Berkali-kali dalam blog ini saya mengutip Aspek “Tepat” yang menjadi empasis dari value for money Perpres 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dapat anda baca di artikel sebagai berikut :
-
Aspek Value for Money dalam Barang/Jasa dan Balancing Optimalisasi
-
Studi Kasus : Pengadaan Barang Elektronik dan Value For Money
-
Hirarki Kebutuhan Prioritas Aspek Value For Money dari Kuadran Matriks Kraljic
-
Procurement Probity Advice (Pro-PA) Meningkatkan Value for Money Pengadaan Barang Jasa Pemerintah
Aspek Value for Money adalah :
- Kualitas yang tepat
- Kualitas adalah tingkatan dan termasuk kedalaman dari bagaimana barang/jasa tersebut prima sebagaimana di persepsikan pengguna jasa;
- Kualitas juga dapat dipandang sebagai bagaimana kinerja Barang/Jasa memenuhi tujuan dari Pengadaan Barang/Jasa tersebut;dan
- Senantiasa selama penggunaan Barang/Jasa dalam seluruh waktu penggunaannya memenuhi persyaratan kebutuhan, ketepatan dari tujuan, minimnya variasi dan penyimpangan, eliminasi proses inefisiensi,dan/atau peningkatan dan perbaikan budaya organisasi pengguna maupun penyedia secara berkelanjutan.
- Kualitas yang tepat adalah hal yang diterima dan disetujui oleh pembeli dan juga pengguna akhir / pihak yang menggunakan barang/jasa.
- Tantangan untuk menentukan Kualitas yang tepat adalah mendeskripsikan kinerja, keamanan, kompetisi pasar, dan bagaimana Pemerintah melalui pelaku pengadaan memfasilitasi proses kompetisi antar pelaku usaha.
- Kuantitas/Jumlah yang tepat
- ketepatan dan/atau keseimbangan antara jumlah barang yang diserahkan oleh Penyedia dan diterima oleh Pengguna Jasa sesuai dengan Jenis Kontraknya;
- kalau menggunakan perspektif SCM atau perspektif Pengadaan secara lebih luas, kuantitas yang tepat bisa dipandang sebagai kolaborasi dua arah dengan metode kemitraan antara penyedia dan pengguna jasa untuk mengoptimalisasi dan menyeimbangkan kebutuhan.
- Waktu yang tepat
- Dapat berupa ketepatan waktu untuk membeli dan/atau ketepatan waktu untuk waktu pengirimannya;
- Ketepatan waktu menjadi bervariasi karena variabel ketersediaan, kondisi pasar, kompetisi, kebijakan pengadaan, atau kebutuhan permintaan, meminimalkan variasi agar seimbang menjadi tantangan dan penciptaan nilai bagi para pelaku pengadaan;
- Variasi ketepatan waktu itu dapat dipengaruhi waktu tunggu suplai salah satu faktornya adalah penyedia juga membutuhkan waktu untuk melakukan / memastikan ketersediaan pasokan dari pemasok tingkat atasnya, kebutuhan organisasi khususnya bila sebuah organisasi melakukan pemesanan serentak,dan/atau kebutuhan permintaan pengguna.
- Biaya/Harga yang tepat
- Informasi harga yang tepat harus dikumpulkan untuk melakukan analisa yang komprehensif;
- Bila ekosistim pengadaan masih seperti tukang parkir yang ngumpulin recehan serinci mungkin, maka harus ada pihak yang melakukan monitoring bahan mentah hingga hitungan detik bergantung komoditas bahan mentah, karena harga dalam detik tertentu bisa berpengaruh dalam memberikan harga barang/jasa yang mau dibeli, contoh harga dari bahan bakar atau meter kilometer jarak tempuh dari biaya logistik pengiriman.
- Biaya Akusisi Barang/Jasa atau Harga Perolehan Keseluruhan dapat digunakan untuk menjadi salah satu metode atas harga barang/jasa dan biaya lain yang dapat termaktub atau menjadi berpengaruh dalam proses pembelian, hal ini akan lebih kompleks lagi bila dalam kasusnya pengadaan Jasa, dimana dalam pemenuhan tingkat layanan dari sebuah jasa harga dipengaruhi dari kondisi kerusakan peralatan yang berpengaruh terhadap kualitas, dari sisi penghantaran hal ini dipengaruhi trend dan skala waktu, kemudian masalah-masalah lainnya.
- Kalau masih pakai logika tukang parkir, yang ngumpulin recehan remeh temeh, padahal barang/jasa diperlukan secara tepat, maka masuk ke dapur Penyedia atas barang/jasa yang dibayarkan ya boleh dilakukan, pakai cara Komunisme Sosialisme kayak kasus “Tetris” yang atas penjualannya gak boleh dapat keuntungan sepenuhnya walau dia penciptanya boleh dilakukan.
- Faktor harga dipengaruhi dari harga pemasok, biaya untuk memperoleh modal kerja, ketentuan pembayaran, kinerja tingkat layanan dan jaminan teknis, kerusakan/beban operasi yang dibebankan sebagai jaminan, kesesuaian dengan kegiatan, biaya atau dukungan purna jual.
- Lokasi/Tempat yang tepat
- Pengguna Jasa perlu memastikan bahwa barang/jasa yang dibeli dari Penyedia yang tepat (penyedia yang tepat juga aspek value for money).
- setelah sumber pasokan sudah dapat di identifikasi, maka kondisi pasar juga perlu dinilai dan diperhitungkan, sehingga membandingkan harga / value intinya harus apple to apple, berkaitan dengan lokasi, Tempat Penyedia juga tidak bisa disamakan, apalagi dengan ketersediaan pasokan dan keterbukaan sebagai proses dan prinsip pengadaan, maka di Negara seluas Indonesia ini, membandingkan harga antar daerah dalam satu provinsi pun sebenarnya perlu di sesuaikan dengan indeks kesenjangan harga untuk membandingkan;
- Penilaian kesesuaian tempat yang tepat menurut saya perlu diperhitungkan berdasarkan jumlah kebutuhan, volume belanja, dan risiko selama proses delivery untuk dapat memastikan barang/jasa agar dapat disampaikan hingga tempat yang tepat, risiko ini bisa diperhitungkan dalam contoh sederhana, membeli meja untuk ditempatkan di lantai 1 dengan meja di lantai 125 akan berbeda lho.
- Penyedia/Pemasok yang tepat
- Pelaku Usaha yang bisa menjadi Penyedia/Pemasok tidak bisa dibatasi dalam satu wilayah tertentu berdasarkan regulasi Pengadaan Nasional, dengan demikian fokus nya pada Kualifikasi salah satunya.
- Permasalahan bila kontrak dibuat backdate atau tanggal mundur, pekerjaan disuruh dilaksanakan dulu pada Penyedia, ini bikin masalah karena penyedia tidak tepat karena diperoleh dari proses pemilihan penyedia yang keliru, umum terjadi di Pengadaan Langsung.
- Karena kontraknya tidak ditulis duluan, barang/jasa underspec, jadi masalah lagi.
- Permasalahan dengan Penyedia yang tepat ini, juga tidak langsung hilang karena pemilihan penyedia dilaksanakan secara prosedural, bisa jadi karena prosedural nya keliru, atau memang penyedia secara diatas kertas memang kualifikasi terpenuhi namun ternyata bila di benchmark dengan penyedia lain ternyata masih kepayahan.
Aspek Value For Money ini bukan cuma tulisan dalam Pasal 4 huruf a Perpres 16/2018 yang berbunyi :
menghasilkan barang/jasa yang tepat dari setiap uang yang dibelanjakan, diukur dari aspek kualitas, jumlah, waktu, biaya, lokasi, dan Penyedia;
Pendalaman atas tiap aspek tersebut menggunakan penghubung “dan”, semua aspek harus di optimalkan. Jadi? jangan terlalu banyak keinginan dalam proses Pengadaan, lakukan identifikasi kebutuhan dengan baik dalam penganggaran!
Ingat berdasarkan Pasal 18 ayat (1) Perpres 16/2018 Perencanaan Pengadaan perlu Identifikasi Kebutuhan, Penetapan barang/Jasa, Cara Pengadaan Barang/Jasa, Jadwal, barulah ngurus anggaran.
Maka dari itu berdasarkan Pasal 5 huruf a, Kebijakan Pengadaan berbunyi :
meningkatkan kualitas perencanaan Pengadaan Barang/Jasa;
Perencanaan Pengadaan perlu dilaksanakan dengan kualitas yang semakin membaik, jangan terlalu banyak keinginan, tapi pikirkan Kebutuhan! maka dari itu definisi Pengadaan Barang/Jasa dalam Pasal 1 angka 1 berbunyi :
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan Pengadaan Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah yang dibiayai oleh APBN/APBD yang prosesnya sejak identifikasi kebutuhan, sampai dengan serah terima hasil pekerjaan.
Sudah saatnya proses Pengadaan Barang/Jasa lebih memprioritaskan kebutuhan, kenali (identifikasi) kebutuhan K/L/PD!!!!! bukan ngikutin keinginan, ingat dalam proses perencanaan melakukan keseimbangan garis besar/tahapan dan kecukupan anggarannya membutuhkan konsumsi dan kemewahan dari sisi waktu yang kadang melahirkan masalah antar pihak-pihak terkait.
Jadi…… bila memang tidak mungkin membahas tuntas proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah hanya dalam satu postingan atau satu kali webinar, ada banyak hal yang menjadi tantangan. Tapi kita harus tetap semangat, tetap sehat, tetap berintegritas, dan Salam Pengadaan!