Misal akan dilakukan kontrak Jasa Lainnya Sewa Kendaraan yang digunakan sebagai mobil dinas, kontrak ini bersifat rutin dan kebutuhannya sudah dapat diprediksi akan diberlangsungkan selama 3 tahun kedepan. Salah satu cara untuk mengoptimalkan harga sewa adalah melakukan e-Purchasing yang kemudian diikat dengan kontrak payung sebagai induk dari Surat Pesanan.
Sebagai contoh misal kebutuhan tahun pertama untuk kontrak payung tersebut adalah Rp500.000.000 (lima ratus juta) untuk sekian item sewa kendaraan selama setahun, negosiasi yang bisa dan berhasil digunakan adalah (contoh) melalui e-Purchasing sebagai berikut :
- Tahun pertama (misal 2023) negosiasi diperoleh total nilai kontrak Rp490juta
- Tahun kedua (misal 2024 )negosiasi diperoleh total nilai kontrak Rp440juta
- Tahun ketiga (misal 2025) negosiasi diperoleh total nilai kontrak Rp400juta
- Turut dicantumkan bahwa harga pada tahun 2024 dan tahun 2025 akan di klik melalui e-Purchasing pada masing-masing tahun dalam kontrak payung.
Nilai kontrak tersebut menyusut karena item barang yang di sewa tidak diganti, kemudian barangnya memang mengalami penyusutan karena usianya, hasil dari e-Purchasing diatas diikat dengan kontrak payung, kontrak payung tersebut mencantumkan rincian harga dari hasil negosiasi melalui aplikasi e-purchasing tersebut diatas.
Kemudian berdasarkan Kontrak Payung tersebut diatas, maka dibuat Kontrak berupa Surat Pesanan dengan nilai masing-masing. :
- tahun 2023 : Rp490juta
- tahun 2023 : Rp440juta
- tahun 2024 : Rp400juta
- masing-masing tahun dari kontrak surat pesanan tetap diumumkan dalam RUP dan tetap dibuat surat pesanan yang berdasarkan hasil negosiasi dari aplikasi e-purchasing untuk penyedia yang sama berdasarkan nilai yang disepakati di kontrak payung.
Tujuan kontrak payung :
- mengunci harga satuan dan total transaksi;
- memperoleh harga yang paling optimal dengan catatan biaya yang di negosiasikan memang sudah memperhitungkan nilai susut aset yang disewa
- mengikat komitmen dan memastikan ketersediaan barang yang di sewa tidak di sewa oleh pihak lain / diprioritaskan pada kita saja.
Kontrak payung disini merupakan bentuk inovasi yang harus dipastikan perhitungan pengeluaran biayanya lebih cermat dan dasar negosiasinya kuat, bila belum memiliki kapabilitas dan kompetensi yang memadai untuk mengikat kontrak tersebut sebagai kontrak payung maka sebaiknya lakukan cara e-purchasing biasa saja, intinya harus ada nilai tambah yang dapat dihadirkan dengan keberadaan kontrak payung tersebut agar memberikan manfaat value for money yang optimal.
Demikian. Salam Pengadaan!
