disela-sela kegiatan menyusun kajian sebuah pedoman pada tingkat Daerah Kabupaten saya menemukan sedikit ide untuk menulis kembali setelah sekian lama vakum menulis yang sebenarnya diakibatkan memang karena memilih untuk vakum, bila dilihat postingan terakhir ada pada Maret 2012, ketika ditilik kembali memang pada saat itulah saya terakhir agak senggang, setelahnya ya sok sibuk, mulai dari mempersiapkan pernikahan, dilanjutkan dengan mengajar di Perguruan tinggi di Daerah saya, mengajar di Instansi Pendidikan Tinggi jarak jauh, menapaki dunia Ahli Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah, dan lain-lain…..
,
Efektif pada tanggal 28 Desember 2016 saya mendapat tanggung-jawab lebih mengelola kebijakan pengadaan barang dan jasa di tingkat Kabupaten Kutai Barat sebagai tugas utama jabatan pada tingkat Sub-Bagian dibawah Bagian Pengadaan Barang dan Jasa, dan mengelola organisasi Sekretariat Unit Layanan Pengadaan sebagai tugas tambahan jabatan (ex-officio), setelah pada tahun 2014, 2015, dan 2016 “ditempa” untuk akselerasi belajar dengan cepat diberbagai bidang. Adapun pengelolaan Sub-Bagian Perencanaan dan Pembinaan dipandang sebagai tugas dengan karakteristik kegiatan operasional, sedangkan pengelolaan Sekretariat Unit Layanan Pengadaan dikelola dengan karakteristik kegiatan proyek.
,
Klasifikasi tersebut saya peroleh dari pengalaman saya selama tahun-tahun sebelumnya dalam mengelola beberapa kegiatan di berbagai bidang yang berbeda, namun sebelum loncat ke kesimpulan saya sendiri, ada baiknya bila kita tilik sebentar pendapat para ahli, yang bunyinya adalah sebagai berikut :
Pengertian Manajemen operasional adalah suatu bentuk dari pengelolahan yang menyeluruh dan optimal pada suatu masalah tenaga kerja, barang, mesin, peralatan, bahan baku atau produk apapun yang dapat dijadikan barang atau jasa yang tentunya dapat di perjual belikan. Yang dimana terdapat manajer operasional yang tanggung jawab terhadap penghasilan produk atau jasa, mengambil keputusan yang berhubungan dengan fungsi operasi dan sistem transformasi, serta menimbangkan pengambilan keputusan dari fungsi operasi. (Sumber : http://www.pelajaran.co.id/2017/15/pengertian-manajemen-operasional-tujuan-fungsi-ciri-ruang-lingkup-dan-contoh-manajemen-operasional.html, dikutip pada tanggal 23 Januari 2018 pukul 19:01 WITA)
,
Pengertian Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal pekerjaannya dan waktu selesainya (dan biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali juga dibatasi oleh sumber pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan unik,[1] dan pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang mempunyai nilai tambah. Proyek selalu bersifat sementara atau temporer dan sangat kontras dengan bisnis pada umumnya (Operasi-Produksi)[2], dimana Operasi-Produksi mempunyai sifat perulangan (repetitif), dan aktifitasnya biasanya bersifat permanen atau mungkin semi permanen untuk menghasilkan produk atau layanan (jasa/servis). Pada prakteknya, tipe manajemen pada kedua sistem ini sering berbeda, dengan kemampuan teknis dan keputusan manajemen strategis yang spesifik. (Sumber : https://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_proyek, dikutip pada tanggal 23 Januari 2018 pukul 19:02 WITA)
Berdasarkan paparan diatas saya menimpulkan secara sederhana terkait kegiatan operasional, kegiatan operasional memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
1. Berulang dan rutin
2. Intentitas kegiatan relatif lama, sehingga dalam rencana strategis organisasi memiliki jangka waktu dan capaian indikator
3. Breakdown jadwal anggaran masih berupa garis besar sehingga tidak terlalu tajam
4. Macam kegiatan sudah terkunci dan terbatas dengan sumber daya yang relatif konstan dan terukur
5. Repetitif dan bersifat pengulangan.
Sedangkan untuk proyek, menilik pengertian manajemen proyek tersebut diatas dapat kita temukan ciri-ciri sebagai berikut :
1. Kegiatannya dinamis dan non-rutin
2. Intensitas kegiatan sifatnya relatif singkat, dan penjadwalan kegiatan didalamnya memiliki potensi perubahan jadwal serta terbagi dalam beberapa unit kerja yang memiliki kompartemen penugasan
3. Breakdown jadwal anggaran dan pelaksanaan pekerjaan sudah detil, terukur, dan memiliki batasan waktu penugasan.
4. Terdapat kolaborasi latar belakang keahlian yang berbeda-beda dari para pihak terkait.
5. Kebutuhan akan sumber daya cenderung bervariasi dan membutuhkan mitigasi risiko secara berkala
,
Berdasarkan hal tersebut diatas dalam peran saya di Sub-Bagian Perencanaan dan Pembinaan lebih ke-arah peran pada kegiatan operasional, terutama bila menilik Peraturan yang mendasari tugas dan fungsi Sub-Bagian Perencanaan dan Pembinaan Bagian Pengadaan Barang dan Jasa yang berisi sebagai berikut:
1. Penyiapan perumusan kebijakan urusan perencanaan dan pembinaan dalam proses pengadaan barang dan jasa
2. Pengoordinasian pelayanan administrasi urusan perencanaan dan pembinaan dalam proses pengadaan barang dan jasa;
3. Pengendalian dan evaluasi kebijakan urusan perencanaan dan pembinaan dalam proses pengadaan barang dan jasa;
4. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
Terkategori sebagai tindakan operasional rutin karena :
,
Pada butir 1 diatas dalam perumusan kebijakan terkait dengan produk-produk berupa dokumen kebijakan tingkat daerah, dalam bentuk petunjuk teknis, dan lain-lain, beberapa yang sudah dihasilkan selama tahun 2017 adalah Peraturan Bupati Kutai Barat tentang Kode Etik Pengelola Pengadaan Barang dan Jasa dan Peraturan Bupati tentang Petunjuk Teknis Pedoman Pelaporan Proses Pemilihan Penyedia Barang / Jasa Pemerintah. Untuk produk non-regulasi yang merupakan turunan dari peraturan yang masih terkait dengan tugas ini adalah surat edaran, video panduan teknis, publikasi majalah digital, dan lain-lain.
,
pada butir ke-2 diatas yaitu pengoordinasian pelayanan administrasi urusan perencanaan dan pembinaan dilaksanakan dengan dikelolanya secara administrasi kegiatan terkait perencanaan seperti adanya konsultasi dan pendampingan penyusunan rencana umum pengadaan yang dilakukan secara tatap muka apabila ada perangkat daerah yang bertamu untuk konsultasi hingga memberikan fasilitas pendampingan pada saat input ke sistem informasi yang mengakomodir perencanaan pengadaan barang dan jasa. Pada lingkup kegiatan pembinaan yang dilakukan secara rutin adalah adanya pembinaan berupa sosialisasi dan diseminasi dengan lingkupyang diatur skalanya sesuai dengan kebutuhan pemerintah daerah.
,
pada butir ke-3 terkait pengendalian dan evaluasi kebijakan urusan perencanaan dan pembinaan dilaksanakan dengan mengevaluasi kepatuhan, mengevaluasi pelaksanaan proses di perangkat daerah, dan mengevaluasi sistem kerja yang ada saat ini, hasil analisis yang ada disampaikan kepada pimpinan untuk selanjutnya dilakukan tindak-lanjut, sebagai contoh pada tahun 2017 dilakukan evaluasi terhadap sistem honorarium Kelompok Kerja ULP yang dipandang tidak efektif dan masih dapat diefisiensi apabila dilakukan perubahan dari sistem honorarium per-paket menjadi sistem honorarium perbulan, pertimbangan ini mengacu pada jumlah paket yang ada di Kutai Barat masih relatif tinggi dan memerlukan perjalanan panjang untuk dilaksanakan konsolidasi sehingga setelah dihitung akan lebih “hemat” bila diberikan honorarium bulanan, dengan perhitungan yang masuk akal berdasarkan data yang dimiliki selama beberapa tahun kebelakang, maka kajian dan hasil evaluasi tersebut disampaikan pada pimpinan dan pada akhirnya disetujui untuk masuk dalam kebijakan standarisasi harga barang jasa pemerintah Kabupaten Kutai Barat 2018.
,
Berbeda dengan serangkaian kegiatan rutin diatas, kegiatan proyek pada Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan dan Layanan Pengadaan Secara Elektronik dalam satu atap pada Unit Kerja Pengadaan Barang dan Jasa memiliki sifat-sifat kegiatan proyek, hal ini dapat dengan mudah dilihat bila kita menyelaraskan kembali fungsi Organisasi Unit Layanan Pengadaan dengan ciri-ciri kegiatan Proyek yang sudah saya paparkan sebelumnya, yaitu :
,
1. Kegiatannya dinamis dan non-rutin : Para pengguna LPSE baik dari sisi dunia usaha maupun dari pihak Pemerintah secara dinamis terus menerus berinteraksi secara non-rutin dengan LPSE, dan bila melihat sifat dari “Elektronik” LPSE itu sendiri yang diselenggarakan secara elektronik menimbulkan dampak semakin dinamisnya aktifitas yang timbul. Ditinjau dari sisi Unit Layanan Pengadaan itu sendiri, tidak seluruh kegiatan dapat diberlakukan dengan satu prosedur baku dengan jumlah yang relatif stagnan, bisa saja pada 3 tahun sebelumnya terlaksana pemilihan penyedia di dominasi pekerjaan jasa konstruksi dan karena dinamika akhirnya 3 tahun lanjutannya di dominasi pengadaan pekerjaan jasa konsultansi. Selain itu kesesuaian sifat pekerjaan masing-masing nya memiliki karakteristik masing-masing yang tidak sama satu sama lainnya.
,
2. Intensitas kegiatan sifatnya relatif singkat, dan penjadwalan kegiatan didalamnya memiliki potensi perubahan jadwal serta terbagi dalam beberapa unit kerja yang memiliki kompartemen penugasan, dalam hal ini Unit Layanan Pengadaan dan Layanan Pengadaan Secara Elektronik memiliki kompartemen ruang lingkup penugasan yang berbeda-beda satu sama lain yang berjalan secara simultan, masing-masing kompartemen pun memiliki divisi unit-unit sub-struktural yang menangani proses bisnis yang berbeda-beda dan tidak dapat disebut sebagai kegiatan yang rutin dan berulang.
,
3. Breakdown jadwal anggaran dan pelaksanaan pekerjaan sudah detil, terukur, dan memiliki batasan waktu penugasan, sehingga terkadang tata-kelola penanganan pekerjaan tidak dapat ditunda, terutama dengan menilik jadwal pelaksanaan penugasan yang berlangsung secara elektronik dibantu oleh sistem pengadaan secara elektronik yang berlangsung terus menerus selama 24 jam dalam sehari, keterlambatan atau kegagalan dalam pelaksanaan kegiatan bersifat proyek sudah lebih detil dan terukur, dalam tahapan pemilihan penyedia dengan menggunakan e-Tendering sudah dapat dijadwalkan berdasarkan perencanaan yang telah disusun sebelumnya, dan resiko kegagalan akan berpengaruh kepada pelaksanaan anggaran dan realisasi anggaran.
,
4. Terdapat kolaborasi latar belakang keahlian yang berbeda-beda dari para pihak terkait. Sifat interdisipliner ilmu dan latar belakang ini muncul karena ULP, LPSE, dan dunia usaha merupakan “Pasar” dari kebutuhan akan barang/jasa yang muncul karena adanya latar belakang keahlian yang berbeda-beda dari seluruh perangkat daerah yang dilayani pelaksanaan kegiatan proyeknya secara lebih spesifik dengan karakteristik masing-masing tiap pelayanan yang diberikan, hal ini jelas berbeda dengan sifat kegiatan operasional rutin dalam membuat rumusan kebijakan, pelayanan administrasi, dan pelaksanaan evaluasi yang dilakukan secara global atau makro.
,
5. Kebutuhan akan sumber daya cenderung bervariasi dan membutuhkan mitigasi risiko secara berkala, hal ini dikarenakan tiap-tiap pelayanan yang dilakukan oleh Unit Kerja Pengadaan Barang dan Jasa melalui ULP dan LPSE memiliki karakteristik proyek yang berbeda-beda dan memiliki tingkat risiko yang bervariasi berdasarkan tingkat capaian yang diharapkan berkesesuaian dengan besaran alokasi pendanaan anggarannya.
,
Berdasarkan paparan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa :
1. Sebagai lembaga yang mengelola fungsi administrasi struktural dan fungsi proyek fungsional, Bagian Pengadaan Barang dan Jasa “diberkati” beban dan tanggung-jawab yang memiliki karrakteristik manajemen operasional dan dan karakteristik manajemen proyek.
,
2. Ketika bertindak sebagai manajer operasional maka lingkup tugasnya lebih luas dalam hal pembentuk kebijakan, ketika bertindak sebagai manajer proyek dalam lingkup tugas pemilihan penyedia secara elektronik (e-Tendering) maka tugasnya akan menjadi semakin spesifik, interdisipliner, berjadwal ketat, dinamis, dan lain-lainnya sifat proyek.
,
3. Selama masih “mengambangnya” kelembagaan pengadaan barang/jasa pemerintah dengan bahasa “dapat dibentuk dengan melekat pada fungsi yang sudah ada” maka “dualitas” uraian pekerjaan permanen melekat antara Bagian Pengadaan Barang dan Jasa / Bagian Layanan Pengadaan Barang dan Jasa yang biasanya terdapat di Sekretariat Daerah dan unit kerja pendukung pengadaan seperti ULP dan LPSE ini akan terus berlangsung, hal ini akan berbeda jika secara organisasi dimungkinkan membentuk “Badan” yang memang merupakan fungsi penunjang, bila berbentuk Badan maka dapat dibentuk unit-unit yang fokus menangani pelayanan operasional rutin, pelayanan operasional ketatausahaan atau kesekretariatan, dan pelayanan fungsional teknis proyek.
,
,
Berdasarkan kesimpulan diatas, fungsi administrasi struktural berupa kegiatan operasional yang karena jabatan tersebut akhirnya melaksanakan rangkap jabatan (ex-officio) pada pelaksanaan Unit Layanan Pengadaan dan Layanan Pengadaan Barang dan Jasa Secara Elektronik yang tergabung dalam Unit Kerja Pengadaan Barang dan Jasa yang melekat pada organisasi Bagian Pengadaan Barang dan Jasa yang memiliki tugas operasional rutin memfasilitasi layanan pengadaan, menyelenggarakan perencanaan, pembinaan, dan lain-lain secara lebih luas dalam bentuk kebijakan lingkup daerah akan terus menjadi “Permanen Melekat” bila tuntutan perluasan kebijakan tersebut tidak didukung dengan konsep tipologi struktur yang belum memandang tugas pengadaan barang dan jasa sebagai tugas teknis penunjang yang berbentuk badan. Makanya jangan heran bila kita melihat Unit Layanan Pengadaan maupun Layanan Pengadaan Secara Elektronik di Kementerian/Lembaga/Pemda/Instansi se-Indonesia ini kebanyakan bersifat permanen-melekat dan memiliki struktur yang tidak seragam.
