Menentukan dan menetapkan spesifikasi beserta apa yang harus dipenuhi berarti mengetahui :
- Apa yang diperlukan dan dibutuhkan?
- Berapa yang dibutuhkan?
- Kapan barang/jasa yang dibutuhkan itu digunakan?
- Dimana barang/jasa yang perlu di delivered itu diletakkan?
- Bagaimana pengepakan dan pengiriman barang/jasa dilakukan?
- Bagaimana pengujian mutu atas barang/jasa dilakukan?
- Apa saja informasi yang diperlukan Penyedia dalam melaksanakan pekerjaan?
Faktor diatas selain menjadi bahan dari penentuan dan penetapan spesifikasi, perlu dikomunikasikan kepada penyedia atau pelaku usaha, termasuk pada saat Pemberian Penjelasan dalam proses pemilihan penyedia. Dengan demikian perlu disusun instrumen pemilihan penyedia dalam bentuk yang mudah dibaca, salah satunya saya berikan contoh dalam artikel sebagai berikut :
Contoh Instrumen Pemberian Penjelasan
Ketika spesifikasi / KAK dari barang/jasa tidak ditentukan dengan tepat, maka dapat menjadikan proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah menjadi :
- terhambatnya proses operasional akibat barang/jasa pemerintah yang seharusnya tidak dimiliki;
- rusaknya dan tidak dapat digunakannya barang/jasa sebagai input dari proses bisnis operasional pemerintah;
- ada kemungkinan bahan yang tidak benar/barang terlarang dalam proses bisnis operasional pemerintah;
- kerusakan makinal/mesin dan perlengkapan yang diperlukan untuk operasional;dan
- layanan tidak tersedia ketika diperlukan.