Identifikasi Kebutuhan New Normal dan Optimasi Pengadaan Barang Telematika Guna Pelaksanaan Tugas Sehari-Hari Pemerintah

Bagi Pemerintah Daerah, metode pertemuan secara daring / online webmeeting merupakan salah satu inovasi yang dapat dilakukan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan baik, dalam pelaksanaan tugas kami pribadi kami melakukan hal ini secara trial and error.

Apa itu media pertemuan secara daring/online webmeeting? merupakan fasilitas ruang pertemuan virtual yang memanfaatkan komputer, perangkat bergerak/gadget/gawai sehingga panelis dapat berinteraksi secara real time tanpa harus berkumpul dalam satu ruangan yang sama.

Bagaimana melakukannya? memanfaatkan jaringan internet menggunakan aplikasi webmeeting, beberapa ada yang gratis seperti Google Meet, namun terdapat berbagai  aplikasi berlisensi yang memiliki fitur lebih.

Mengapa perlu dilakukan? Jelas, Pembatasan Sosial Berskala Besar karena COVID-19

Kapan dilaksanakan? Kapan saja bisa selama ada jaringan internet dan perangkat yang memadai

Siapa saja yang dapat melaksanakan dan untuk siapa sasaran komunikasi nya? dalam tugas saya selaku Kepala Sub-Bagian Perencanaan dan Pembinaan, saya mencoba mengujikan Webmeeting untuk penyelenggaraan seminar secara daring, tugas pembinaan ini menjangkau sejumlah berikut :

  1. Tanggal 14 April 2020, diikuti 184 partisipan dari berbagai Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah;
  2. Tanggal 24 April 2020, diikuti 29 partisipan dari berbagai Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah;
  3. Tanggal 4 Mei 2020, diikuti 93 partisipan dari berbagai Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah;
  4. Tanggal 18 Mei 2020, diikuti 172 partisipan dari berbagai Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Swasta/Masyarakat;
  5. Tanggal 26 Mei 2020, diikuti 293 partisipan dari berbagai Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Swasta/Masyarakat;
  6. Tanggal 3 Juni 2020, diikuti 403 partisipan dari berbagai Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Swasta/Masyarakat;
  7. Tanggal 15 Juni, diikuti 192 partisipan berbagai Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Swasta/Masyarakat;

Tentunya pelaksana maupun sasaran komunikasi sosial ini dapat disesuaikan dengan tugas dan fungsi masing-masing perangkat daerah, dapat direplikasi dengan mudah dan terjangkau, anggap saja biaya makan minum, akomodasi, dan lain-lain yang menjadi anggaran dialihkan kesini.

Dimana dapat dilaksanakan? dimana saja selama memiliki akses internet.

Apa saja identifikasi kebutuhan yang mungkin timbul bila ingin mereplikasi? khusus nya pada tingkat Perangkat Daerah

  • Perangkat Komputer yang memadai, walau memiliki kemungkinan bisa digunakan pada ponsel cerdas atau gadget lainnya, perangkat ini akan lebih optimal bagi ASN dalam hal digunakan sebagai desktop All in one, khususnya bila mengidentifikasi kebutuhan organisasi, dalam Pembatasan Sosial Berskala Besar menuju New Normal, para Pejabat Struktural dibeberapa Pemda tetap masuk, sedangkan Staf diatur maksimal 50% dengan penjadwalan, penggunaan perangkat All in One Desktop dipandang lebih tepat karena sifat nya yang tetap/stationary, dan peralatan ini dapat digunakan untuk berkoordinasi dengan jajaran pimpinan, jajaran setingkat, jajaran yang dikoordinasi sesuai unit kerja di bawahnya, dan pihak lain baik internal maupun eksternal. Spesifikasi dan kapasitas penyimpanan yang tinggi juga perlu dijadikan pertimbangan mengingat tiap kali habis pertemuan kemampuan melakukan konversi video untuk menyimpan rekaman sebagai bentuk dokumentasi dan performa tinggi lainnya juga menjadi pertimbangan, jangan sampai ketika dijadwalkan padat dengan pertemuan virtual meeting berlangsung bersambung-menyambung harus tertunda karena performa komputer yang loyo yang menjadikan pertemuan berikutnya tertunda karena komputer dan aplikasi masih melakukan proses render konversi.
  • UPS untuk menjaga kelangsungan jangan sampai di tengah pertemuan yang berinteraksi dengan masyarakat luar terputus karena ketika sebuah kegiatan terputus maka dapat menjadikan kesan bahwa ditengah pelaksanaan tugas persepsi pengguna yang tidak merasakan kejadian akan menjadi beragam, bisa-bisa di tengah diskusi yang situasi tidak tepat, mati listrik berakibat bahwa seorang ASN ataupun Kepala Daerah seolah-olah tidak mau komunikasi dan pergi begitu saja, padahal hanya karena mati lampu.
  • Lisensi layanan, sesuaikan dengan kebutuhan, kalau unit kerja dalam Perangkat Daerah ada banyak, maka lebih baik menggunakan layanan berbayar dengan beberapa host yang memadai, jangan sampai harus antri meeting dan tidak bisa melakukan beberapa kegiatan karena perlu antri dengan unit kerja lainnya, selain itu juga perlu dipertimbangkan kebutuhan acaranya, ketika kebutuhannya adalah diskusi maka gunakan webmeeting, ketika kebutuhannya adalah pelatihan maka gunakan webinar. Layanan Webconference berlisensi juga memberikan fitur lebih seperti kemampuan merekam melalui penyimpanan awan (cloud storage) untuk rekamannya, dan sebagainya yang tidak dimiliki oleh platform gratisan.

Demikian identifikasi secara umum ini saya tuliskan, jangan asal beli, pastinya akan mahal? iya mahal, tapi kembali lagi dilihat manfaat guna capaian organisasi, membuka kanal komunikasi seperti ini akan menjaga tingkat layanan organisasi, dan setelah ini maka akan sangat baik bila dirancang SOP pelaksanaannya, perubahan ini juga akan meningkatkan kinerja dan terdokumentasi dengan baik, misal tiap kali saya menerima konsultasi melalui Webmeeting saya biasanya memiliki rekaman dengan dokumentasi yang berkualitas baik dan bisa di bagikan kepada pihak terkait, dokumentasi tersebut juga menjadikan pihak pimpinan dapat meminta pertanggung-jawaban kinerja dengan baik, selain itu secara logis anggaran untuk rapat dan pertemuan juga tidak dapat dianggarkan pada masa-masa ini, dengan scope / cakupan biaya yang lebih murah dan tidak terbatasi dengan penyediaan akomodasi dan makan minum rapat yang relatif besar.

Saya pribadi beranggapan bahwa hal ini efisien, dengan jumlah Webinar yang ada pesertanya sebanyak diatas, kalau diadakan di daerah saya dengan akomodasi ditanggung masing-masing sekalipun dan sebagai penyelenggara hanya menanggung makan dan minum, maka seharusnya dengan tatap muka klasikal saya mengestimasi kasar berdasarkan pengalaman butuh sekitar 800 juta hanya untuk level Kepala Sub-Bagian seperti saya untuk membuat kegiatan pelatihan.

Penggunaan lisensi pun menurut saya juga perlu dipisahkan antara Webinar dan Webmeeting, ketika melakukan rapat internal maka dilakukan dengan platform Webmeeting, sedangkan untuk pertemuan bersifat dialog, lebih cocok menggunakan Webinar, kebutuhan sosialisasi yang lebih rapi untuk kebijakan publik menurut saya pribadi akan lebih nyaman dengan menggunakan Webinar karena secara environment Webmeeting membatasi peserta hadirin tamu untuk seolah-olah tidak tampil sejajar dengan panelist, pernah nih saya mengikuti sebuah Webinar yang menghadirkan panelist dari Kepala Daerah dan anggota DPR-RI, entah darimana tiba-tiba karena penyelenggara tidak mensetting pembatasan partisipan untuk melakukan unmute, maka muncul suara entah darimana yang memotong panelis yang tengah berbicara, sangat mengganggu menurut saya. Kemudian apabila Panelis itu tidak dipisah antara hadirin, bila partisipan nya ada banyak dengan fitur Large Meeting hingga 500, maka suara masuk peserta akan memotong tampilan video dari narasumber yang tengah di spotlight tampilan videonya.

Kesimpulan saya, lakukan identifikasi kebutuhan yang baik sesuai dengan karakteristik organisasi, lisensi juga perlu diperhatikan sama pentingnya dengan kebutuhan perangkat keras fisik, maupun perangkat penunjang kelistrikan, maka sebaiknya menyediakan berbagai pilihan untuk kebutuhan menjadi hal yang perlu diperhatikan.

Kita semua menyongsong New Normal, tidak ada yang tahu kapan vaksin Covid-19 dan Herd Immunity dapat mengembalikan kegiatan kita seperti sebelum tahun 2019, dengan demikian “investasi” pada bidang ini dengan perangkat sebaik mungkin menjadi sebuah kebutuhan dan bukan lagi keinginan.

Tetap Semangat, Tetap Sehat, dan Salam Pengadaan.

Sebelumnya Peran Kepala Daerah dalam Pelaksanaan Jasa Konstruksi terkait Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah : Remunerasi Minimal
Selanjutnya Sanggah Banding

Cek Juga

Kriteria Penggunaan Agen Pengadaan

Kriteria penggunaan Agen Pengadaan

Agen Pengadaan sebagaimana disebutkan dalam Pasal 1 angka 16 Perpres 16/2018 adalah UKPBJ atau Pelaku ...

Punya pendapat terkait artikel ini? mohon berkenan berdiskusi, terima kasih

Open chat
1
Hubungi saya
Halo, apa yang bisa saya bantu?
%d blogger menyukai ini: