Dalam berbagai pedoman Pengadaan Barang/Jasa, definisi spesifikasi teknis atau kerangka acuan kerja (KAK) sering kali tidak dijelaskan secara khusus. Namun, beberapa pengertian spesifikasi teknis dapat dijabarkan sebagai berikut:
Definisi Spesifikasi Teknis :
- ISO 9000: Ciri dan karakter menyeluruh dari suatu produk jasa yang mempengaruhi kemampuan produk jasa tersebut untuk memuaskan kebutuhan.
- Uraian atau Ketentuan: Suatu uraian atau ketentuan-ketentuan yang disusun secara lengkap dan jelas mengenai suatu barang, metode, atau hasil akhir pekerjaan yang dapat dibeli, dibangun, atau dikembangkan oleh pihak lain sehingga dapat memenuhi keinginan semua pihak yang terkait.
- Karakteristik Total: Spesifikasi teknis adalah karakteristik total dari barang/jasa yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna barang/jasa yang dinyatakan secara tertulis. Ini mencakup uraian terperinci mengenai persyaratan kinerja barang, jasa, atau pekerjaan, serta kualitas material, metode kerja, dan standar kualitas pekerjaan yang harus diberikan oleh penyedia jasa (konsultan, kontraktor, dll).
Deskripsi Detail :
- Performance: Deskripsi detail tentang persyaratan kinerja barang, jasa, atau pekerjaan dalam memenuhi kebutuhan yang telah ditetapkan.
- Conformance: Deskripsi detail mengenai kualitas bahan, metode, dan standar kualitas barang, jasa, atau pekerjaan yang harus diberikan oleh penyedia.
Ketentuan Dasar dalam Penyusunan Spesifikasi Teknis/KAK :
- Tidak Mengarah ke Merek Tertentu: Spesifikasi teknis/KAK harus didefinisikan dengan jelas dan tidak mengarah kepada produk atau merek tertentu, kecuali dimungkinkan sebagaimana diatur dalam Pasal 19 ayat (2) Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 tentang Perubahan Atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
- Praktik Penyusunan yang Salah: Menurut pengamatan, ada kecenderungan atau kebiasaan sebagian pelaku pengadaan di Indonesia dalam menyusun spesifikasi teknis dengan cara copy-paste dari brosur ke dokumen spesifikasi lalu menghilangkan identitas merek. Praktik ini melanggar ketentuan dalam Lampiran I Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021.
Introspeksi bagi Pelaku Pengadaan :
- Kompetisi yang Adil: Sepanjang dokumen spesifikasi ini nantinya akan dikompetisikan melalui metode pemilihan tender/seleksi, maka penyusunan spesifikasi harus mengakomodir setidaknya dua merek yang berbeda dan standar kualitasnya sudah memenuhi kebutuhan minimal.
- Pengadaan Jasa Konstruksi: Pada Lampiran II Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021, yang merupakan pedoman untuk pengadaan jasa konstruksi, penyusunan spesifikasi dapat menyebut merek untuk komponen/bagian pekerjaan sepanjang komponen/bagian pekerjaan tersebut dapat disediakan oleh banyak pelaku usaha.
Dengan memahami dan menerapkan ketentuan-ketentuan ini, diharapkan proses pengadaan barang/jasa dapat berjalan lebih transparan, adil, dan kompetitif, serta memenuhi kebutuhan semua pihak yang terkait.