersediaan anggaran, dan kualitas pelaksanaan penyedia, dalam PerLKPP 9/2018 diatur tentang kewajiban pembuatan Program Mutu oleh Penyedia, maka guideline untuk menyusun program mutu menjadi sebuah kewajiban bagi penyedia berdasarkan dokumen pemilihan saat proses pemilihan penyedia.
T: Rincian seperti pengupahan, BPJS, dan Management Fee bila hanya dicantumkan di spesifikasi dan kontrak, bagaimana kepatuhannya?
J: Kembali, kami tidak punya pilihan seluas daerah lain, yang memiliki banyak pilihan penyedia, namun dalam merancang kegiatan ini secara taktis kami menyusun berdasarkan analisa dengan pendekatan manajemen risiko, sehingga kompetisi pemaketan tidak menggunakan pendekatan kontrak harga satuan atau gabungan harga satuan dan lumsum, namun prioritas pada output yang merupakan karakteristik kontrak lumsum. Sehingga hal-hal tersebut diperhitungkan sebagai komponen HPS namun total nya di konversi berbasiskan area dengan satuan keluaran berbasiskan waktu. Dengan kondisi pasar berbeda pendekatan strategi nya bisa malah lebih tepat rincian-rincian tersebut dipertandingkan/dikompetisikan dengan memperhatikan kesesuaian jenis kontraknya.
Bpk. Dino -Prov. Kepulauan Riau
T : Bagaimana perlakuan Denda?
J: Karena ditempat saya Penyedia terbatas, kontrak saya berlakukan lumsum (berbasis keluaran) kami sudah menghitung risiko bahwa penyedia tidak banyak pilihan karena di dalam Kabupaten tidak ada pelaku usaha, sehingga pencapaian output adalah kemutlakan (di daerah lain pasti berbeda sehingga bisa lebih fleksibel menggunakan konfigurasi jenis kontrak berbeda), berkaitan dengan keluaran maka kami bagi dan di breakdown bagian pekerjaannya berdasarkan output dengan satuan bagian-bagian keluaran pekerjaan dengan rentang waktu, pelaksanaan keterlambatan yang dikenakan sanksi denda adalah perbagian-bagian pekerjaan tersebut, berdasarkan keluhan, monitoring dengan Group WA, dan hal lain yang memang sejak awal dirancang optimasi dan pengukuran indikator nya.
T: Bagaimana Pemantauan nya?
J: Dalam spesifikasi, terdapat personil pengawas, personil pengawas diatur interval waktu untuk melaporkan secara visual melalui media Group WA, ada juga mekanisme dari seluruh ASN yang ada digedung untuk mengetahui siapa PPK, dan PPTK, ketika ada problem maka PPK dan PPTK dihubungi, dalam kondisi tertentu saya juga berkeliling untuk memastikan pekerjaan dilaksanakan dengan baik. Bila punya fasilitas, manfaatkan CCTV atau dapat menggunakan kuisioner evaluasi selama periode tertentu.
T: Bagaimana pengukuran kinerja?
J: Cantumkan di spesifikasi seperti apa kinerja yang diharapkan, hal ini akan menjadi program mutu, ada laporan bulanan, dari laporan bulanan dapat diketahui pekerjaan sesuai standar dalam program mutu yang ditawarkan dalam penawaran? sejauh ini saya melihat laporan sudah sesuai, terkadang dalam hal tertentu saya menanyakan juga selain kinerja apakah hak para pekerja sudah dipenuhi dengan menanyakan langsung sesekali secara acak pada para pekerja, selama balance maka keluaran pekerjaan baik.
Bpk. Abdul Azis – Demak
T: Apakah dalam pelaksanaan kegiatan ini sudah mengkonsolidasi dengan Jasa Keamanan?
J: Di tempat kami untuk keamanan ada Satuan Polisi Pamong Praja, jadi tidak optimal bila menggunakan Tenaga Jasa Keamanan dari luar.
T: Apakah boleh ada biaya lembur?
J: Kalau kami ada shift, dan tiap shift uraian kegiatan yang dilakukan sudah jelas, tidak mentolerir keberadaan lembur, menyesuaikan jam kerja kantor. Kecuali memang dalam kantor ada kebutuhan untuk tetap beroperasional dalam kondisi hari libur nasional, namun prinsipnya kalau kami tidak memperhitungkan hal tersebut karena spesifikasi sudah jelas harus terpenuhi selama shift yang disediakan. Kontrak saya ditawar oleh penyedia lebih awal dan pulang lebih akhir dari spesifikasi, dengan demikian hal tersebut sudah menjadi “dapur” nya penyedia.
T: Bagaimana dengan pelaksanaan kontraktual antara Penyedia dan Tenaga Kerja
J: Hubungan Kerja antar Penyedia dan Tenaga Kerja merupakan “dapur” nya penyedia, indikator kami bukan pada kontrak antara penyedia dengan tenaga kerja, andai pekerja (tenaga kerja) kurang performed dan diputus kontrak tenaga kerja nya maka konsekuensi nya tetap berbasis output dan penyedia tersebut wajib menggantinya, kami hanya memperhatikan absensi, keluaran hasil pekerjaan, dan hal-hal lain yang diatur dalam spesifikasi yang menjadi bagian dari kontrak antara PPK OPD dengan Penyedia.
Bpk. Tommy D. – Kab. Gunung Kidul
T: Tender Cepat kendaraan, kualifikasi yang ada dalam SIKAP khususnya dalam Pengalaman Sejenis tidak rinci “saringan” dari aplikasi sehingga pengalaman di bidang yang sama ternyata pengalaman pengadaan barang/jasa nya tidak sesuai harapan.
J: Mitigasi ini dilakukan dengan mempersyaratkan pengalaman minimal yang logis dengan nilai pekerjaan, bisa saja karena nilai kontrak pengalaman nya di setting terlalu rendah sehingga jaring kualifikasi penyedia terbuka terlalu lebar, sehingga pengalaman kerja di Bidang Otomotif namun bukan Pengadaan Kendaraan Baru, kami memitigasi dengan pertimbangan Pokmil UKPBJ yang berpengalaman, saringan dari pekerjaan minimal separuh atau tiga per empat dari HPS (ini contoh saja), untuk memperkecil kemungkinan dapat terundangnya pelaku usaha yang memang belum pernah melakukan pekerjaan serupa, perlu diingat bahwa SIKAP pada Tender Cepat menguji database dan informasi di dalamnya terkait dengan hanya sebatas Kualifikasi, sehingga substansi pengalaman yang diinput memang belum tentu sama persis dengan pekerjaan, maka sesuai dengan regulasi Tender Cepat membutuhkan Spesifikasi dan Rancangan Kontrak yang sudah jelas, yang dikompetisikan dalam Tender Cepat adalah harga semata karena spesifikasi sudah detil dan jelas dan wajib dipatuhi penyedia, disinilah peran PPK dalam menyusun Dokumen Persiapan dengan cermat.
T: Ketika Penyedia Tender Cepat menyatakan tidak mampu dan mengundurkan diri bagaimana?
J: Kembalikan ke aturan dan berlakukan sanksi sesuai aturan perundang-undangan.
Bpk. Asep Khalid – Jayapura
T: Pengadaan Mobil Pemadam Kebakaran dan Kendaraan Armroll apakah boleh dengan Tender Cepat?
J: Boleh, yang penting spesifikasi di detilkan sejelas-jelasnya. Kalau pengalaman kami kualifikasi dibuka seluas mungkin namun tetap relevan. Kalau dokumen spesifikasi sudah jelas dan disusun secara cermat, sinkron dengan perhitungan HPS sehingga kompetitif dan menarik, serta rancangan kontrak nya masuk akal dan tidak melanggar ketentuan yang berlaku, pelaksanaan proses pengadaan ini akan berjalan dengan baik, yang penting kita jangan sibuk berkutat pada pasal perpasal peraturan, bukan berarti Peraturan tidak penting, namun dalam pengadaan barang/jasa ini manajemen menjadi “motor” nya, strategi dan hal hal berkaitan dengan manajemen tidak akan kita temukan dalam peraturan, yang penting saat kita melakukan manajemen dalam PBJP kita tidak melanggar peraturan, dengan demikian strategi dan cara mengelola agar pengadaan berhasil yang seharusnya menjadi titik fokus dan bukan masalah dari sebuah komoditas diadakan boleh atau tidak menggunakan metode tender cepat nya.
Ibu Ismatul Izzah – Jawa Timur
T: Dokumen Kepemilikan, STNK, BPKB, dan TNKB terlambat, bagaimana kontraktualnya?
J: Menurut saya STNK, BPKB, dan TNKB tidak menjadi bagian yang harus ada di serah terima khususnya di Daerah-Daerah yang standar pelayanannya masih sulit dipastikan selesai nya kapan, Dokumen kepemilikan bukan bagian dari pabrikasi dan bagian dari proses barang tercipta, ditarik dalam kehidupan sehari-hari, ketika beli kendaraan dengan biaya penuh lunas, Dokumen Kepemilikan itu tidak serta merta kita terima, namun tetap saja ketika dokumen kepemilikan dalam kontrak disebutkan menjadi bagian dari yang harus diserahterimakan dalam proses pembayaran maka menjadi kendala dalam perhitungan penyelesaian pekerjaan karena kontrak nya berbunyi demikian, dengan demikian optimasi rancangan kontrak dan kontraknya sejak dini, perlu diingat sifat dari Kontrak adalah setelah hak dan kewajiban kedua belah pihak terpenuhi, maka dalam proses pembayaran yang diperlukan seperti lazimnya ketika non-pemerintah membeli kendaraan, yaitu adanya invoice/faktur yang memang menyatakan kendaraan tersebut adalah milik Pemerintah tempat PPK maka seharusnya dapat diproses sebagai bagian pembayaran, namun tetap PPK wajib memitigasi, kalau beli kendaraan pribadi di dealer kan lokasi sudah kita ketahui, sedangkan tender/tender cepat kita tidak tahu siapa penyedia nya, jadi sangat wajib kita meminta dokumen-dokumen yang menandakan sebuah kendaraan itu memang milik Satker/OPD Pemerintah, saya pribadi meminta salinan faktur internal, dan faktur-faktur serta bukti kepemilikan bersifat sementara, SRUT, dan lain-lain, dan tentunya upaya pengurusan tersebut sudah bisa dinilai, salah satunya dengan keberadaan Surat Tanda Coba Kendaraan (STCK) dari SAMSAT, keseluruhan dokumen tersebut beserta Surat Pernyataan kewajiban penyedia untuk memenuhi kewajibannya tersebut (bermaterai) terlepas dari secara kontraktual bila dirancang demikian sebenarnya sudah terikat lah penyedia dengan statusnya menjadi Debitor Kontrak yang memiliki kewajiban memenuhi isi kontrak untuk menyerahkan STNK, BPKB, dan TNKB permanen.
Demikian kira-kira rekapitulasi diskusi secara live melalui Webinar tanggal 20 Mei 2020, terimakasih atas kesempatan dan fasilitas platform Webinar yang diselenggarakan Bpk. Mudjisantosa dan di moderatori oleh Bpk. M. Muklis Isnaini. Terimakasih juga buat rekan-rekan yang telah aktif berdiskusi, biasanya kalau dalam pertemuan klasikal tatap muka saya membagikan cokelat untuk peserta klasikal tatap muka, nah karena ini pertemuan secara virtual dan elektronik, maka ini saya bagikan coklat virtual secara elektronik ya Bapak/Ibu 😀
Mohon maaf seandainya saya keliru mencatat pertanyaan dan menuliskan kembali jawaban saya hanya berdasarkan esensi nya saja, beberapa ucapan saya ada yang saya pikirkan kalau disebutkan secara gamblang akan menjadi salah persepsi bagi yang tidak mengikuti Webinar karena kontekstual suasana diskusi nya tidak dapat digambarkan dengan komplit hanya lewat tulisan, untuk video lengkapnya silahkan bila memiliki waktu untuk mohon berkenan menonton pada tautan dibawah, pada intinya tetap semangat, selalu sehat, dan salam Pengadaan!
Mari Jadikan Pengadaan Barang/Jasa sebagai Sarana untuk mendukung kinerja Organisasi mencapai Tujuan Organisasi.
Tautan Video :
Materi Webinar :
Kendaraan Non Katalog dan Jasa Kebersihan – 20 Mei 2020
