Diskusi santai dengan segelas teh... khusus untuk saya pakai teh tarik

Penyusunan Spesifikasi Teknis menggunakan Standarisasi Internal untuk Pengadaan Barang pada Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Menyusun spesifikasi teknis merupakan hal yang umum dilakukan oleh pengelola pengadaan barang/jasa pemerintah, tujuannya adalah memenuhi kebutuhan dan membantu tercapainya tuuan organisasi, jadi kita hendaknya tidak sibuk dengan proses pengadaannya, proses pengadaan cukup dipandang sebagai sarana dan kegiatan penunjang untuk proses pencapaian tujuan organisasi (boleh dilihat materi pemenuhan nilai manfaat dalam penyusunan anggaran dan harga perkiraan melalui tautan ini : artikel pengadaan dan penyusunan anggaran), tiap barang/jasa yang akan diadakan oleh organisasi manapun merupakan pekerjaan dengan keunikan masing-masing, sehingga yang perlu diperhatikan adalah lebih pada bagaimana strategi mendapatkan barang/jasa tersebut (berkaitan dengan strategi dan cara memilah serta inventarisir dapat menggunakan Kraljic Matrix yang pernah kami jelaskan di artikel : Artikel tentang Kraljic Matrix).

 

Setelah mengetahui urgensi dari tiap-tiap paket pengadaan dengan tujuan yang ingin dicapai, selain memberikan “motivasi ekstra” bagi pelaku pengadaan dengan timbulnya awareness bila tidak tercapai tidak sekedar kinerja saya pribadi yang menurun, namun terdapat kebutuhan publik secara luas yang akan tidak tercapai, juga memunculkan wawasan dan cara pandang bahwa apa saja yang akan dihadapi dalam proses pengadaan.

 

 

Pengalaman kami tidak lama sebelum tulisan ini dibuat adalah adanya kebutuhan akan Ambulans, secara simpel ambulans adalah moda transportasi untuk memindahkan pasien dari titik A ke titik B, sesimpel itu. PPK membawa dokumen yang telah disusun dan menunjukkan apa yang telah dirancang, sebagai pihak yang diminta pendapat, saya memahami bahwa pengadaan Ambulans termasuk dalam pengadaan barang, bila barang berhasil diadakan tentunya pekerjaan pengelola Pengadaan barang/jasa pemerintah sudah selesai.

 

Namun saya berpikir bahwa Ambulans adalah sarana yang kritis, strategis, dan dapat menjadi daya ungkit dari operasional pengguna, tentunya kebutuhannya tidak sekedar ada kendaraan roda 4 yang ditempel tulisan Ambulance dan kelar, maka cara pandang nya saya tambahkan dalam memberi pendapat, saya bertanya dalam menyusun spesifikasi ini selain kendaraan yang akan menjadi chassis apa yang anda gunakan?

 

Pendekatan dari PPK sudah menyasar kepada pengguna akhir bahwa mereka menanyakan kebutuhan para tenaga medis dalam penggunaan Ambulans eksisting, kemudian menterjemahkan kebutuhan tersebut dengan menggunakan informasi dari brosur, katalog vendor, dan sebagainya, nah yang seperti ini yang mantap, mendeskripsikan spesifikasi tidak hanya sekedar barang tersedia dan bisa diadakan lalu melakukan pengadaan, PPK juga tidak berkutat ini pengadaan proses nya berdasaran Perpres 16/2018 semata, saya tidak menafikkan Perpres PBJP sebagai hal yang tidak penting, namun proses berpikir bahwa pengadaan pemerintah cukup orientasi pada kepatuhan peraturan semata itu bagi saya tida cukup, regulasi penting namun regulasi hanya sarana untuk mendapatkan barang, ilmu manajemen untuk pengadaan agar menjadi sarana untuk mencapai keberhasilan organisasi ini sama pentingnya dengan kepatuhan regulasi.

 

Setelah melihat dokumen spesifikasi, hasil survey, ketersediaan anggaran, dan narasi akan kebutuhan, semua itu clear maka saya ngajak ngobrol santai para stakeholders terkait (zaman itu belum heboh Covid-19) di ruangan, sambil minum teh dengan gula bebas kalori, para stakeholders terkait ini tidak perlu ditanya lagi kompetensi di bidang kesehatan, mereka dokter dan dokter gigi yang berpengalaman dan sebagai pejabat struktural maka mereka sudah mengidentifikasi kebutuhan hingga end user, sesuatu yang luar biasa menurut saya sehingga saya sampai harus repot-repot menyuguhkan teh (dan tentunya sudah dapat ditebak mengapa saya hingga mengeluarkan stok gula bebas kalori karena mereka orang yang sudah jelas di bidang pekerjaannya concern pada kesehatan), tujuan repot-repot ini supaya mereka betah diruangan saya yang sumpek ini agar bisa diskusi ringan.

 

 

Berdasarkan Unit Kompetensi Menyusun Spesifikasi Teknis (UK-5 SKKNI 2016 PBJP), pada Bab III mendeskripsikan sesifikasi dapat mengumpulkan informasi meliputi namun tak terbatas pada :

1. Pengguna Akhir

2. Industri barang/jasa seperti brosur, katalog, dsb

3. Standar dan Informasi Pengujian dari tenaga ahli, komunitas profesional, atau peneliti

4. Instansi Pemerintah

5. Komunitas Ahli Pengadaan

 

Setelah informasi terkumpul maka baru kemudian disusun spesifikasi teknis yang memperhatikan mutu barang/jasa, jumlah dan waktu, dan tingkat pelayanan, nah sebelum masuk tahapan ini, sebagai orang yang dimintai pendapat dan telah mendengar bahwa para pengelola sudah menyusun based on poin 1 dan poin 2 diatas, saya bertanyalah terkait poin 3, apakah tidak ada standar dari poin 4 yaitu Instansi Pemerintah dalam hal ini Kementerian Kesehatan???????

 

Kembali merujuk pada Buku Informasi SKKNI UK-5 PBJP 2016, Standarisasi itu ada dua jenis yaitu Standarisasi Eksternal semacam SNI, dan Standarisasi Internal yang merupakan standar yang biasanya dipakai sesuai dengan barang/jasa yang sudah biasa digunakan atau merupakan keseragaman penggunaan dalam suatu organisasi, nah standar internal dari Kementerian Kesehatan ini yang saya pertanyakan, apakah ada? para pengelola dengan sigap menjawab, standar tersebut ada, dan memang spesifikasi yang mereka rancang ini adalah modifikasi, dimana ada bagian yang dihilangkan karena berdiskusi dengan pengguna akhir. Pengguna Akhir untuk wilayah kami dalam merujuk tidak memerlukan kotak obat, ujarnya karena tenaga medis biasanya membawa obat-obatan sesuai dengan penyakit yang relevan dengan pasien dalam proses transportasi pada tas terpisah, kotak obat permanen di dalamnya dikatakan malah akan membuat volume gerak menjadi berkurang.

 

 

Berdasarkan informasi tersebut, saya tidak membantah, dan sah-sah saja bila hal itu diberlakukan, tidak ada kewajiban mutlak bagi penyusun spesifikasi untuk mengkompilasi sebuah sumber informasi dalam proses PBJP, dengan nuansa rileks sebagai efek samping teh yang disajikan saya menyajikan secara lisan manfaat sebuah standarisasi internal disusun, dengan mengutip buku informasi SKKNI UK-5 yaitu :

• Mengurangi waktu yang diperlukan oleh unit kerja untuk mengembangkan standar sendiri.

• Membantu unit kerja untuk konsentrasi pada sejumlah kecil barang/jasa, fokus pada mutu yang baik dengan menghabiskan waktu untuk mendapatkan penyedia barang/jasa terbaik.

• Membeli dalam jumlah besar, sehingga bisa melakukan negosiasi dengan sedikit penyedia barang/jasa untuk mendapatkan harga yang lebih baik.

• Peningkatan volume dengan sedikit penyedia barang/jasa, akan meningkatkan saling pengertian dan kedekatan antara pejabat pengadaan dan penyedia barang/jasa, dengan demikian diharapkan tingkat mutu barang/jasa yang dipasok akan meningkat.

• Menurunkan biaya penyimpanan karena jenis item yang dibeli menurun.

 

 

Kami melanjutkan diskusi dengan berkonsentrasi pada “fokus pada mutu yang baik dengan menghabiskan waktu untuk mendapatkan penyedia barang/jasa terbaik.”, naaaaahhh mutu yang baik ini kami jadikan bahasan diskusi, dari persepsi end user mutu yang baik adalah ruang yang lebih lega, namun bagi saya dalam memandang standar internal ini mutu yang baik adalah kelengkapan, diskusi panjang kurang lebih 15 menit (panjang nya dari mana coba? 😀 ) saya bahas, selain keluhan dari sisi eksisting ambulans yang ada yang memang tidak memanfaatkan kotak obat tersebut, apakah kotak tersebut tidak bermanfaat? bagaimana jika standar teknis pelaksanaan di lapangan menggunakan tas tersebut kita coba pandang bahwa tas obat tersebut lebih ke arah untuk penanganan di lapangan misal untuk proses jemput ke Tempat kejadian perkara kecelakaan, namun untuk kondisi melakukan rujukan dimana proses transportasi ke ibukota provinsi memerlukan waktu kurang lebih 8 jam, apakah keberadaan tas obat yang stationery ini lebih penting? sehingga menghilangkan nya secara mutlak mungkin akan menjadi kerugian dari standar tersebut karena tidak semua skenario bisa tertampung? sembari menjelaskan saya sampaikan bahwa ini pandangan saya yang orang awam, singkat cerita standar internal tersebut akhirnya digunakan sepenuhnya.

Diskusi santai dengan segelas teh... khusus untuk saya pakai teh tarik

 

 

Menjadi menarik bahwa apa yang kami diskusikan diatas tadi adalah analisa kesesuaian spesifikasi dengan kondisi terkini yang termaktub dalam buku SKKNI 2016, kalau kita intip kembali dalam buku tersebut emang bahasa yang digunakan masih sangat umum, namun pada prinsipnya diskusi spesifik terkait barang yang menjadi kebutuhan merupakan hal yang menarik, dengan demikian brainstorming pembahasan spesifikasi teknis menjadi menarik bila dilihat dari beberapa aspek yang telah kami paparkan diatas, harapannya dengan mengambil keputusan yang tepat secara inklusif melalui diskusi akan ditemukan spesifikasi yang optimal dengan kebutuhan organisasi dan sebisa mungkin mencakup keseluruhan skenario penggunaannya, manfaat nya akan dirasakan lebih banyak orang karena memang sifat alami Pemerintah melalui pengadaan publik akan menjadi hal yang dirasakan langsung oleh masyarakat kelak. Oleh karena itu proses pengadaan barang/jasa selain berkutat pada pasal-pasal mari di inklusifkan dengan mendiskusikan dan menyediakan waktu yang cukup dalam proses persiapannya, toh modal nya hanya teh dan beberapa bungkus gula rendah kalori….. eh khusus untuk saya, teh nya spesial, saya pakai teh tarik sachetan, maaf ya pak / bu dokter…. 😀

 

Salam Pengadaan

 

Perencanaan Persiapan
Sebelumnya Fungsi Manajemen Pertanahan dan relevansi nya dengan Undang-Undang Pokok Agraria
Selanjutnya Penyusunan Spesifikasi Barang yang biasanya diberikan melalui Hibah (Senarai Ringkas)

Cek Juga

Prestasi dalam Kontrak sebagai Obyek Perjanjian

Dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPer), definisi perikatan tersirat dalam Pasal 1233 KUHPer yang berbunyi ...

3 Komentar

  1. Mantap pak,,,pengin belajar menulis seperti pak cris

  2. Wah ada pak Muhlis mampir disini, terakhir kita bertemu kalau tidak salah tahun lalu di lantai 2 LKPP ya…. Siap pak Muhlis, saya juga masih belajar pak, terima kasih.

Punya pendapat terkait artikel ini? mohon berkenan berdiskusi, terima kasih

Open chat
1
Hubungi saya
Halo, apa yang bisa saya bantu?
%d blogger menyukai ini: